Рефераты. Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации






Как видим, на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых функций и т.д. Требования к профессиональным знаниям, умениям, навыкам со стороны к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились.


2.4 Анализ деятельности секретаря ПИК «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслуживанию


В ходе проведенного нами опроса было изучено деятельность секретаря «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслужтванию.

По данным социологического опроса, основными задачами секретарей являются организационное и информационно-документное обеспечение руководителей структурных подразделений и сотрудников. Для решения этих задач секретари выполняют ряд функций, которые закреплены в должностных инструкциях.

По данным опроса также видно, что большинству секретарей приходилось посещать курсы повышения квалификаци, направленные на обучение искать, обрабатывать и хранить информацию в форме лекций (50%), семинаров (20%) и деловых игр (10 %).

В ходе опроса для оценки респондентам был предложен перечень функций из “Типового положения о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)” для выяснения, входят ли они в число их профессиональных обязанностей.

Результаты опроса показали, что все перечисленные в опроснике функции в работе секретарей получили распространение. Наиболее распространенным в работе опрошенных, по нашим данным, являются:

§     учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

§     телефонное обслуживание (90%);

§     организация приема работников и посетителей (70%);

§     прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

§     оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

§     техническое обеспечение работы руководителя (90%);

§     оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

§     подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

§     введение табеля учета рабочего времени (90%);

§     стенографирование (90%).

Все оцененные выше профессиональные обязанности секретарей, по мнению специалистов-документоведов, условно можно разделить на работу по информационно – документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.

К операциям по информационно-документному обслуживанию из перечисленных выше функций можно отнести следующие: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и др. документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них; контроль за исполнением решений дирекции; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы; стенографирование; машинописные работы; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; введение табеля учета рабочего времени.

Такие функции, как организация приема посетителей и работников; техническое обеспечение работы руководителя; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами относятся к бездокументному обслуживанию.

Как видим, любая организационная работа всегда сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение). Документы надо не только правильно составлять и оформлять, но и передавать, сохранять, быстро находить в случае необходимости. Поэтому в работе секретарей много места отводится так же умению работать с документами.

Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, секретари находят в:

§   общении с коллегами (90 %);

§   справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

§   средствах массовой информации (80 %);

§   периодических изданиях (80 %);

§   учебно-методических изданиях (70%).

При такой высокой оценке источников выявления специальной информации, лишь 50 % опрошенных заявили, что они часто испытывают необходимость в специальной литературе. Это говорит о том, что у большинства секретарей их трудовая и информационная активность находится на низком уровне.

По замечанию большинства опрошенных респондентов, им более всего приходится составлять документы информационно-справочной группы - протоколы, акты, заявки, письма. Среди опрошенных (60%) были и те, которые утверждали, что они готовят пакет документов для заключения договоров с юридическими органами (редакциями) и лицами. Все сказанное выше свидетельствует о том, что на содержание деятельности секретарей значительное влияние оказывает сфера и профиль деятельности.

Как видим, служба документационного обеспечения управления в «Идел-Пресс» представлена секретариатом, в которой практически присутствуют все специалисты, ответственнее за документационное обеспечение управления. Анализ содержания деятельности работников по должностным инструкциям свидетельствует о том, что организация документного и бездокументного обслуживания являются ключевыми в их профессиональной деятельности. Тому свидетельство перечень их профессиональных обязанностей.

Результаты проведенного исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Поэтому одним из направлений совершенствования деятельности секретаря является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК «ИДЕЛ-ПРЕСС»


3.1 Повышение квалификации секретаря


Одно из перспективных направлений совершенствования деятельности секретаря - повышение уровня информационной культуры - повышение квалификации.

Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.

В системе непрерывного профессионального образования важное место занимает повышение квалификации и переподготовка. Повышение квалификации выступает связующим звеном между теорией и практикой, а также целостной системой, которая поставляет специалистам необходимую им информацию в структурированном виде, с использованием различных форм и методов ее передачи. Повышение квалификации имеет целью расширение и углубление профессиональных знаний секретаря в соответствии с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями. Переподготовка преследует цель освоения новых профессиональных знаний, в связи с внедрением новых автоматизированных технологий и т.п.

Важно также требование дифференцированного подхода к различным группам и категориям секретарей в зависимости от сферы деятельности, его образования, производственного стажа и опыта работы.

Требование систематичности и последовательности означает, что повышение квалификации осуществляется не эпизодически, а постоянно и должно быть направлено на систематическое расширение и углубление профессиональных знаний.

Выполнение этих требований тесно связано с разработкой учебных планов, программ и долгосрочных планов повышения квалификации, с переходом от более простых к более сложным формам обучения.

Наиболее глубокие и систематизированные знания дает обучение в учебных заведениях, занятых подготовкой секретарских работников. Поэтому для сотрудников секретарей, не имеющих специального образования, основным путем повышения их квалификации является учеба на заочных или вечерних отделениях учебных заведений, готовящих секретарей.

Систематические знания получают секретари и на различных курсах. В курсовой системе повышения квалификации велика роль методических служб. Именно они разрабатывают учебные планы и программы обучения и в основном обеспечивают их преподавателями по специальным дисциплинам.

Среди коллективных форм повышения квалификации и переподготовки секретарей наибольшее распространение получили совещания, семинары и "круглые столы" секретарей, которые имеют между собой много общего.

Более высокой формой повышения квалификации являются научно-практические конференции, цель которых - глубокое изучение опыта, его теоретическое осмысление и выработка практических рекомендаций.

Формами повышения квалификации являются также школы передового опыта - форма практического обучения секретарей.

Все эти формы имею много общего в использовании разнообразным методов теоретического и практического обучения. Их программы предусматривают лекции и доклады как по общеобразовательным, так и по специальным темам, выступления секретарей с обменом опыта работы, обзоры новой литературы по секретарскому делу, практические занятия, экскурсии в организации и т.п.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.