Работники пресс-служб сегодня сталкиваются с комплексными проблемами, которые не стоят ни перед журналистами независимых СМИ, ни перед работниками городской администрации. Для такой работы необходимо отдельное обучение, подготовка и переподготовка кадрового состава пресс-служб, пресс-секретарей администраций городов.
В целях объединения усилий пресс-служб администраций городов – членов Международной ассамблеи столиц и крупных городов, пресс-секретарь Тверской Городской Думы выдвинула идею общего межрегионального издания, выходящего в электронном и «бумажном» виде, доступное горожанам всех социальных групп, которые заинтересованы в объективной информации о работе городских властей, контактах с ними.
Кононенко Игорь Александрович, руководитель департамента Комитета Муниципальных Образований (КМО), отмечая общность задач, стоящих перед КМО и Международной ассамблеи столиц и крупных городов (МАГ) в целях повышения уровня информированности горожан о работе администрации, предложил создать под эгидой МАГ и КМО Объединение пресс-служб городов для оперативного обмена актуальной информацией.
Ход обсуждения поставленных вопросов продемонстрировал большой интерес представителей органов государственной власти, руководителей пресс-служб к изучению взаимного опыта и готовность к эффективному сотрудничеству в целях разъяснения местному населению действий городских властей, формирования положительного имиджа власти, преодоления бытового нигилизма, в котором может завязнуть самое благое дело.
Стоит отметить опыт города Ярославля. Для того чтобы повысить имидж местного органа власти, было необходимо создать эффективное взаимодействие населения с местной властью. Требовался такой способ общения людей с различными властными структурами, который был бы простым по форме и необременительным по затратам времени, а главное, эффективным [47].
На протяжении последних лет интенсивность взаимодействия Главной дежурной службы мэрии Ярославля с гражданами города возрастала ускоренными темпами. Так, в целом за 2003 год в эту службу обратилось 36 978 человек, тогда как в 2002 году — 20 242 человек, а в 2001 году — всего 9312 человек. Традиционно наибольшее число обращений касается вопросов тепло- и водоснабжения, особенно в отопительный сезон. Другие «популярные» темы — это работа дирекции единого заказчика и ремонтно-эксплуатационные организации, благоустройство города, функционирование общественного транспорта, обеспечение электроэнергией. Значительную часть контактов составляет консультирование граждан по различным вопросам.
Прежде традиционные системы, обеспечивающие работу с обращениями, строились, как правило, на личных контактах — например, использовались так называемые «общественные приемные», что далеко не всегда было удобно для граждан и организаций. Людям требовался такой способ общения с различными властными структурами, который был бы простым по форме и необременительным по затратам времени, но при этом непременно эффективным — по результату [48].
Автоматизация работы Главной дежурной службы обеспечивается путем использования системы управления контактами, которая функционирует в круглосуточном режиме и позволяет решать целый спектр задач:
– прием, регистрация и обработка поступающих сообщений;
– управление работой подрядных организаций, ДЕЗов, РЭУ;
– персональное упреждающее информирование граждан о состоянии дел по их обращениям;
– ведение архива журналов приема и обработки сообщений;
– аналитическая обработка результатов работы службы, подготовка разнообразных аналитических отчетов;
– интеграция с внешними информационными ресурсами мэрии (адресный справочник).
Система управления контактами разработана на базе программного продукта компании ИНКАП — операторского центра «Капелла», представляющего собой центр обработки обращений (call-center) с элементами СRM-системы и контакт-менеджера. Отличительными особенностями «Капеллы» являются:
– функционирование на базе любой автоматической телефонной станции, что решает проблемы совместимости и не требует дорогостоящих вложений в аппаратное обеспечение;
– автоматизация всего процесса обработки звонка — от момента его принятия и до ответа на вопрос (решения проблемы);
– наличие целого набора аналитических функций — мониторинг и анализ эффективности работы сотрудников, выявление потребностей и предпочтений клиентов;
– четкая регламентация всех процессов работы, что достигается за счет фиксации ролей пользователя в системе (оператор, эксперт, аналитик, администратор); роли имеют алгоритм функционирования, который обеспечивает точность передачи и сохранения информации;
– наличие базы знаний, которая содержит ответы на возможные вопросы, позволяет операторам реагировать на запросы без привлечения компетентных специалистов; база знаний самостоятельно развивается и пополняется пользователями в процессе работы;
– наличие базы данных, в которой хранится информация обо всех звонках в компанию (причем все состоявшиеся разговоры записываются); эта информация может быть использована как в маркетинговых целях, так и в целях информационной безопасности;
– интуитивный рабочий интерфейс, который понятен даже непрофессиональному пользователю компьютера;
– простота освоения и внедрения — внедрение может осуществляться с помощью «мастеров» и системы интерактивных подсказок, а документация содержит мультимедийный учебник, позволяющий легко и быстро обучить пользователей работе с операторским центром. Внедрение и расширение функциональности системы управления контактами предусматривает три этапа. На первом этапе создается информационная система, которая автоматизирует работу любой структуры, ответственной за прием и обработку обращений. На втором этапе разрабатывается система автоматизации документооборота всех подразделений, участвующих в работе с обращениями, а также создаются веб-инструменты для работы с обращениями через веб-узел. Работа системы через веб-узел позволят объединить все обращения в единую базу данных в рамках единой информационной системы и получать достоверную и оперативную картину по всем обращениям. На третьем этапе создается аналитическая система для изучения общественного мнения и проведения социологических опросов, горячих линий, прямых эфиров на телевидении, с помещением всей накопленной информации в базу данных. Эта система автоматизирует весь процесс подготовки аналитических исследований и отчетов. Это система имеет много плюсов, так как позволяет эффективно обрабатывать и решать входящие сообщения от граждан. Можно сказать, что это система формирует активный имидж власти, поскольку с помощью этой системы, местное сообщество взаимодействует с местной властью. Внедрение полнофункциональной системы управления контактами в мэрии города Ярославля состоялось 1 июля 2003 года. Этот процесс занял один месяц, причем половина времени ушла на обучение пользователей работе с операционной системой Microsoft Windows [49, с. 78].
По словам Владимира Гогла вице-мэра Ярославля «Уже сейчас можно говорить о том, что в результате использования данной системы увеличилось количество обрабатываемых обращений, повысилось качество и скорость решения проблем граждан, связанных с работой коммунальных служб города, что в целом ведет к повышению доверия населения к органам государственной власти» - Владимир Голов вице-мэр Ярославля.
Результатом годичной эксплуатации системы стало совершенствование информационного обмена с частными лицами и организациями, упрочение контактов, использование связей с общественностью для улучшения работы управленческих, исполнительных и хозяйственных структур, анализ и контроль за общественными инициативами, учет и анализ изменений мнения населения регионов. Система также играет важную роль в проведении различных PR-акций и способствует увеличению популярности органов власти и местного самоуправления.
Организация обработки обращений до внедрения системы управления контактами не позволяла в полной мере обеспечить эффективность работы с населением (смотри рисунок 4).
Рисунок 4 – Организация обработки обращений до внедрения системы управления контактами
Но после внедрения системы управления контактами каждое входящее сообщение не оставалось без внимания (смотри рисунок 5). Это говорит о том, что власть заботится о проблемах местного сообщества и благодаря этой системе улучшается взаимодействие населения и власти, развивается при этом активный имидж местной власти. Если местная власть будет знать проблемы местного сообщества, то при совместном решении проблем улучшится обстановка в городе.
Рисунок 5 − Организация обработки обращений после внедрения системы управления контактами
Внедрение системы управления контактами позволило решать следующие актуальные задачи:
– оперативно, точно и полно обрабатывать большой поток обращений в Главную диспетчерскую службу;
– регистрировать каждое обращение, передавать его в обработку одной из ответственных служб, контролировать ход работ и фиксировать результат;
– записывать все телефонные переговоры и таким образом сохранять полную картину взаимодействия с гражданами, организациями, государственными и муниципальными службами;
– на основании накопленной информации находить верное решение в любой конфликтной ситуации;
– в любой момент времени получать оперативную картину происшествий в городе, готовить аналитические сводки и отчеты для руководства за любой период.
Благодаря регистрации всех поступающих документов, отфильтрации несодержательных звонков и повышения качества работы операторов за весь период эксплуатации системы не было выявлено ни одной просроченной или забытой заявки, тогда как ранее потери документов достигали примерно 20%. Сроки выполнения заявок сократились в 2—3 раза, а количество обрабатываемых звонков увеличилось в 2 раза. Так, за июль-декабрь 2003 года в системе было зарегистрировано 18 589 обращений (для сравнения: за весь 2002 год в Главную диспетчерскую службу поступило 20 135 обращений). В некоторые дни количество обращений достигает 250—300 звонков. И наконец, реализация систем, обеспечивающих постановку и автоматическое назначение задач подрядчикам, а также подготовку еженедельных и ежемесячных отчетов, позволила добиться того, что ни одно обращение не осталось необработанным. Большое значение здесь имело расширение полномочий по контролю над исполнителями (подрядными организациями).
«Уже сейчас можно говорить о том, что в результате использования данной системы увеличилось количество обрабатываемых обращений, повысилось качество и скорость решения проблем граждан, связанных с работой коммунальных служб города, что в целом ведет к повышению доверия населения к органам государственной власти», — подчеркивает Владимир Голов, вице-мэр города Ярославля.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
