Передача планових завдань виконавцям полягає в тому, щоб: по-перше, вчасно, повно й точно ознайомити тих або інших виконавців з інформацією про запропоновані (намічені) їм для виконання заходи; по-друге, уточнити правильність її сприйняття (розуміння) всіма виконавцями; по-третє, у необхідних випадках ретельно, переконливо й дохідливо роз'яснити сенс і зміст таких заходів.
Зміст методики вдосконалення контролювання виконуваної виконавцями службової діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення стану процесів виконуваної виконавцями службової діяльності;
2) виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах перевірної діяльності, від раніше передбачених;
3) з'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах досліджуваної діяльності виконавців;
4) підготовка пропозицій про усунення відхилень у процесах перевірної діяльності;
5) внесення коректив до виконуваних планів й реалізовані при цьому дії виконавців.
Вивчення стану процесів службової діяльності виконавців полягає в аналізі інформації: про умови, які практично сприяють або перешкоджають досягненню успіхів; про реально досяжні й недосяжні цілі; про фактично для цього реалізовані і нереалізовані заходи; про послідовність, якість і конкретні строки їхнього виконання (зриву); про досягнуті при цьому конкретні результати, можливі і виниклі наслідки; про виконавців, які відповідальні за успіхи й невдачі в службовій діяльності.
У результаті вивчення формуються висновки, що фіксують фактичний стан процесів діяльності виконавців на момент перевірки. Крім того, бажано, щоб висновки відбивали тенденції й перспективи його змін у найближчому й віддаленому майбутньому.
Виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах виконуваної службової діяльності від запланованих заходів, діючих нормативів і вимог здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактичний стан цих процесів, тенденцій і перспектив їхньої зміни з тими плановими завданнями, які впорядковують перевірні процеси, і тими нормативами, які їх регламентують.
В якості нормативів можна використовувати (і практично використовуються) різні директивні, нормативні й розпорядницькі рішення: закони, укази, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції.
Відхилення, що виявляють у ході перевірки, можуть мати характер не тільки негативний (небажаний), але й позитивний (бажаний) з погляду досягнення успіхів у процесах виконуваної виконавцями службової діяльності. Причому практично важко однозначно стверджувати, що є більш важливим: виявлення недоліків або нововведень (передового досвіду).
З'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах діяльності виконавців полягає у виділенні сукупності тих основних умов (неврахований або нових), безпосередній вплив яких обумовило або може обумовити виникнення тих або інших відхилень від планових заходів і існуючих нормативів. Ці умови стосовно організаційних ланок можуть мати зовнішній або внутрішній характер. Зовнішні - це насамперед різні політичні, економічні, наукові, технічні, соціальні, екологічні й інші умови; внутрішні - правові, професійні, соціально-психологічні, моральні умови, рівень ресурсного забезпечення й т.д.
Необхідно спеціально відзначити, що всі ці умови можуть бути трьох типів: 1) минулі (ретроспективні), тобто раніше існуючі, але зниклі або такі, що втратили своє значення на момент перевірки; 2) сучасні (дійсні), тобто раніше не існуючі або раніше існуючі, але такі, що здобули своє значення тільки до моменту перевірки; 3) майбутні (перспективні), тобто такі, які не існують на момент перевірки, але можуть виникнути найближчим часом або в більш віддалений період.
У результаті з'ясування формуються висновки, які фіксують основні причини відхилень у процесах службової діяльності виконавців на момент перевірки. Що стосується інших (не основних) причин, то необхідно негайно вжити заходів для їхнього практичного усунення. У той же час варто обов'язково надавати безпосередню практичну допомогу виконавцям.
Підготовка пропозицій щодо усунення відхилень у процесах виконуваної службової діяльності складається, по суті, у формуванні коригувальних рішень. Практично такі рішення мають приватний характер. Вони передбачають необхідність здійснення тих або інших змін, які можуть стосуватися цілей діяльності, складу або змісту необхідних дій (заходів), порядку й строків їхньої реалізації, складу або якості виконавців і т.д. Їхня наступна реалізація повинна привести до вирішення проблем у процесах діяльності виконавців.
Внесення корективів у плани й дії виконавців припускає виконання наступних основних дій:
а) уточнення або доповнення в розумних межах окремих положень тих або інших планів, які визначають і направляють процеси діяльності виконавців;
б) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо уточнень або доповнень різних положень тих або інших рішень, які регламентують процеси діяльності виконавців;
в) додаткове інструктування виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
г) додаткове навчання виконавців, у діяльності яких були виявлені або можуть виникнути відхилення від планів і нормативів;
д) заохочення виконавців, що досягли у своїй діяльності певних успіхів;
е) покарання виконавців, що допустили у своїй діяльності невиправдані зриви;
ж) передача в компетентні організаційні ланки пропозицій щодо заохочення або покарання відповідних виконавців.
Зміст методики вдосконалення підведення підсумків завершеної виконавцями службової діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:
1) вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершеної службової діяльності;
2) визначення ефективності процесів досліджуваної службової діяльності;
3) виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершеної службової діяльності;
4) підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використанні виконавцями корисних нововведень у майбутньому;
5) передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використанні корисних нововведень у процесах майбутньої службової діяльності.
Вивчення основних результатів, отриманих виконавцями в процесах завершеної діяльності, виробляється шляхом аналізу інформації про те, чим закінчилося виконання тієї або іншої сукупності заходів, передбачених для досягнення основних планових цілей. При цьому повинні використовуватися, по можливості, всі фактичні відомості, зафіксовані у відповідних документах.
Необхідно також опитати якнайбільше учасників завершеної планової діяльності й одержати від них насамперед усну інформацію: початкові відомості, оцінки, враження. Обсяг і зміст такої інформації, що не зафіксована в службових документах, бувають, як правило, значними й важливими (корисними, цікавими). Більша частина цих відомостей ніким не збирається, не вивчається й пропадає без застосування. Можна спробувати одержати таку інформацію від деяких учасників у письмовому виді.
Визначення ефективності процесів діяльності, завершеної виконавцями, здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактично досягнуті раніше результати з бажаними результатами - плановими цілями. Останні виконують при цьому роль нормативів.
Ефективність застосування методу порівняння багато в чому визначається правилами, які вироблені дослідницькою практикою: а) порівнювати можна лише взаємозалежні, однорідні й порівнянні елементи процесів завершеної діяльності й ні в якій мірі неприпустиме порівняння непорівнянних елементів; б) при порівнянні елементів не слід обмежуватися встановленням лише ознак подібності, необхідно виявляти й те, що відрізняє їх один від одного; в) порівняння повинне здійснюватися насамперед по таких ознаках подібності й розходження, які мають важливе (істотне) значення для визначення ефективності процесів досліджуваної діяльності.
Все це повинне забезпечувати значимість і вірогідність результатів. Однак у кожному разі інформація, отримана на основі одного лише порівняння, містить елементи ймовірності.
Виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершеної виконавцями діяльності виробляється шляхом аналізу ходу й результатів виконання кожного з передбачених планами заходів. Насамперед визначається фактична якість реалізованих дій і отриманих результатів. При цьому в ролі еталонів якості виступають нормативи (накази, вказівки, інструкції), що регламентують оцінювані дії й їхні результати.
Виявлені основні недоліки узагальнюються й систематизуються. З їхнього числа виділяються типові, тобто найбільш властиві виконавцям. Одночасно узагальнюються й систематизуються нововведення, тобто дії, зроблені більш якісно в порівнянні з діями, що пропонуються тими або іншими нормативами. З їхнього числа виділяються корисні нововведення, тобто такі, які можна цілком реально використати найближчим часом у практиці діяльності більшості виконавців.
Підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності виконавців повинна здійснюватися за участю всіх зацікавлених учасників завершеної діяльності (як експертів). Останні повинні мати право брати участь в обговоренні підготовлених пропозицій і фіксувати свою особливу думку. Обговорення пропозицій може вироблятися спільно з усіма учасниками або роздільно з кожним з них.
Передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності може здійснюватися шляхом безпосереднього ознайомлення виконавців з документами, що містять ці відомості, а також за допомогою пересилання (передачі) їм усної або письмової інформації різними способами.
Усний спосіб передачі пропозицій має два основні різновиди: безпосередні або опосередковані контакти між керівниками й виконавцями. Письмовий включає пересилання документів поштою, через зв'язкових або схованки, передачу інформації за допомогою телеграфу, телетайпу або комп'ютерної мережі.
Велике значення має використання підготовлених пропозицій у процесах навчання й виховання виконавців.
Отже, методики здійснення функцій процесно-організаційного управління в органах безпеки дозволяють керівникам створювати, підтримувати й розвивати умови для успішного здійснення виконавцями процесів службової діяльності.
Організаційна структура охоронного агентства зображена на малюнку 3.1.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18
