3.3 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям
В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:
– наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты;
– наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ГТРК «Дальневосточная», но данная система проста и удобна при внедрении;
– система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.
Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ГТРК «Дальневосточная» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».
3.4 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации
Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций (до 100 пользователей); для крупных организаций.
Был выбран 2 вариант.
1. Стоимость системы «DocsVision» – 217 080 руб. (не включает обучение).
2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» – 272 390 (включает обучение).
В таблице 3.6 приведена стоимость системы DIRECTUM.
Таблица 3.6 – Стоимость системы DIRECTUM
Стоимостные характеристики
Цена, руб.
Программное обеспечение
Сервер системы (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год)
22 800
Клиентская лицензия пользователя (базовые модули 50 клиентских лицензий + модули «Канцелярия», «Управление договорами» а также средства администрирования)
107 600
Клиентская лицензия разработчика IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки для модификации и расширения системы)
27 600
Сервер репликации (для создания территориально-распределенных систем, приобретается на каждый вторичный сервер, включает серверную лицензию на вторичный сервер)
49 200
Сервер веб-доступа (для обеспечения доступа к электронным документам с помощью Интернет-браузера)
28 500
Дополнительный комплект документации 1 комплект (включает документацию пользователя, администратора и разработчика)
700
Лицензионное обслуживание на 1 год (поставка новых версий и «горячая» линия)
28 920
(20% от стоимости ПО)
Обучение
Использование базовых модулей системы DIRECTUM (12 ч.) – 4 человека
1 296
Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM (8 ч.) – 4 человека
864
Администрирование и настройка системы DIRECTUM (18 ч.) 2 человека
1 680
Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder (18 ч.) 2 человека
1 780
Организация распределенной работы системы на базе IS-Builder (12 ч.) 2 человека
1 450
ИТОГО
272,390 руб.
Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т.д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.
В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.
Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек. Был изучен российский рынок автоматизированных систем ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.
Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».
При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т.е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»), стоимость которой приведена в таблице 3.7.
Таблица 3.7 – Стоимость системы DocsVision
Код
Название
Количество лицензий
Цена 1) (Руб.)
DocsVision 3.6 Делопроизводство – клиентская лицензия
25
69 000
Дополнительные модули
dvarc36
Модуль архивирования
14 000
dvg36–1c
Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0
DocsVision 3.6 Gate to 1С
42 000
Приложения
dvc36–50-adp
DocsVision 3.6 Административное Делопроизводство для 10 пользователей
10
36 080
Пакеты обновлений
dvc36–50–1y
Пакет обновлений на один год на DocsVision 3.6 Standard
21 000
dvarc36 -1y
Пакет обновлений на один год на Модуль архивирования
dvg36–1c-1y
Пакет обновлений на один год на Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0
ИТОГО: 217 080 (не включает обучение)
Следовательно, в ГТРК «Дальневосточная» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».
Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.
Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.
Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9