б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;
в) организация внутрикорпоративных мероприятий;
г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.
Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.
Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.
1. Финансовое обеспечение.
2. Материальное обеспечение.
В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);
б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);
в) контрольно-инвентаризационная деятельность.
В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.
1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.
2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.
В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:
а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;
б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;
в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);
г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.
2.4 Управление персоналом офиса
В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом. Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера (Приложение 2).[5]
В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи:
а) анализ потребности аппарата управления в персонале;
б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;
в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;
г) обучение и консультирование офисного персонала;
д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;
е) мотивация офисного персонала;
ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;
з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;
и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;
к) ведение отчётности по офисному персоналу;
л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)
м) повседневное руководство персоналом офиса.
Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел.
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера
В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.
Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.[6]
Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.
1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.
2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.
3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.
4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.
5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.
7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.
8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.
С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором – о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).
С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.
С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.
С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
