Все перечисленные вопросы имеют особое значение для надлежащего функционирования службы ДОУ и будут соответствующим образом освещены далее. А сейчас остановимся на предусмотренных ГСДОУ вариантах организационной структуры, или организации службы ДОУ.
Так, обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов Федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на упраа1ения делами в составе:
секретариата (включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекции при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдела писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в ад рее министерств; (ведомства, организации, учреждения);
отдела совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;
центрального архива (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.
В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:
группы (отдела) учета и регистрации;
группы (отдела) контроля;
Схема 3. Примерная организационная структура управления делами
Схема 4. Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия
группы (отдела) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группы (отдела) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);
секретариата; экспедиции; машинописного бюро; копировально-множительного бюро; архива.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Что касается негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., то в них структура службы ДОУ (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 5.
Схема 5. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственном предприятия (организации). (Данные должности могут наметаться специалистами административного отдела Прим. авт.)
Наконец, обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлении) общественных организаций предписывается возлагать на общие отделы в составе:
секретариата;
канцелярии (группы делопроизводства);
группы контроля;
протокольной группы;
группы совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группы рассмотрения писем (жалоб);
машинописного бюро;
копировально-множительного бюро;
архива.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти), аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 6.
3.3 Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности
Общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности предполагает: выполнение расчетов, необходимых для определения объема работ (по видам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов; определение на основе расчетных данных примерного квалификационного и численного состава службы ДОУ (по подразделениям (участкам работ) и к целом); проверку расчетов, их уточнение (при необходимости); подготовку проектов соответствующих документов. Выполнение расчетов для определения объема работ (по пилам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в
Таблица /. Пример расчета для определения объема работ по подготовке и обработке управленческих документов
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 9 157х Ку = 10073 чел. - часа. 2. Примерна» численность специалистов'2 , исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работники (Фпв) составит: СЗВп: Фпв = 10 073: 2006 = 5 ед.
Определение примерного квалификационного и численного со става службы ДОУ (см. п. 2) про изводится на основе расчетных дан пых об .объеме работ по ДОУ. В необходимых случаях к состав службы ДОУ мот вводиться так называемые производные должности — ст. делопроизводитель. мл. документовед, мл. архивариус и т.н.
Значение показателя полезного фонда рабочего времени для таких должностей определяется с учетом поправочного коэффициента КП., отражающего уровень квалификации. При этом для должностей с более высоком квалификацией значение КП принимается равным 1 ,.>, а с более низкой — 0.8.
Предлагаем пример расчета.
Ранее было установлено, что для выполнения перечисленных табл. 1 объемов работ по ДОУ требуется 5 работников с квалификацией «специалист». Однако эти же работы могут быть выполнены и работниками более низкой квалификации, например младшим» специалистами.
Величина полезного фонда рабочего времени младшего специалиста составит (условно):
Фпв (м) = 2006 x 0,8 = 1605 чел. -часов. Следовательно, выше указанный объем работ по ДОУ (10 073 чел-часа) может быть выполнен либо 6 младшими специалистами, один из которых будет выполнял и основной вид работы, и порученный ему по совместительству, либо 5 младшими специалистами и 1 старшим специалистом:
10073: 1605--=6,2ед.
Последующая проверка предварительных расчетов производится с целью их уточнения. В необходимых случаях расчеты выполняются повторно для установления истинных значений.
Окончательные результаты берутся за основу при подготовь проектов документов, определяющих квалификационный и численный coстав службы ДОУ. Важнейшим из них является штатное расписание".
Введение в действие штатного расписания осуществляется после утверждения документа руководителем предприятия (посредством издания соответствующего приказа). Бланк штатного расписания представлен на стр. 33, а пример приказа о введении штатного рас писания в действие — на стр. 34.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЕГА»
ПРИКАЗ
24 ноября 2005 г. г. Екатеринбург №863-п
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
В соответствии с Программой организационного развития предприятия (раздел VII «Оптимизация системы документационного обеспечения управления») на 2005-2007 гг.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Сформировать на предприятии с 1 января 2006 года службу документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Утвердить проект штатного расписания службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу) и рассматривать его в дальнейшем как дополнение к штатному расписанию предприятия, утвержденному приказом генерального, директора ОАО «Вега - от 00.00.0000 № 000-п.
2.Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ:,,. (указать конкретно).
3.Установить предельную штатную численность службы ДОУ на 2006 год в... единиц.
4.Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).
5.Утвердить должностные инструкции работников службы ДОУ (приложение 3 к настоящему приказу).
6.Вопросы материального обеспечения повседневной деятельности службы ДОУ возложить на заместителя генерального директора по материально-техническому и административно-хозяйственному обеспечению.
7.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.
Генеральный директор
ОАО «Вега» личная подпись А.А.Агеев
Согласовано:
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
3.4 Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)
Рассмотрим далее организацию нормирования по делопроизводству (ДОУ). Уточним, что в соответствии с Нормами времени па работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" к основным видам работ по ДОУ, подлежащим нормированию, относятся:
документационное обеспечение деятельности управленческих
структур";
составление и ведение номенклатуры дел;
документирование деятельности коллегиальных органов, сформированных при руководстве;
подготовка документов;
обработка документов;
работы по архивному хранению документов (в том числе с применением автоматизированных технологий).
Обеспечение надлежащего нормирования видов работ по ДОУ, для которых нормы не предусмотрены, осуществляется на основе норм, разработанных предприятием. Кроме того, в случае значительного отклонения содержания фактически выполняемых работ по делопроизводству по сравнению с принятыми в нормах времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (иной аналогичной организацией), предприятие вправе рассчитать соответствующие нормы времени.
И в том и в другом случае целесообразно использовать так называемый метод технического нормирования, основанный на регистрации и последующей обработке данных хронометражных замеров соответствующих видов работ (отдельных операций). Разработка норм производится предприятием с учетом следующих основных особенностей.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
