Во-первых, для определения нормы времени на выполнение каждого конкретного вида работы (отдельной операции в рамках соответствующего вида работы) следует определить единицу измерения объема работы, например, на документ, на машинописный лист. Надело, на печатный знак и т.д. При этом расчет затрат времени производится в часах (человеко-часах), а в качестве единиц измерения объема работы могут быть использованы следующие:
документ — конкретный вид управленческого документа с уни- фицированным содержанием (представленным в виде трафаретной го текста или текстового шаблона) и стандартизированным оформ- лением — например, некоторые виды приказов по персоналу, справ- ки.,акты и т.п.;
дело — упорядоченная совокупность документов, объединенный между собой по определенному признаку и помешенных к отдельную твердую обложку, не превышающая по объему 150 листов фор-|мата А4 (210x297 мм):
машинописный лист (лист) — текстовый оригинал формата А4, заполненный с одной (лицевой) стороны через 1,5 межстрочных ин- тервалах и содержащий 38—41 строку длиной 60—64 печатных знака;
печатный знак— цифровой, алфавитный или иной символ, используемый в процессе перевода исходного— рукописного и аудио- оригинала в машинописную форму. В необходимых случая, норма времени может устанавливаться в расчете на 100 или ин количество печатных знаков*'.
Во-вторых, в нормах времени должны быть надлежащим образом учтены время на производство работ по обслуживанию рабочих мест, а также время на отдых и личные потребности работников , включая физкультурные паузы.
В-третьих, в нормах времени должно быть надлежащим образом учтено применение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов. При этом принимается во внимание состав программно-технических средств, содержание и последовательность выполнения соответствующих видов работ (операций) по ДОУ.
3.5 Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы ДОУ
После рассмотрения основных вопросов организации нормирования работ представляется вполне логичным перейти к освещению требований, предъявляемых к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ). Уточним в этой связи, что одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение на предприятии «...условий, отвечающих требованиям охраны и гигиены труда» (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь работники предприятия имеют право па «...рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации труда», а также на «полную достоверную информацию об условиях труда...» (ст. 21 TK РФ). Конкретные требования к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ) содержатся в:
разделе 2 «Норм времени на работы документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»;
Санитарных нормах и правилах СанПин 2.2.2./2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»*.
Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:
планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;
размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ (операций):
создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;
своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций), — в виде консультаций, а также инструктивных и справочных материалов (документов);
установление оптимального режима труда и отдыха:
создание и поддержание служебных в помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата;
защиту работников от воздействия вредных факторов производственной среды;
регулярное проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых санитарно-гигиенических мероприятий.
Служебные помещения, отведенные для выполнения работ (операций) по подготовке и обработке документированной информации должны иметь планировку, обеспечивающую их достаточное естественное и (или) искусственное освещение. Площадь, отводимая на размещение одного автоматизированного рабочего места, должна составлять в общем случае не менее 6 кв. м.
Размещение мебели и специализированного оборудования в еду служебных помещениях, как правило, должно осуществляться по пе- риметру (вдоль стен). При размещении автоматизированных рабочих мест расстояние между рабочими столами в направлении о плоскости тыла одного видеотерминала до плоскости экрана яру го-го видеотерминала должно составлять не менее 2,0 м, а между смеж-ными боковыми поверхностями соседних видеотерминалов— не менее 1,2м.
Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать перегородками высотой 1,5—2,0м. Шумящее оборудование — матричные принтеры, пишущие машины, серверы, телетайпы и т.п., уровни шуми которого превышают нормативные, должно размещаться в специально отведенных для этого помещениях.
С целью обеспечения необходимого комфорта, способствующего эффективному труду, рабочие места работников оборудуются од-нотумбовыми столами (с приставкой), обеспечивающими удобное размещение на нем оргтехники (в том числе компьютерной) и ос - новных предметов труда, постоянно используемой в работе литepa-туры по делопроизводству, карточек и лотков для них. В ящичках тумбы стола хранятся документы, используемые в работе в течение дня, а также вспомогательные предметы труда (канцелярские принадлежности).
Хранение специальной и справочной литературы должно осуществиться в шкафах. На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:
инструкции и нормативно-методические документы по дело- производству;
справочники по законодательству;
справочники по административно-территориальному делению;
орфографические и терминологические словари (справочники по написанию отдельных слов);
картотеки-указатели к сборникам нормативно-правоывых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);
списки работников предприятия с указанием структурных подразделений, номеров телефонов и адресов для направления деловой корреспонденции".
Своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций) в течение всего рабочего времени, обеспечивается:
постоянным поддержанием в служебных помещениях тишины и порядка;
наличием достаточного свободного пространства между рабочими местами, не затрудняющего проход (подход) к ним;
оборудованием рабочих мест средствами внутренней телефонной связи;
размещением на столах минимально необходимого для выполнения повседневной работы количества документов (материалов). Установление для работников делопроизводства (службы ДОУ) оптимального режима труда и отдыха предполагает:
категорирование труда работников в зависимости от его сложности и напряженности;
надлежащий учет влияния на работников вредных факторов производственной среды и характеристик микроклимата служебных помещений;
упорядоченное чередование временных отрезков, отведенных соответственно для выполнения более сложных и менее сложных видов работ (операций);
предоставление работникам для поддержания высокой работоспособности в течение всего рабочего времени перерывов для отдыха, приема пищи и т.п.
Нормальная продолжительность рабочего времени, отведенного на выполнение работ по подготовке и обработке документов, должна составлять 8 часок, при этом продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна превышать 2 часов. Наиболее сложных и трудоемкие виды работ (операций) рекомендуется производить первой половине рабочего времени. Время перерывов в течение рабочего времени следует устанавливать в зависимости сложности и напряженности труда. Примерные варианты режима труда и отдыха (с учетом 8-часового рабочего дня — с 9 до 18 часов, включая! часовой обеденный перерыв и категории сложности и напряженности работ) представлены в таблице 2.
Таблица 2, Варианты режима труда и отдыха персонажа службы ДОУ, выполняющего работы по документационному обеспечению управ, мни. с применением компьютерной техники
3.6 Особенности подготовки важнейших организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ
Основными организационно-распорядительными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ и ее работников, являются, как отмечалось ранее, положение о службе и соответствующие должностные инструкции. В рамках данного параграфа рассмотрим наиболее существенные особенности подготовки этих документов.
Функциональное назначение Положения о службе ДОУ заключается в установлении основных правил организации ее деятельности. В качестве основы для полготовки проекта данного документа рекомендуется принять примерное Положение о службе ДОУ, представленное в прил. 12 к ГСДОУ, помня, однако, о том. что его текст нуждается в определенной актуализации с учетом более поздних изменений в правовой базе делопроизводства40.
В содержании Положения о службе ДОУ представляется целесообразным изложить следующие основные вопросы:
краткая характеристика делопроизводства (ДОУ) как специфического вида деятельности по управлению (обеспечению управления) предприятием;
статус службы ДОУ, организационно-правовые основы ее деятельности;
основные организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ (помимо положения. — Авт.). порядок их введения в действие;
организация повседневного руководства службой ДОУ;
организация нормирования работ по ДОУ, рабочих мест и труда персонала службы ДОУ;
порядок регламентации повседневной деятельности структурных подразделений в составе службы ДОУ, основных категорий ее работников;
цели и задачи службы ДОУ, их краткое содержание;
функции службы ДОУ, их характеристика;
полномочия (права и обязанности) службы ДОУ, их характеристика;
взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия;
порядок внесения изменений в положение, сроки ею переутверждения.
Для ясного и точного понимания содержания положения о службе ДОУ особое значение имеет выбор оптимальной структуры документа. В этой связи представляется уместным привести сравнительную характеристику рекомендуемых вариантов структуры положения о службе ДОУ.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
