Рефераты. Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации






Экстрагирование – широко распространенный метод анализа, сущность которого в том, что из текста выбираются предложения, которые лексически и синтаксически полностью переносятся в реферат-экстракт.

Анкетные (поаспектные) методы подразделяются на два вида: адаптивные и позиционные. Качественное их отличие в том, что адаптивное реферирование применяется, как правило, для политематических текстов, позиционное же реферирование оказывается наиболее эффективным для текстов узкотематического, отраслевого характера.

Характерная черта адаптивного реферирования – нестрогая постановка задачи референту. С помощью инструкций и методических рекомендаций указывается, что следует включать и как целесообразно строить изложение в реферате.

В отличие от адаптивного, позиционное реферирование носит более жесткий алгоритмический характер. Путем анализа узкой тематической области выявляются аспекты содержания, определяется строгий порядок их следования и составляется план содержания будущего реферата. Реферирование сводится к заключению соответствующих позиций плана и построению вторичного документа.

Наиболее распространенный способ изложения – перефразирование. Здесь имеет место частичное текстуальное совпадение с исходным текстом. Перефразирование предполагает опущение значительной части сведений из первичного документа и перестройку его смысловой и синтаксической структуры. Перестройка текста достигается за счет операций: замещения (заменяются одни фрагменты текста другими), совмещение (объединяются несколько предложений в одно) и обобщение.

Третий способ изложения – интерпретация. Это самый сложный вид реферативного изложения, который в настоящее время не поддается формализации. При интерпретировании текст первоисточника остается неизменным, поскольку референт оперирует не самим текстом, а его смыслом. Разновидностью интерпретирования рефератов могут служить авторефераты диссертаций, многочисленные тезисы (материалы докладов, научных совещаний и конференций).

Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. (см. приложение № 5). Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:

Составление библиографического описания первичного документа;

Анализ текста первичного документа;

Синтез текста;

Редактирование извлеченных из текста первичного документа предложений;

Запись и оформление реферата.

Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта – вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.

Структура реферата-экстракта включает:

Библиографическое описание;

Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

целевая установка;

предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения)

особенности предлагаемого варианта решения;

назначение или область применения предмета рассмотрения;

место исследования;

экспериментальная проверка;

оборудование или технические средства реализации;

результаты;

выводы;

преимущества предлагаемого варианта решения;

рекомендации.

В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется (см. приложение №5).

Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами рефератов на те или иные документы.

Согласно ГОСТу 7.9-95, реферат включает в себя следующие аспекты содержания исходного документа:

предмет, тему, цель работы;

метод или методологию проведения работы;

результаты работы;

область применения результатов;

выводы;

дополнительную информацию.

В последние годы большой интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме индексирования и описания), которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ.

В любую систему автоматического реферирования входит два компонента:

Специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ;

Набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений.

В процессе реферирования ЭВМ автоматически «обнаруживает» или «отпускает» определенные слова, фразы и предложения. «Обнаруженный» текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить пять операций, необходимых для составления машинного реферата:

Чтение документа;

Его анализ;

Применение набора правил для подготовки реферата;

«Составление» реферата;

Воспроизведение реферата в виде текста.

Существующие на сегодняшний день методы автоматического реферирования еще не признаны удовлетворительными из-за громоздкости и сложности применяемого математического аппарата. Наиболее перспективным, по мнению большинства специалистов, считается лингвосемантический метод, совершенствование которого предусматривает использование метода перефразирования текста и изучение роли контекста. Из имеющихся программ автоматического реферирования наиболее интересной является «Либретто». Эта программа реализует автоматическое реферирование документов на русском и английском языках в среде Microsoft Word. «Либретто» составляет связанный реферат документа. Программа имеет два режима работы: собственно реферирование и выделение ключевых слов. В режиме реферирования из текста отбираются предложения, в наибольшей степени, характеризующие его содержание. В режиме выделения ключевых слов производится выборка из текста наиболее информативных слов. Программа выделяет в тексте значимые и незначимые слова, самостоятельные и зависимые предложения, определяет семантический вес предложений и удаляет незначащие фрагменты. Отобранные предложения при необходимости слегка перефразируются. Используются специальные вероятностные модели, машинная морфология русского языка и другие интеллектуальные алгоритмы. На сегодняшний день секретари программы автоматического реферирования практически не используют. Поэтому внедрение такого рода программ реферирования - условие, которое в будущем не только изменит деятельность секретарей, но и повысит качество их работы.

Обзорная деятельность является наиболее распространенной формой концептографического обслуживания руководителей необходимой информацией. Эту деятельность сегодня нельзя считать только прерогативой органов научной информации, государственных издательств. Обзорная деятельность – важная профессиональная обязанность секретарей. Знание ими основных теоретических и методологических знаний в области обзорной деятельности можно оценивать как условие повышения качества и эффективности их профессиональной деятельности.

Согласно определениям, представленным в различных источниках информации:

Обзор – это информационное издание, создаваемые путем логической переработки документальной информации в целях получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения данной проблемы.

Несмотря на существующее многообразие классификаций обзоров, большинство специалистов выделяют три вида обзора: библиографический, реферативный и аналитический.

Библиографический обзор – это такой обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который отражает выводное знание в виде системы документальных источников информации, использование которых позволяет решить соответствующие задачи информационного управления.

Реферативный обзор – это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде системы фактографической информации, необходимые для информационного управления.

Монографический обзор – обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде самого информационного решения (концепции, теории), то есть оптимально необходимой обзорной информации.

Процесс составления обзора сугубо индивидуален и зависит от многих факторов – уровня квалификации, знаний и творческих способностей составителя обзора, условий организации работы, наличия и использования материалов (документов-первоисточников), четкого определения целей и задач обзора, тематических, хронологических, географических границ разработки проблемы (темы) и др. Овладение навыками работы над обзором – важный путь оптимизации содержания деятельности секретаря.

Специалисты выделяют следующие этапы подготовки и выпуска обзора:

1 этап – Разработка предмета и рабочего плана обзора.

4.1.           Выбор темы, разработка заказа на составление обзора с указанием основных требований и типологических характеристик.

4.2.           Составление предварительного тематического рубрикатора проблемы, рассматриваемой в обзоре.

4.3.           Составление предварительного списка литературы.

4.4.           Составление и согласование с заказчиком рабочего плана обзора.

4.5.           Установление структуры и объема обзора.

2 этап – Составление обзора.

2.1. Аналитико-синтетическая обработка документальной информации:

2.1.1. Поиск, отбор и систематизация.

2.1.2. Анализ, оценка и синтез.

2.1.3. Обобщение, выводы и рекомендации.

2.1.4. Прогнозы развития (решения).

2.2. Литературное оформление обзора.

2.2.1.Введение.

2.2.2 Основная часть.

2.2.3.Заключение (выводы).

2.3. Разработка справочного аппарата обзора.

2.4. Оформление и сдача заказчику рукописи обзора.

3 этап – Редактирование обзора.

4 этап – Тиражирование и распространение обзора19.

Структура обзора содержит следующие элементы: реферат, вводную часть, аналитическую часть, выводы (обязательные элементы); рекомендации, приложение (факультативные элементы).

В вводной части обзора обосновывается выбор темы с указанием актуальности и значимости вопроса, назначение обзора, временного интервала анализируемого периода, видов использованных источников, тематических границ анализа рассматриваемого вопроса.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.