Крім того, у багатьох випадках передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією – неефективним. Джон Майнер, що видається дослідник в області керування, указує, що, як правило, лише 50% обміну інформацією приводить до обопільної згоди що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності складається в забутті того факту, що комунікація – це обмін.

У ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Приміром, якщо ви як керуючий описуєте одному з підлеглих, як потрібно змінити роботу, це тільки початок обміну. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий повинний повідомити вам, як він розуміє вашу задачу і чекати у відношенні результатів його діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, варто приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати представлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє чи більше число людей.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:

-              Відправник, обличчя, що генерує ідеї чи збирає інформацію і передавальне її.

-              Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.

-              Канал, засіб передачі інформації.

-              Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і яке інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхня задача – скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, у якій зміст може бути перекручений цілком чи утрачений. Зазначені взаємозалежні етапи такі:

-              Зародження ідеї.

-              Кодування і вибір каналу.

-              Передача.

-              Декодування.

Ці етапи проілюстровані на рисунку 1.1 у виді простої моделі процесу комунікацій. Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення його етапів, проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникнути в різних крапках.

Зародження ідеї обміну інформацією починається з формування ідеї чи добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не затрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Кит Девис підкреслює важливість даного етапу: «Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – не починайте говорити не почавши думати».

Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова чи не придбала іншої такої форми, у якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинний узяти до уваги безліч факторів. Приміром, керівник, що бажає обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинний чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхню сильну і слабку сторони і про те, як можна поліпшити результати їхньої роботи. Ідея не може полягати в неясних загальних похвалах чи критиках поводження підлеглих.

Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, що вважає підлеглих здатними до розвитку й удосконалювання, а виходить, що бідують в інформації з оцінкою результатів їхні роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на зазначену тему власне кажучи. Керуючий, що сприймає підлеглих як дітей, що чекають, щоб їх поправляли і направляли, швидше за все закладе у свої ідеї критицизм негативної властивості, властивий такому способу мислення.

Ще один приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає нам начальник цеху, що тільки що прийняв повідомлення від вищого керівництва про те, що компанії потрібно на 6% збільшити виробництво продукції без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху не зможе зміркувати, яким шляхом найкраще обмінятися цією інформацією з підлеглими і направить їм це повідомлення в точності таким, яким воно було отримано, можливе непорозуміння, оскільки робітники зрозуміють лише сам факт того, що зміни необхідні. Якщо ж керівник справді подумає ті ідеї, що вимагають передачі, він може прийти до наступного висновку:

-              Робітники повинні зрозуміти, які саме потрібні зміни – приріст обсягу виробництва на 6% без додаткових понаднормових.

-              Робітники повинні зрозуміти, чому потрібні ці зміни, інакше вони можуть зробити висновок, що компанія намагається вичавлювати з них побільше, а платити поменше, і збунтуватися.

-              Робітники повинні зрозуміти, яким образом варто здійснити зміни – якість продукції і рівень шлюбу не повинні змінитися внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а не зрости, як того вимагає у своєму повідомленні вище керівництво.

Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки стосовно них саме так діє вище керівництво. Справа в тім, що керівники вищої ланки часто служать рольовою моделлю для поводження підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примуса чи не відверті в обміні інформації з нами, ми цілком можемо повестися подібним чином, обмінюючи інформацією зі своїми підлеглими. Однак ви знаходитеся в іншім положенні, чим ваше начальство. Тому зовсім необов'язково діяти в тім же стилі, навіть якщо цей стиль ефективний. Що в дійсності необхідно, так це усвідомити – які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, і впевненість в адекватності і доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинний за допомогою символів закодувати її, використовувавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Відправник також повинний вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції.

Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефоні. Подібним чином може бути нездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що випереджають збори невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не занадто відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень мір безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кава чи пославши йому записку з нагоди. Однак по цих каналах, імовірно, не удасться передати ідею серйозності порушення настільки ж ефективно, як офіційним листом чи на нараді. Подібним чином, напрямок підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про тім, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде тією ж мірою ефективним, як прямої розмова з наступним офіційним листом з вираженням подяки, а також премією.

Вибір засобу повідомлення не повинний обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два чи більші числа засобів комунікацій у сполученні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику приходиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажемо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Митчел указує:» Головний висновок цієї роботи в тім, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією більш ефективним у більшій частині випадків». Орієнтація на обидва канали змушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації. Однак ніяким образом кожен інформаційний обмін не повинний бути письмовим. У цьому випадку потоки паперів стають некерованими.

Етап стане більш зрозумілим, якщо представити його собі як операцію упакування. Багато хто дійсно гарні продукти не знаходять збуту, поки не знайдуть такого упакування, що споживач рахує зрозумілої і привабливий одночасно. Подібним чином багато людей із прекрасними ідеями не в змозі упакувати їх за допомогою символів і вкласти в канали, значимі і притягальні для одержувача. Коли таке відбувається, ідея найчастіше не знаходить збуту.

Передача інформації. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої чи ідеї сукупності ідей) одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншого обличчя.

Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його.

Декодування – це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея.

Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому повинний завершитися.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16