1.3 Документы, регламентирующие
деятельность офис-менеджера
Основные правовые документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция.
Как следует из содержания ст. 56 Трудового кодекса РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с трудовым договором работодатель и работник принимают на себя ряд обязательств. В частности работодатель обязуется: [18]
а) предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
б) обеспечить работнику условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
Работник в свою очередь, обязуется:
а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию;
б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
См. Приложение 1.
Трудовой договор, как бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях вопросы компетенции (служебной ответственности) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит отнюдь не в этом. Для регламентации подобных вопросов существует другой документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность.
Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов.
Как следует из содержания указанных документов, в общем случае в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативно-правовых актов.
Соответственно, в должностной инструкции офис-менеджера излагается порядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной деятельности. Этот документ применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается разработчиком, утверждается руководителем предприятия (в форме грифа утверждения или путём издания распорядительного документа о его утверждении) и имеет следующую структуру.
1. Общие положения.
2. Функции работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.
6. Ответственность работника.
7. Оценка работы.
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, преимущественно с использованием следующих конструкций: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например: «(Должностная инструкция) офис-менеджера – помощника руководителя предприятия».
Последующий текст документа можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей (вводной) частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в нём требований и т.п.
Основной текст должностной инструкции служит для последовательного изложения порядка и правил осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий с учётом специфики организационного устройства и содержания деятельности предприятия, может делиться на главы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов должна производиться арабскими цифрами.
Примерный текст разработанной должностной инструкции
офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер является руководителем аппарата управления предприятия. Он является непосредственным начальником для всех сотрудников офиса.
1.2. Приказы и распоряжения офис-менеджера по организации повседневной деятельности офиса являются обязательными для исполнения всеми его сотрудниками. Кроме того, распоряжения офис-менеджера от имени руководителя (во исполнение указаний и решений руководителя) предприятия являются обязательными для исполнения другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
1.4. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия на основании решения аттестационной комиссии предприятия по представлению заместителя начальника службы персонала.
1.5. Офис-менеджер отвечает
1.5.1. За работу аппарата управления предприятия, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.5.2. За исполнительную и трудовую дисциплину подчинённых.
1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях офиса.
1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.
В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться
1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность аппарата управления предприятия.
1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ в офисе.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.7.6. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия.
1.8. Офис-менеджер должен знать
1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам управления деятельностью предприятия.
1.8.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.
1.8.3. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) предприятия.
1.8.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в области офис-менеджмента.
1.8.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.
1.8.6. Порядок и правила планирования и отчётности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.
1.8.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.
1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.
1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.8.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.
2. Общие должностные обязанности
2.1. Офис-менеджер обязан
2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.
2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.
2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.
2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.
2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.
2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и требуемом объёме.
3. Специальные должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер обязан
3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.
3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.
3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.
3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей.
3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надёжное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции.
3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.
3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.
3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
