На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев – продолжено) обсуждение текущих вопросов работы офиса (так называемый бизнес-ланч).
С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.
С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия через секретаря.
С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.
С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).
С 17.00 до 17.30 – резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.
С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа. Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.
Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.
Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.
Заключение
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.
Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.
Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.
Следовательно, он является самым настоящим управленцем.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.
Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.
Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.
1. Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.
2. Основы управления персоналом офиса.
3. Основы кадрового менеджмента.
4. Основы документационного обеспечения управления.
5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.
6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.
7. Деловой этикет в офисе.
8. Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно – компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).
Итак, офис-менеджер – это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.
Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300$), а предлагаемый – 7500 руб. (около 250$).
Список использованных источников
1 Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. – 184с.
2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.: ил.
3 Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2002. - № 52. – с. 13-14
4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. – М., 2003. – 17с.
5 Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. – М.: Проспект, 2003. – 448 с.
6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.: ил.
7 Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25.
8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2000. - № 2. – с. 18 – 21.
9 Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. – 3-е изд., исп. – М.: ЗАО Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1999. – 288 с.
10 Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №8. – с. 82-84.
11 Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592с.
12 Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №7. – с. 56-62.
13 Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2002. – 384 с.
14 Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 208с.
15 Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 240с.
16 Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. – 2000. - № 7. – с. 58-59.
17 Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 700с.
18 Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с.
19 Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.
Приложение 1
Примерный текст трудового договора с офис-менеджером1
Трудовой договор
_______________ _____________
(место заключения) (дата заключения)
1. Стороны по договору
Предприятие (организация, учреждение)_________________________________
(указать название в соответствии с учредительными документами)
____________________________________________________________________
(наименование)
________________________________________________________________________________
в лице… (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя предприятия)
(должность, Ф.И.О.)
именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и гражданин (гражданка)…(указать фамилию, имя, отчество) _______________________________
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем.
_______________________
Соответствует требованиям Постановления Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 315, содержанию соответствующих разделов Квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 и положениям главы 10 ТК.
2. Предмет договора
Работник…(указать фамилию, имя, отчество)_____________________________
принимается на работу в аппарат управления предприятия__________________
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
