Вы можете только предполагать, что еще не произошло. Контролируйте, чтобы все выпускаемые бумаги помогали сотрудникам принимать лучшие решения по незавершенным работам. Нет необходимости в детальной хронике того, что уже сделано и на что уже нельзя влиять. Не нужно терять время на обсуждение того, что не успели завершить, если только это не помогает решить будущие проблемы. Стоимость расходов на данный момент говорит в основном о том, сколько еще средств предстоит потратить. Объяснения задержек мало что дают.
То, что необходимо, - это обсуждение плана, который позволит выполнить работы в срок.

2.2. "Принцип успеха" - пример новой логики делового планирования

"Принцип успеха" зарекомендовал себя в последние годы как наиболее замечательное средство для лиц, принимающих решения и управляющих деловыми проектами. Наиболее критические решения в проектах и управлении сегодня принимаются в условиях неопределенности.

В то же время допустимые границы для ошибочны решений уменьшились как в общественных делах, так и частном бизнесе.

Современные методы и традиции часто похожи на ситуацию в суде, где от свидетеля требуют говорить правду, полную правду и ничего, кроме правды. По аналогии от управляющего сейчас требуется говорить лицу, принимающему решение, необходимое, все необходимое и только необходимое.

Традиционные методы, подобные смете расходов, не говорят обо всем, что необходимо. Они, в основном, имеют дело с физическими объектами, например, такими, как кирпич, провода и др., в то время как основная часть стоимости вызвана человеческим и организационным совершенством, природой, изменениями, ошибками, задержками, которые не оцениваются в смете адекватно.

Традиционные сметы содержат намного больше спецификаций, чем требуется.
Это часто задерживает процесс составления сметы и затрудняет обозримость.
Доказано, что детализация более чем на 100 элементов не повышает точность конечного результата.

Таким образом, имеется большая необходимость работать с неопределенностью в конкретной и конструктивной форме.

2.2.1. Эффекты нового принципа

"Принцип успеха" и его основная процедура соответствующая сформулированным выше требованиям. Результаты содержат все необходимое.
Поэтому сметные "неожиданности" во многом ограничиваются даже на ранних фазах делового проекта.

Детализация систематически держится на уровне 100-150 элементов. Это значительно уменьшает объем работ по составлению сметы или планов.

Лицу, принимающему решение, дается специфицированная информация области риска или области возможного улучшения зависимости "стоимость - эффективность". Эта процедура помогает разработать реалистическую смету на очень ранней концептуальной стадии проекта или его альтернативы и затем определяет оптимальную цену.

2.2.2. Процедуры упрощения процесса планирования

Область практического применения очень широка. В частности, она включает оценку общей стоимости, инвестиционный бюджет, анализ зависимости
"стоимость - прибыль", определение рентабельности, оценку потребности продукции, прогнозы, расчеты энергетического баланса, вплоть до составления графиков. Ниже приведен один из примеров, связанный с оценкой стоимости.

1. Определяются очевидные, с точки зрения опыта, общие условия и к ним добавляются ожидаемые специфические условия, описываемые вербально.

2. Устанавливается краткий, но всеобщий перечень элементов (или факторов). Сюда входят не только физические составляющие. Значительные факторы неопределенности, положительные потенциальные обстоятельства также включаются в перечень.

3. На основе Байесовского статистического подхода рассчитывают средние значения и условную границу неопределенности (аналогично тройной оценке в начальном варианте метода PERT).

Относительная важность каждого элемента по отношению к общему результату принимается как значение приоритетности.

4. Элементы или факторы высшей приоритетности подразделяются на под элементы и также анализируются. В последующем они включаются в основную оценку.

5. Повторяя такие циклы детализации (или переоценки) примерно 10 раз, получим реальное значение цены, границы неопределенности и даже множество значений приоритетности, указывающие область основных интересов для лица, принимающего решения, и для дальнейшего процесса управления.

Принцип был впервые высказан Стиномом Лихтенбергом в конце 60-х - начале 70-х годов. С тех пор он был опробован и развит в Скандинавии и ряде других стран. С середины 70-х годов он получил международное распространение на государственных и частных предприятиях, в основном, в
Северной Европе.

Опыт и надежная информация

Этот новый подход был использован в нескольких сотнях различных проектов, но не всегда использовались все указанные в п. 2.2.2. элементы.
Кроме этого, многие

управляющие проектами должны были пройти некоторый период обучения.

Рассмотрим группу из 250-300 проектов, в которых автор этого принципа Стином Лихгенберг и его партнеры принимали участие, где все указанные наборы элементов были использованы.

Эта группа проектов включает темы от стратегических рамочных проектов до проектов прибрежной зоны, от биотехнических проектов до коммерческого программного обеспечения больших коммуникационных проектов. Многие государственные и частные секторы различных стран с бизнес - проектами стоимостью до одного миллиарда фунтов стерлингов были представлены в этой группе. Общая стоимость проектов составляет примерно 40 миллиардов фунтов стерлингов. Проекты находились в различных стадиях, включая стадию разработки концепции. Полученные выводы можно разделить на несколько групп, перечисленные ниже.

1. Ответственные ключевые лица в большей степени осуществляют общее рассмотрение проекта и его главных аспектов, стараясь убедиться, что требования, возможности и ограничения находятся в соответствии друг с другом.

2. Сюрпризы в основном ограничены. Это значит, что если Вы начали с конечным результатом в 20 миллионов долларов, как наиболее вероятным результатом, и имеете стандартное отклонение (среднюю ошибку), предположим,
10%, то действительная стоимость будет больше или меньше, чем 20 миллионов долларов с вероятностью 0,5. Действительное отклонение от 20 миллионов будет примерно 10%, точнее от 0 до 20%.

3. Методология дает информацию о риске, а также о повышении эффективности и конкурентоспособности. Информация включает значения приоритетности, указывающие уровень значимости для каждого источника неопределенности или риска.

4. Достигается значительное уменьшение времени для анализа. По сравнению с другими подобными методами анализ осуществляется, как правило, быстрее, сберегая ценное время перед главными решениями или перед платежами. Причина быстрого выполнения состоит в систематической работе только с необходимыми для метода данными.

Области применения

Рассматриваемый метод позволяет сделать обоснованную смету уже на концептуальной стадии делового проекта. Большая нехватка информации на этой стадии систематически и наглядно учитывается в оценке. Приведенные результаты позволили обеспечить широкое применение метода в строительстве, промышленности, государственном управлении для:

-проверки реальной сметы, графиков и т.д.;

-оценки затрат;

-расчета обоснованных предельных сроков или бюджетных ограничений;

-контроля предлагаемых цен, проектов смет и т.д. на субъективность;

-ранней оценки инвестиций, рентабельности и т. д.;

-составления сметы в случае очень несовершенных данных;

-анализа нетрадиционных решений;

-анализа риска, включая проверку уровня неопределенности;

-прогноза;

-оценки рынка;

-баланса энергии.

Будучи весьма нетрадиционным и поэтому трудным для описания, все еще описанным только на скандинавских языках, метод в наибольшей мере распространен в Скандинавии. В опыте использования этого метода большое значение имеет тот факт, что в процедурах могут использоваться несовершенные данные. При этом аналитикам необходимо знание техники экспертных оценок.

* Трудности, связанные с факторами неопределенности

Старая пословица говорит; "Из ничего редко получается что-то", и это верно в нашем случае. Сила метода в том, что он работает со старым "табу" и использует те возможности аналитика и управляющего, которые до сих пор не использовались. Практика показывает, что опыт специалистов и обычный
"здравый смысл" в данном методе используются более полно.

Люди обычно бывают этим сильно удивлены, но все дело в том, что они просто не подготовлены. К этому следует Добавить особенности европейского образования, включая (^днюю школу, которое приучает к точным расчетам в такой степени, что люди считают целесообразным использовать Недостоверные оценки только в экстренных случаях. "Принцип успеха" оперирует с субъективными неопределенностями, в том числе, связанными с социальным и другими нечеткими факторами. При этом используется Байесовский статистический подход, который многими неприемлем из-за субъективных неопределенностей. Однако эта трудность устраняется после нескольких применений метода почти также быстро, как при учебе ездить на автомобиле.

2.2.3. Систематическое перепланирование

Обычно после первых обсуждений деловой план оказывается неприемлемым.
Во время новых обсуждений проводится перепланирование.

Это может быть детализация одной из работ, как было описано выше, или решение, например, улучшить взаимодействие между некоторыми группами проекта, или организация нормальной работы, или увеличение размеров ресурсов.

Серия таких улучшений плана (каждое с соответствующим прогнозом) продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто согласие, что дальнейшее улучшение невозможно.

Доминирующую роль в этом процессе играют величины приоритетности, о которых уже говорилось.

В большинстве случаев, оказывается, достаточно провести от двух до четырех заседаний по полному рабочему дню или половине. Однако часто группа решает повторять подобные заседания, например, ежемесячно как высокоэффективную проектную процедуру.

2.2.4. Новая логика делового планирования

Критические изменения в обществе в течение последнего периода вызвали к жизни новый стиль или логику в управлении проектами, а также новый диалог между этими двумя связанными сферами деятельности.

Однако управленческие и плановые процедуры и техника остались почти без изменений. Многие большие и широко распространенные системы используют новейшую компьютерную технологию, но в то же время старую логику, по- прежнему пытаясь описывать реальный мир в виде совершенной "машины", которая может быть достаточно контролируема, если только она специфицирована детально.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12