Разъяснения к правилам подготовки управленческих документов разрабатываются в дополнение к вновь введенному в действие нормативно-правовому акту или организационно-распорядительному документу. По сути, это практический комментарий к ключевым положениям акта (документа), в должной мере учитывающий специфику деятельности предприятия и ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ). Обычно разъяснения сохраняют свою силу до введения в действие на предприятии соответствующего локального акта, организационно-распорядительного или нормативно-методического документа внесения изменений в соответствующие акты (документы).
Указания предназначены для согласования между собой положений нескольких нормативно-правовых актов (организационно-распорядительных документов), регламентирующих определенный вид (направление) деятельности предприятия. На основе указаний обеспечивается взаимодействие соответствующих структурных подразделений (должностных лиц). При этом:
внутренние указания, как правило, применяются для обеспечения взаимодействия должностных лиц одного или нескольких структурных подразделений (например, в составе делопроизводства (службы ДОУ) — в частности при подготовке документов к переводу с оперативного на архивное хранение;
указания оперативного характера служат для обеспечения взаимодействия различных структурных подразделений (например, делопроизводства, службы персонала и бухгалтерии) при выполнении задач, имеющих особую значимость для обеспечения надлежащего функционирования предприятия — в частности по оформлению вновь принятым работникам трудовых книжек нового образца;
организационно-методические указания разрабатываются в целях регламентации определенного вида (направления) деятельности предприятия в течение конкретного периода времени (месяц, квартал, полугодие, год) — в частности по организации планирования работ по делопроизводству и отчетности о ее результатах.
Отметим в заключение, что, помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, предприятие в целях надлежащей регламентации Делопроизводства (ДОУ) вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в том числе методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т.п. Необходимость в разработке и внедрении подобных актов и документов может быть обусловлена особенностями организации делопроизводства (ДОУ) предприятия, а также объемом и содержанием функций и задач, возлагаемых в этой связи на соответствующие структурные подразделения (должностных лиц).
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ
После ознакомления с правовыми основами делопроизводства (ДОУ) предприятия представляется вполне логичным приступить к рассмотрению организационных основ данного пила деятельности. Подчеркнем, что эффективность делопроизводства (ДОУ) во многом зависит именно от правильной его организации.
И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями. Поясним, что в контексте настоящего пособия организацию делопроизводства (ДОУ) следует рассматривать и в качестве процесса управления, и в качестве структуры, обеспечивающей выполнение соответствующих функций и задач.
3.1. Организация делопроизводства как процесс управления
Процесс управления делопроизводством как обеспечивающей деятельностью включает:
изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ) — в частности, выявление реального соотношения между потребностями предприятия в реализации тех или иных функций и задач по подготовке и обработке документов и его организационными, финансовыми, материальными, техническими и иными возможностями;
подготовку и принятие управленческих решений;
•информирование структурных подразделений (должностных лиц) о принятых решениях и вытекающих из них задачах (действиях), объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;
подготовку структурных подразделений (должностных лиц) к выполнению принятых управленческих решений, включая предоставление им соответствующей информации (в том числе документированной) и полномочий;
организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями (должностными лицами) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений (должностных лиц) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
руководство (административное и методическое) структурными подразделениями (должностными лицами) непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая адекватное (т.е. своевременное и точное) реагирование на возможные изменения условий их выполнения;
организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);
оказание структурным подразделениям (должностным лицам) помощи, в том числе посредством изменения ранее установленных параметров выполнения задач (действий), — по объемам, содержанию, срокам, последовательности и т.п. (в необходимых случаях);
оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.
Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает, документированная информация — документы или их упорядоченная совокупность, т.е. документация предприятия. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.
Однако перечисленные объекты представляют собой лишь один из элементов системы управления, которая в соответствии с канонами современного менеджмента должна включать в себя и другие элементы, в том числе органы (субъекты) управления и каналы управления. Таким образом, схематически управление делопроизводством предприятия можно представить следующим образом (см. схему 2). Роль органа управления на предприятии выполняет его руководство — должностные лица с соответствующими полномочиями. При этом следует помнить, что содержание управленческой деятельности весьма многообразно, а делопроизводство представляет собой лишь одно из вспомогательных (обеспечивающих) звеньев этой деятельности, хотя и весьма значимое.
Следовательно, для того чтобы обеспечить требуемую эффективность делопроизводства, руководитель предприятия должен делегировать часть своих управленческих полномочии другому должностному лицу.
Схема 2. Принципиальная схема управления делопроизводством предприятия
В зависимости от объемов и содержания - задач (действий), выполнение которых позволит удовлетворить потребности предприятия в документированной информации (в подготовке и обработке документов), эти полномочия могут быть переданы либо "Посреднику» т.е. должностному лицу, которое в свою очередь также уступит часть своих полномочий по управлению делопроизводством, либо непосредственному организатору делопроизводства на предприятии.
Как свидетельствует практика, на больших и средних предприятиях со значительными потребностями в документированной информации соответствующие полномочия передаются от руководителя предприятия, например генерального директора, к одному из его заместителей (допустим, к заместителю по управлению), а от последнего в свою очередь — к должностному лицу, непосредственно отвечающему за организацию делопроизводства предприятия (к примеру, руководителю соответствующего структурного подразделения — службы ДОУ). На предприятиях, испытывающих менее значительные потребности в документированной информации, делегирование полномочий по управлению делопроизводством, как правило, производится, минуя «посредника», т.е. от руководителя к непосредственному организатору ДОУ, при этом отнюдь не исключается личное участие уполномоченного должностного лица в выполнении определенных задач (действий) по подготовке и обработке документов предприятия.
Последнее замечание недвусмысленно указывает на необходимость привлечения к выполнению задач (действии), вытекающих из потребностей предприятия в документированной информации, дополнительных ресурсов, и прежде всего персонала соответствующей квалификации и численности — персонала, который представляет собой один из объектов управления делопроизводством.
Однако управлять «персоналом вообще» с требуемой эффективностью невозможно. Для этого работники предприятия, в том числе и привлекаемые к выполнению задач (действий) по делопроизводству, должны быть, во-первых, также наделены соответствующими полномочиями, во-вторых, обеспечены необходимыми для надлежащего выполнения задач (действий) ресурсами (в том числе средствами труда) и, в-третьих, должны получить в свое распоряжение должным образом оборудованные рабочие места (помещения).
Кроме того, указанные работники должны выполнять порученные им задачи (действия) согласованно, не мешая, а помогая, друг другу. И, наконец, кто - го должен время от времени осуществлять оперативное вмешательство в их работу — в частности, оказывая им, помощь советом или делом, доводя до их сведения новую управленческую информацию, осуществляя контроль за выполнением тех или иных задач (действий) (т.е., проще говоря, проверяя, насколько своевременно, полно и качественно выполняется данная работа) и т.д.
Наиболее разумным будет сорганизовать этих работников в составе обособленного структурного подразделения, функционально предназначенного именно для того, чтобы гарантированно обеспечить потребности предприятия в документированной информации и надлежащее выполнение вытекающих из них задач (действий). Здесь, видимо, настало время вновь обратиться к некоторым положениям ГСДОУ.
3.2 Организация делопроизводства как структура, обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации
В соответствии с разд. 5 ГСДОУ делопроизводство (ДОУ) предприятия (организации, учреждения) «осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения». Необходимо подчеркнуть, однако, что в тех случаях, когда формирование такой службы (условно — службы ДОУ) или другого аналогичного по функциональному назначению структурного подразделения представляется нецелесообразным, например, в силу сравнительно небольших потребностей предприятия в документированной информации выполнение задач (действий) по подготовке и обработке управленческих документов следует возложить на специа1ьно уполномоченное и надлежащим образом подготовленное к их выполнению должностное лицо (в том числе по совместительству) — секретаря, инспектора и пр. Такой вариант является оптимальным для так называемых малых предприятий. В качестве функционального предназначения службы ДОУ (выполняющего се функции должностного лица) ГСДОУ определяет внедрение на предприятии единого порядка работы с документами (их подготовки и обработки), а также последующее совершенствование форм и методов указанной работы, в том числе посредством более широкого применения средств автоматизации и механизации делопроизводственных процессов. Этот же раздел документа определяет общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности, а также нормирования работ по делопроизводству (ДОУ). Общие указания относительно требований к организации рабочих мест и обеспечению условии труда работников службы ДОУ содержатся в прил. 12 к ГСДОУ. Наконец, согласно данному приложению в качестве основных организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы, следует рассматривать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
