Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
3. Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»
3.1 Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения
При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
– гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК «Дальневосточная»;
– завершенность программного продукта – система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
– объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
– невысокая стоимость;
– система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;
– платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Сравнительный анализ АС ДОУ
Производитель и распространители в России
Название
Предназначение
Возможности
НПО «Компьютер, Компания «DIRECTUM»
DIRECTUM
Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Система состоит из следующих модулей:
1) «Управление электронными документами», что включает в себя:
– обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);
– изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;
– обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.
2) «Управление деловыми процессами» включает: – автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; – маршрутизация, управление задачами,
наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.
3) «Канцелярия» обеспечивает:
– единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
– осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
– быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
– получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
4) «Управление договорами»:
организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
5) «Управление совещаниями»:
организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
6) «Управление взаимодействиями с клиентами»:
ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:
– архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
– адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;
– интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;
– территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;
– взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;
– обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
– инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
– гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
Таблица 3.2 – Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM
DocsVision, фирма «Digital Design»
DocsVision
Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Стандартные приложения:
– «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.
– «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
Система DocsVision «Делопроизводство» включает:
– Ведение картотеки документов;
– создание электронного архива документов компании;
– ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
– организацию циклов разработки согласования документов;
– организация контроля исполнения документов и заданий;
– маршрутизация документов в организации и вне её;
– автоматизация разнообразных процессов обработки документов
– организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
– файловая система;
– Microsoft Exchange;
– Microsoft SharePoint;
– Microsoft Dynamics AX;
– 1С: Предприятие.
Таблица 3.3 – Архитектура и технические возможности системы «ДЕЛО»
Компания «Электронные офисные системы»
Система «Дело»
Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».
Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.
Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.
Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»
Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов
Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав
доступа к информации и функционалу системы.
Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.
Основные функции системы:
– Регистрация документов, в том числе обращений граждан;
– ввод резолюций и контроль их исполнения;
– создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
– маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
– многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;
– работа с взаимосвязанными документами;
– сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск
по ним;
– ЭЦП файлов документов;
– обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
– справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;
– Web – доступ к базе данных;
– подготовка и согласование документов в электронной форме;
– электронная подпись файлов документов;
– криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;
– обеспечение поточного сканирования документов;
– интеграция с приложениями MS Office;
– Web-доступ к информации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
