• проанализировать необходимость совещания;
• подготовить план совещания;
• разослать заранее материал;
• пригласить необходимых людей.
Совещание следует начинать в назначенный срок, выработать на нем единую процедуру, исключить личные выпады, донести цель совещания до каждого.
Элементами совещания должны стать обсуждение повестки, обсуждение процедуры, определение проблемы, анализ проблемы, поиск альтернатив, оценка альтернатив, принятие решения.
Особого внимания заслуживает совещание, где ставятся проблемы принципиальных изменений в организации. Большинство людей инстинктивно сопротивляются изменениям и противостоят важным предложениям. «Свирепый консерватизм» блокирует полезные предложения.
Лучшая тактика борьбы с противостоянием – предвидеть возражения и предупредить их.
Наиболее типичными формами «атаки» и противостояния им являются:
1. Атака – «Мы не можем этого позволить...».
Контратака – «Меня это тоже беспокоит, поэтому был сделан предварительный анализ...».
2. Атака – «Этого нет в бюджете. Наша смета...».
Контратака – «Правильно, но следует учесть, что предлагаемое дает экономию, а это...».
3. Атака – «Мы это уже пробовали...».
Контратака – «При подготовке предложения именно это было учтено. Условия меняются...».
Наиболее эффективная форма противостояния – это уход от критики оппонента, согласие с деталями при общем отказе, проявление явного дружелюбия вместо прямой критики, вежливый запрос более точных аргументов.
Если в ходе совещания предложение «заваливают», то необходимо отступить, найти причины для переноса решения (собрать дополнительную информацию, сделать дополнительный анализ, создать группу экспертов и т. п.).
Руководителя совещания оценивают по следующим действиям:
• ясность формулировки задачи совещания;
• эффективность постановки вопросов;
• распределение вопросов среди участников;
• внимание к повестке дня;
• контроль за участниками;
• подведение итогов.
Опытный председатель классифицирует участников и способы работы с ними.
«Хорек» – ревностный правдоискатель. Постоянно добивается информации, которая известна всем. Любит придираться ко всем. Следует вежливо с ним обращаться, но не давать свободы надолго.
«Чурбан» концентрируется на процедурных вопросах. Копается в мелочах и не предлагает решений. Попросить предложить конкретное решение.
«Овца» – робко и молчаливо проводит время, но предлагаемые решения могут оказаться ценными. Быть внимательным и положительно оценивать предложения.
«Сорока» – болтает и перешептывается с соседями, отвлекает их. Прекратите все дискуссии, задайте «сороке» трудный вопрос. Обратите внимание всех на ее поведение.
«Волк» – агрессивный участник, который может затеять свару, нарушить ход совещания. Оперативно реагируйте на его выпады, резко прерывайте выступления.
«Копченая селедка» – увлекает участников совещания в другие дела, тратит время напрасно. Не давать хода предлагаемым обсуждениям. Твердо переносить его предложения на другое время.
Словарь А. С. Пушкина – 21 200 слов, ребенка – 3600 слов, подростка – 9000 слов, взрослого – 11 700 слов, а Ваш?
Следует с особой тщательность продумать первые минуты выступления, а также общую логику излагаемого материала. Как писал Платон, «всякая речь должна быть составлена словно живое существо, у нее должно быть тело с головой и ногами, причем туловище и конечности должны подходить друг другу и соответствовать целому».
Не начинайте выступление сразу. Дайте посмотреть на вас.
Не забывайте о микрофоне.
Справочный материал читайте.
Начните с проблемы, затрагивающей интересы публики, затем представьте путь ее решения и подкрепите свою позицию доказательствами.
Выбирая манеру речи, помните:
• слишком громкая речь создает впечатление, что вы навязываете свое мнение (иногда этим следует сознательно пользоваться);
• слишком тихая речь мешает восприятию и требует встречных вопросов;
• слишком медленное изложение вызывает мысль, что вы тянете время;
• старайтесь говорить проще и без резких категорических выводов;
• торопливое изложение может создать впечатление, что вы не уважаете аудиторию.
Некоторые приемы при выступлении позволяют завоевать аудиторию:
• давайте паузу для слушателей за счет отступлений от основной темы;
• не злоупотребляйте цифровым материалом;
• подчеркивайте важные мысли повторением, темпом, жестом;
• задавайте вопросы слушателям, покажите, что вы откликаетесь на их реакцию;
• пауза – простой эффективный прием;
• избегайте речевых ошибок;
• избегайте «дежурных» фраз и жаргона.
Обаяние – это нечто такое, что публика чувствует еще до появления оратора. Ораторы, которых считают «обаятельными», обычно движутся быстро и целеустремленно. Они умеют хорошо держать себя перед публикой. Их внимание обращено вовне, а не внутрь себя. Когда они выступают, то думают о слушателях, а не о себе. Они говорят уверенно, не суетятся по мелочам. Своей решительностью и подготовленностью доказывают важность своей миссии. Они излучают уверенность в своих способностях, которое граничит с нахальством. Обычно они принаряжены – это свидетельство не только того, что они высокого мнения о себе, но и того, что они уважают публику.
Выступление считают отличным, если оно затрагивает интересы слушателей. Имеется несколько типовых приемов, позволяющих взволновать слушателей:
• в материале должно содержаться что-то ваше личное (несколько слов в докладе обязательно должно быть посвящено вашим личным результатам);
• у вас должен быть личный интерес в результате выступления (ваше волнение окажется заразительным, если имеется ощущение вашей причастности к положительному итогу);
• необходимо увязать свои знания с потребностью слушателей;
• необходимо проявить знание всего излагаемого материала и некоторых мелких деталей;
• оставляйте что-нибудь на память о себе (публикации, сувениры, каталоги). Во время выступления докладчика постоянно оценивают, и эти признаки
следует учитывать:
• как он держится на трибуне;
• не прикидывается ли он не тем, кто есть на самом деле;
• отдает ли он все, что у него есть;
• как он говорит;
• как он одет;
• знает ли он то, о чем говорит.
Слушатели нередко погружаются в свои собственные размышления. В этом случае они начинают задавать себе собственные вопросы.
Необходимо быть уверенным, что со слушателями установлен контакт. Сигналами могут быть одобрительный кивок слушателя, запись некоторых цифр или положений из доклада. Почаще смотрите на слушателей, не рассказывайте своим записям, пособиям, потолку или окнам. Сконцентрируйтесь на аудитории. Как и в обычном разговоре, меняйте при выступлении темп речи, тон голоса.
При любом выступлении необходимо соблюдать законы этики. Нельзя:
• допускать критических замечаний по поводу города, в котором находитесь;
• допускать критических замечаний по поводу возраста людей;
• привлекать обостренного внимания к неудачам кого-нибудь из присутствующих;
• допускать вторжения в «личное пространство» слушателей, за исключением рукопожатия;
• производить ответную критику (можно выдвигать свои аргументы, но не поднимать людей на смех);
• ошибаться, называя имя и отчество присутствующего;
• курить во время выступления;
• никогда, ни при каких условиях терять хладнокровие (самоконтроль – обязательное качество).
Некоторая терминология иногда произносится с большим трудом. Чтобы избежать ошибок, необходимо воспользоваться следующими советами:
• до выступления запишите некоторые фразы;
• в трудных местах речи говорите помедленнее;
• не напрягайтесь, старайтесь расслабиться и не концентрировать внимание только на своих словах;
• не концентрируйтесь на поведении отдельных слушателей, они могут просто отвлекаться и реагировать на взаимоотношения с соседями.
Суть всякого выступления должна быть позитивной. Слушатель по окончании вашего выступления должен получить уверенность в себе. Заключение выступления должно быть специально построенным. Оно остается в памяти, оно позволяет еще раз обратить внимание на важнейшие аспекты выступления, оно готовит слушателей к дискуссии. Без заключения выступление воспринимается как оборванное. По словам А. Ф. Кони, «в заключение оратор должен стремиться к конкретным действиям».
Не всякому выступлению сопутствует успех. Иногда этого не случается. Не то место и не то время.
В большой аудитории всегда найдется кто-то недовольный. У него плохое настроение, ему кто-то до этого сделал выговор и он ищет выход своему плохому внутреннему состоянию. Выступающему лучше всего не переходить границ вежливости, обращать внимание на всю аудиторию, использовать фразу: «Благодарю вас за вопрос», но не терять времени на полемику.
Не следует говорить:
«Если вы думаете меня перебить...» (вас уже перебили).
«Ваше замечание неуместно».
«Сначала подумайте, потом кричите».
«Не мешайте. Я вас предупреждаю».
Имеется несколько типовых приемов, направленных на нейтрализацию « нападающего »:
1. Ответить так, чтобы поставить спрашивающего в тупик, заставить его задуматься, удивиться.
2. Повторить вопрос или отрицательное замечание, передавая его слушателям для оценки.
3. Попросить повторить замечание или отдельные его формулировки.
4. Попросить уточняющие данные у спрашивающего.
5. Использовать при ответе метод «да, но». Например: «Согласен с вами, но...» или «Вы правы, но вместе с тем...».
6. Нейтрализовать провокационный вопрос высказыванием типа: «Я предвидел такой вопрос, но будет лучше, если я продолжу выступление по теме».
7. Использовать диалектические приемы: «Не будем размениваться. Сейчас для нас более важно...».
8. Попросить спрашивающего подождать до следующего выступления.
9. Обратиться к благородству слушателей, спросив мешающего, как бы он сам вел себя в такой ситуации.
Основные правила приема посетителя следующие: вежливость – при встрече, интерес – при выслушивании, любезность – в споре, такт – во время критики.
Наиболее удачные личные встречи носят неформальный характер. Однако, руководитель должен планировать встречу и придерживаться определенного плана ее проведения. Полезно ознакомиться с личным делом сотрудника, о результатах его работы, имеющихся достижениях и недостатках. Во время индивидуальных встреч руководителя следует говорить примерно 20% времени, а 80% времени слушать.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
