В третьей главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из нескольких систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т.е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ГТРК «Дальневосточная» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

Также была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения информационного обеспечения, она составляет 195 000 рублей. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупятся в течение года при среднем годовом доходе 1 300 000 рублей.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ГТРК «Дальневосточная». Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

– актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

– неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

– попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

– накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

– большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

– избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

– бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

– невозможность установления истории работы с документами;

– избыточные затраты на бумагу и копирование для создания несколь-ких копий одного документа.

Изучение понятий «информационное обеспечение», «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем информационного обеспечения позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации информационного обеспечения и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованных источников и литературы

1.         Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. – М.: Приор, 2001. – 32 с.

2.         О концепции правовой информатизации России: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1999. – №26. – Ст. 3178.

3.         Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №34. – Ст. 2172.

4.         Об основах государственной политики в сфере информатизации: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1995. – №42. – Ст. 3921.

5.         Об участии в международном информационном обмене: федер. закон от 23.08.1996 г. №125-ФЗ // Российская газета. 1996. №129.

6.         Об электронной цифровой подписи: федер. закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2002. – №15. – Ст. 123.

7.         Концепция государственной информационной политики. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

8.         Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

9.         Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

10.    ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Текущее делопроизводство ГТРК «Дальневосточная» за 2008 год.

11.    Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

12.    Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25.11.1994 г. №72. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

13.    Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10.09.1993 г. №152 [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

14.    Абдикеев, Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, С.В. Ильдеменов. – М.: Эксмо, 2007. – 123 с.

15.    Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. – №7. – С. 57–59.

16.    Бобылева, М.П. Теория и практика электронного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 15–18.

17.    Глотова, Л.М. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / Л.М. Глотова. – М., 2009. – 321 с.

18.    Григорьев, Ю.А. Банки данных / Ю.А. Григорьев. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. – 118 с.

19.    Гританс, Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты / Я.М. Гританс. – М.: Волтерс Клувер, 2008. – 214 с.

20.    Дафт, Р. Менеджмент / Р. Дафт. – СПб.: Питер, 2008. – 231 с.

21.    Деминг, Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами / Э. Деминг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 174 с.

22.    Думская, Р.М. Практический реинжиниринг бизнеса / Р.М. Думская. – М.: Лори, 2008. – 332 с.

23.    Зинченко, О.И. Новые тенденции в управлении / О.И. Зинченко. – М.: Бизнес Букс, 2009. – 118 с.

24.    Ильин, В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS / В.В. Ильин. – М.: ИД Вильямс, 2008. – 167 с.

25.    Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов / Г.Н. Калянов. // Финансы и статистика, 2007. – №8. – С. 54 – 58

26.    Каменнова, М. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство / М. Каменнова. – М.: Весть-Мета Технология, 2001. – 147 с.

27.    Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю. Крылова. – М.: Бизнес-пресса, 2007. – 128 с.

28.    Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 173 с.

29.    Кулаков, Ю.А. Компьютерные сети / Ю.А. Кулаков, Г.М. Луцкий. – М.: Юниор, 2008. – 132 с.

30.    Микина, Р.О. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / Р.О. Микина // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – №12. – С. 32–34.

31.    Мироненко, Д.И. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 / Д.И. Мироненко. – М.: Весть-Мета Технология, 2000. – 163 с.

32.    Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 152 с.

33.    Нимченко, О.П. Технологии разработки программного обеспечения / О.П. Нимченко. – СПб.: Питер, 2008. – 113 с.

34.    Оболенски, Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения / Н. Оболенски. – М.: Лори, 2005. – 116 с.

35.    Олифер, В.Г. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы / В.Г. Олифер, Н.А. Олифер. – Спб.: Питер, 2009. – 864 с.

36.    Орлов, С.А. Технологии разработки программного обеспечения / С.А. Орлов. – 3-е издание. – СПб.: Питер, 2004. – 213 с.

37.    Пестрецова, А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / А.А. Пестрецова. – М., 2008. – 213 с.

38.    Петровский, Д.И. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey / Д.И. Петровский. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 218 с.

39.    Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. – М.: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

40.    Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05.08.1993 г. №321.

41.    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26.12.2000 г. №2508.

42.    Савельев, А.П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / А.П. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №2. – С. 12–14.

43.    Сергеев, А.П. Офисные локальные сети. Самоучитель / А.П. Сергеев. – М.: Вильямс, 2006. – 320 с.

44.    Сомина, Л.П. Офисные локальные сети / Л.П. Сомина. – М.: Вильямс, 2007. – 123 с.

45.    Титаев, П.М. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / П.М. Титаев // Делопроизводство и документооборот. – 2009. – №11. – С. 13–15.

46.    Тищенко, Д.Т. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы Д.Т. Тищенко – СПб.: Питер, 2010. – 164 с.

47.    Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / Ю.В. Химич // Делопроизводство и документооборот. – 2006. – №9. – С. 10–13.

48.    Филько, О.А. Концепция государственной информационной политики / О.А. Филько. – М., 1999. – 27 с.

[1] Об информации, информатизации и защите информации : федер. закон от 20.02.1995 г.  № 24-ФЗ // Собр. законодательства РФ.  1995.  № 8.  Ст. 609; Об основах государственной политики в сфере информатизации : федер. закон // Собр. законодательства РФ.  1995.  №  42. Ст. 3921; О концепции правовой информатизации России : федер.  закон // Собр. законодательства РФ.  1999.  №  26.  Ст. 3178.

[2] Анисимов С. А. Некоторые аспекты формирования информационных ресурсов в России // Информационные ресурсы России.  2001.  № 1; Закупень Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления  // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 6. С. 38-42.; Королев Ю. Комплексное управление территориями // Business. 2001. № 4. С. 25.; Кристальный Б. И. Об основных положениях Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» // Информационные ресурсы России. 1995. № 15. С. 15-20.; Миронов В. Информатизация России: региональный и федеральный аспекты // Деловой мир. 1993. № 7. С. 9 - 10.

[3] Орехова Н.Л. Законотворчество: теоретико-правовые аспекты. Хабаровск : Изд-во ДВАГС, 2005. С. 165.

[4] Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр.е законодательства РФ. 1995.  № 8. Ст. 609.

[5] Конституция Российской Федерации  от 12.12.1993.  М. : Приор, 2001. С. 32.

[6] Конституция Российской Федерации  от 12.12.1993.  М. : Приор, 2001. С. 32.

[7]Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

[8]Об участии в международном информационном обмене : федер. закон от 23.08.1996 г. № 125-ФЗ // Российская газета. 1996.  № 129.

[9] Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

[10]Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. URL // СПС «Консультант Плюс».

[11]Концепция государственной информационной политики. URL // СПС «Консультант Плюс».

[12] Филько О.А. Концепция государственной информационной политики. М., 1999. С. 27.

[13]Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9