допускається.
Посадова Інструкція - це нормативний документ, в якому визначено
функції, права та обов'язки працівника підприємства (організації,
установи).
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий
контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову
інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між
работодавцем та працівником.
Посадову інструкцію розробляють інспектор відділу кадрів чи інший
спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, погоджує з юрисконсультом
і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи).
Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу
(розпорядження) по підприємству (організації, установі).
У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:
1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок
заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо
кваліфікаційної підготовки підлеглість працівника, коло посадових осіб, які
підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних
документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі).
2. Функція
3. Посадові обов'язки.
4.. Права.
5. Відповідальність
Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися
розділ, в якому регулюються трудові відносини між посадовими особами
(визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації
тощо).
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.
Документи класифікують за такими ознаками:
. спосіб фіксації;
. зміст;
. назва;
. вид;
. складність;
. місце складання;
. термін виконання;
. походження;
. гласність;
. юридична сила;
. стадія виготовлення;
. термін зберігання;
. рід діяльності та ін.
Документи поділяються на службові та по особливому складу. До службових
доку менті в відносяться:
. службові листи;
. листи до іноземних ділових партнерів;
. факси;
. службові телеграми;
. телефонограми;
. протоколи;
. витяги з протоколів;
. звіти;
. довідки;
. доповідні записки;
. пояснювальні записки;
. акти;
. накази;
. витяги з наказів;
. вказівки;
. розпорядження;
. договори;
. договори з господарської діяльності;
. трудові договори;
. посадові інструкції.
Документи по особовому складу включають:
. особові картки;
. заяви;
. накази по особовому складу;
. характеристики;
. автобіографії;
. анкети,
. виготовлення копій з особистих документів, оформлених на трафаретних
бланках;
. доручення;
. розписки;
. особові справи,
. трудові книжки;
. витяг з трудової книжки.
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання або
утворення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація
документу сприяє:
. оперативному проходженню документів в апараті управління;
. рівномірному навантаженню підрозділів та посадових осіб;
. позитивному впливу на управлінський процес взагалі.
Рух документів в установах має впорядкований характер, тобто виконання
творчих операцій з документами (управлінською інформацією) повинно
забезпечуватися комплексом технічних та формально - логічних (порівняльних)
операцій з обліку документів і довідково - інформаційної роботи,
регулюванням розподілення документів між керівниками та спеціалістами,
контролем за розглядом, виконанням документів, оперативним та архівним
зберіганням їх.
Документообіг - потік документів, які циркулюють між пунктами обробки
інформації та пунктами технічної обробки документів.
Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за
встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-
логічних та технічних операції з документами.
По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;
вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються
при організації документообігу належить:
. напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;
. обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за
. одиницю часу;
. структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та
. іншими ознаками класифікованого поділу;
. режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти
обробки.
До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в
усіх установах:
. прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;
. вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами
відповідно до їх функціональних обов'язків;
. зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення
непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,
. одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових
категорій документів;
. однократність виконання кожної операції;
. паралельність виконання різних операцій.
При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє
встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати
шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі
порядок роботи з документами в установах.
Схема документообігу розробляється документаційною службою та
погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує
схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема
може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.
Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу
шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей
про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів,
придання йому юридичної сили.
В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.
Обов'яаково реєструють:
. документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до
них;
. листи та запити народних депутатів;
. найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи,
плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;
. звернення громадян;
. договори,
. найважливіше листування.
Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не
реєструються:
. первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку
та звітності;
. вітальні листи та телеграми,
. проспекти, запрошення, прейскуранти;
. норми затрат матеріалів;
. малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та
інших питань;
. програми, повістки дня, наряди, заявки,
. документи, які надходять у копіях для відомостей;
. більша частина документів, що не потребують виконання.
Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про
документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють
декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний
підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми:
реєстраційну картку та журнали.
Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в
день підписання.
В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують
короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище
особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують
ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис
засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади,
ініціалів та прізвища.
У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують
дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора,
в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо
відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з
розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із
вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання
складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище
особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї
посади, ініціалів та прізвища.
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного
питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.
Формування справи - це визначення незалежності документів до певної
справи та систематизація документів у середині справи.
Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у
канцелярії підприємства.
Правила формування справ такі:
. у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;
. у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;
. документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;
. документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або
томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може. бути кілька томів
однієї справи);
. до справи вносять лише один примірник документа;
. кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений
(містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);
. як правило, до справи вносять документи одного календарного року
(навчального року, виборного періоду),
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27
