Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО
ПИК «Идел-Пресс»
_____________________
«___»_____________2007 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря
1. Общие положения
Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах общества;
- приказами (указаниями) руководства общества;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.
На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составлении документов;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.
- культура труда и служебной этики;
- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказание первичной медицинской помощи.
2. Функции и обязанности
На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:
Информационно-справочное обслуживание по документам.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.
Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.
Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.
Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
3. Права
Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».
Принимать решения в рамках своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
Уважаемый секретарь!
Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.
Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.
1.Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?
- секретарь руководителя
- секретарь-машинистка
- секретарь-стенографистка
2.Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________
3.Какое у Вас образование?
- высшее профессиональное образование
- незаконченное высшее
- среднеспециальное образование
- свой вариант____________________________
4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?
- изменение содержания деятельности
- условия труда секретарей
- мнение общественности об этой профессии
- изменения выполняемых функций
5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?
- да
- нет
6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?
- функции документного обслуживания
- функции бездокументного обслуживания
7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?
-да
8. Если «Да», то каким образом?
- посещали курсы повышения квалификации
- обучались в высшем учебном заведении
- в процессе самообразования
- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы
9. В какой форме Вы повышали квалификацию?
- лекций
- семинаров
- деловых игр
- свой вариант______________________
10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):
§ основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами);
§ функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали;
§ вычислительной и организационной техники;
§ основ проведения различного рода мероприятий;
§ основ культуры общения с клиентами, партнерами;
§ обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта);
§ обеспечение работы руководителя;
§ составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК;
§ работа с документами
§ организация приема посетителей;
организация рабочего места руководителя, и др.
11. В ходе профессиональной деятельности Вы выполняют следующие обязанности?
§ учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
§ телефонное обслуживание;
§ оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п.;
§ организация приема работников и посетителей;
§ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы;
§ техническое обеспечение работы руководителя;
§ оформление протоколов, рассылка выписок из них;
§ подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;
§ введение табеля учета рабочего времени;
§ стенографирование.
12.Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?
13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, ВЫ находят в:
§ общении с коллегами;
§ справочных изданиях:
справочниках;
словарях;
энциклопедиях;
§ средствах массовой информации;
§ периодических изданиях;
§ учебно-методических изданиях.
14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
15. Приходится ли Вам готовить пакет документов по заключению договора с юридическими лицами?
16. Какими нормативно-методическими документами Вы руководствуетесь в ходе своей профессиональной деятельности?
- уставом организации
- должностной инструкцией
- правилами внутреннего трудового распорядка
- нормативно-распорядительными документами по организации делопроизводства
- положениями о структурных подразделениях организации - правила и нормы охраны труда
Свой вариант ответа
17.Читаете ли Вы специальную периодику ?
18. Какие периодические издания предпочитаете?
- «Секретарское дело»
-«Секретарь-референт»
-«Делопроизводство»
- «Управление персоналом»
19. Автоматизировано ли Ваше рабочее место?
- частично
20. Как Вы думаете, что необходимо для совершенствования Вашей работы?
- регулярное повышение квалификации
- автоматизация рабочего места
- автоматизация труда секретаря
- совершенствование законодательной и методической базы профессиональной деятельности секретаря
Большое Вам спасибо за участие в нашем опросе!
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
