Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.
Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.
1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.
2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.
3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.
В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.
Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.
С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:
а) административная (организационно-управленческая и координационная);
б) регулятивная (планово-отчётная);
в) контрольная (оценочно-учётная);
г) информационная (коммуникационно-документационная);
д) маркетинговая;
е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).
Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).
Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).
Цель
Эффективное функционирование предприятия
(в том числе через эффективное функционирование
управленческого аппарата)
Регулятивная функция
Информационная функция
Административная функция
Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента
2.2 Административный функциональный блок
В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) организация работы офиса;
б) управление работой офиса в повседневном режиме;
в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);
г) организация рабочего дня руководителя;
д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);
е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).
В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) координация работы сотрудников офиса между собой;
б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;
в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;
г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;
д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;
е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.
Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) планирование личной работы;
б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);
в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;
г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.
д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).
В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:
а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);
б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);
в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);
г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);
д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).
Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.
В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:
а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;
г) оценку состояния офисной оргтехники;
д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;
е) оценку состояния документации офиса.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.
2.3 Обеспечивающий функциональный блок
Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.
Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;
б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);
в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);
г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;
д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);
е) организация приёма посетителей (ресепшнс).
В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) организация эффективного документооборота офиса;
б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;
в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;
г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;
д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;
е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.
В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:
а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9