3.4 Улучшение оснащения работников аппарата управления оргтехникой и средствами обработки информации

Аппарат управления должен располагать большим количеством технических средств – от простейших приспособлений до сложных установок, электронно-вычислительных машин, диспетчерских и автоматизированных систем управления. Общее для этих средств – их назначение – механизировать и автоматизировать управленческий труд с целью повышения производительности и улучшения его качества.

Каждое техническое средство по назначению выполняемых им операций относится к следующим группам: организационной технике (оргтехнике) и вычислительной технике.

Оргтехника – условное название группы технических средств, с помощью которых обеспечивают рациональную организацию и механизацию управленческого труда. Вычислительная техника – совокупность технических средств (машин, приборов, устройств), предназначенных для обработки информации и прежде всего выполнения различного вида расчетов.

Одно из преимуществ автоматизированной системы управления – создание единого банка данных, в котором собирается информация для использования во всех функциональных подсистемах, для решения всех управленческих задач. Информация служит для многократного использования при однократном вводе ее в систему. Сбор, обновление, обработка и выдача данных для решения той или иной задачи осуществляется в автоматизированном режиме посредством специальных программ управления информационной базой.

Применение электронно-вычислительной техники помогает ускорить и облегчить проведение плановых расчетов при помощи использования экономико-математических моделей. Особенно актуальны оптимизационные модели. Например, исходя из критерия уменьшения затрат на приобретение сельхозтехники можно рассчитать оптимальный состав машинно-тракторного парка хозяйства.

Использование современных технических средств в управлении хозяйством, автоматизация управленческого труда будет способствовать повышению эффективности хозяйственного механизма, совершенствованию организационной структуры управления и переходу к экономическим методам руководства.

В СПК им Никольского есть 3 компьютера. Они находится у председателя, главного бухгалтера и гл экономиста. Для улучшения работы всего кооператива можно предложить следующие мероприятия: приобрести еще как минимум 4 компьютера и сетевую программу для секретаря, в коммерческий отдел, бухгалтеру и кассиру. Общая стоимость затрат займет 120 тыс рублей, в том числе банк установит обязательно и бесплатно программу банк клиент для кассира. Секретарь делопроизводитель будет заносить всю информацию по кадрам в программу, а также коммерческий отдел будет также заносить информацию о контрагентах в ту же программу, эти мероприятия сохранят до 30% времени у бухгалтера и главного бухгалтера. Также при установки компьютера в коммерческом отделе позволит всю работу делать одному человеку. Установка программы банк клиент у кассира позволит ежедневно сокращать потери времени кассира на езду в банк до 1,5 часов а также сокращение затрат на ГСМ до 300 л. в месяц, что составляет около 6000 руб. Все эти мероприятия также помогут высвободить еще одну ставку бухгалтера. Итак, можно подсчитать результат этих мероприятий. Общие затраты составили около 120 000 руб. Доход от этого составит: 1) Сокращение двух ставок -15 000 руб. 2) сокращение затрат на ГСм -6000 руб. итого 21000 руб. Таким образом, данные мероприятия окупятся через 6 месяцев, а дальше начнут приносить прибыль предприятию в размере 21000 руб ежемесячно. А также позволит более рационально использовать время всех работников управления. В дальнейшем на данном предприятии возможно компьютеризация таких руководителей как гл. зоотехник, агроном, инженер.

Рациональное использование технических систем приведет к: правильно организованной переработке информации, автоматизации документооборота, единству, гибкости информационной базы, стандартизации систем программирования, минимизации ввода и вывода информации, ввод изменений, совмещение подготовки документов, согласованность.

3.5 Пути повышения делопроизводства

Делопроизводство – составная часть деятельности любого аппарата управления. Поэтому работники управления должны вести работу по рациональной организации документации и делопроизводства. В СПК им «Никольского» делопроизводство развито плохо, к нему относятся отрицательно некоторые руководители и специалисты. Работу с документами они считают неважной. Наблюдается беспорядочность в изготовлении, учете, рассмотрении документов, что затягивает решение вопросов, создает волокиту. Некоторые документы вообще не составляются, а хранение их не обеспечивает возможность сравнения и изучения предыдущего опыта. Под делопроизводством понимается вся совокупность работ по составлению и оформлению документов, их размножению, приему, отправке и регистрации, контролю за их исполнением, а также по наведению необходимых справок и хранению документов.

Руководитель должен лично рассматривать все контрольные документы в день их поступления, дать конкретные указания отделам, службам или непосредственным исполнителям, установить сроки подготовки соответствующих материалов и документов, проверить исполнение документов по журналу регистрации, заслушать исполнителей. Основными путями рационализации делопроизводства является четкое определение должностного делопроизводства; введение на основе ЕГСД единой системы номенклатуры дел; унификация, стандартизация и трафаретизация используемых документов; широкое использование технических средств; рациональная организация труда работников делопроизводства; обучение всех работников аппарата управления основам делопроизводства. Очень важно продумать организацию труда работников делопроизводства, определить порядок составления, движения, исполнения и хранения документов. Рациональная организация делопроизводства должна обеспечивать: правильное и быстрое отражение в документах деятельности предприятия и его подразделений; систематический контроль за исполнением документов; минимальную трудоемкость операций по приему, учету, отправке, хранению и поиску служебной корреспонденции. Улучшение делопроизводства в хозяйстве позволит увеличить оперативность управления, ответственность исполнителей, конкретизирует и разграничит функции управления для руководителей всех ступеней.

3.6 Совершенствования стиля руководства трудовыми коллективами предприятия

Стиль руководства – широкое понятие, включающее совокупность методов и приемов работы руководителя с подчиненными, формы его взаимоотношений с нижестоящими и вышестоящими людьми на служебной иерархической лестнице, личное поведение, организацию и технику личной работы.

Стиль работы руководителя превращается в объективный фактор, способствующий повышению или снижению результативности производственной деятельности. Стиль в значительной мере влияет на возглавляемый им коллектив и положение подчиненных.

Одним из самых эффективных способов влияния является убеждение – эффективная передача своей точки зрения. Способность влиять путем убеждения зависит от ряда факторов. Поэтому руководитель должен заслужить доверие. Его аргументы должны учитывать интеллектуальный уровень слушателя: они не должны быть слишком сложными, но и не должны быть упрощенными. Цель, которую ставит перед собой руководитель, не должна противоречить системе ценностей его слушателей.

Влияние через участие идет дальше, чем убеждение в признании власти и способностей исполнителя. В таком случае руководитель не делает никаких усилий, чтобы навязать исполнителю свою волю или мнение. Руководитель просто направляет его усилия и способствует свободному обмену информацией. Влияние будет иметь успех потому, что люди, вдохновленные потребностями высокого уровня, работают усерднее всего на ту цель, которая будет сформулирована с их участием.

Руководитель должен поощрять активность своих подчиненных, однако, когда методы убеждения не дают эффекта, нельзя отказываться от методов принуждения.

Хорошего руководителя отличают: гибкость мышления, позволяющего ему выбирать стиль руководства, отвечающий требованиям момента; честность по отношению к подчиненным; умение ориентироваться в обстановке; стремление повышать эффективность своей организации; способность принимать ответственность за последствия коллективных решений, принимать решения единолично, если того потребуют обстоятельства.

Выводы и предложения

На основании проведенных исследований при выполнении данной курсовой работы были сделаны следующие выводы:

1.                 Сельскохозяйственный производственный кооператив им. «Никольского» имеет цеховую организационную структуру и линейную структуру управления. Благодаря расположению хозяйство обособлено, что исключает текучесть кадрового состава. Острой потребности в специалистах нет, все они имеют необходимую квалификацию. Однако на обучение по поводу повышения квалификации идут крайне неохотно, что в быстро изменяющихся условиях хозяйствования вредно.

2.                 Наблюдается недостаточность изучения внешней и внутренней среды предприятия, нет конкретной цели и стратегии по повышению эффективности производства и управления. Плохо проводится анализ производственно-хозяйственной деятельности. Чаще всего он сводится к составлению отчетов за определенный период. Планирование носит формальный характер для видимости, в результате плановые и отчетные показатели просто не сопоставляются. Не учитываются тенденции развития предприятия за последние годы.

3.                 Слабо развита автоматизация управленческого труда, что усложняет оперативное управление, затрудняет доступ к полноценной информации. Не позволяет использовать достижения науки в области моделирования, с помощью которого можно построить оптимальную структуру производства и управления для достижения наибольшей эффективности.

На основании всего вышеизложенного можно предложить:

1.                 Провести управленческий анализ внутренних и слабых сторон предприятия, включающий финансовый анализ предприятия, который позволит оценить: имущественное состояние предприятия; степень риска; достаточность капитала для текущей деятельности и долгосрочных инвестиций; потребность в дополнительных источниках финансирования; способность к наращиванию капитала; рациональность привлечения заемных средств; обоснованность политики распределения и использования доходов.

2.                 На основе анализа разработать стратегию и цели предприятия. Использовать все силы для реализации стратегии.

3.                 Необходимо применить экономические методы управления производством, т.е. внедрить хозяйственный расчет, и на основе этого совершенствовать внутрихозяйственные отношения. Развивать самостоятельность подразделений. Привлекать трудовые коллективы для разработки заданий подразделениям.

4.                 Необходимо автоматизировать управленческий труд, усилить диспетчерскую службу, что позволит увеличить эффективность оперативного управления, а значит и эффективность производства в целом.

5.                 Необходимо пройти курсы по организации документооборота на предприятии, приобрести государственные стандарты по оформлению документов, провести учебу на предприятии, контролировать соблюдение требований к делопроизводству.

6.                 Руководителям всех рангов необходимо совершенствовать стиль руководства, использовать методы убеждения и привлечения работников к принятию решений, стимулировать активность подчиненных, не бояться ответственности за принятые решения, повышать квалификационный уровень.

7.                 Применение вычислительной техники (компьютеров) даст возможность использовать экономико-математические методы, позволяющие составлять модели, а на основании моделей добиваться построения оптимальной организационной структуры и структуры управления предприятия.

Все это поможет хозяйству повысить эффективность производства и управления, выйти из кризиса и в конечном итоге работать рентабельно.

Библиографический список

1.      Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.:Гардарики,2002

2.      Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент. Москва: Экономист 2003-528с

3.      Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учебное пособие для студентов учреждений сред. Проф. Образования.-М.:Мастерство, 2002.

4.      Королев Ю.Б. Менеджмент в АПК. Москва: Колос. 2003-303с.

5.      Любушина Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия. Москва. Юнити. 2002-471 с.

6.      Пиличев Н.А. Управление АПК.-М:Колос,2000

7.      Тебекин А.В. Касаев Б.С. Менеджмент организации. Москва: КНОРУС.2007-416с.

8.      Управление АПК: Учебное пособие/Серия «Экономики упраления» Под ред. В.В. Кузнецова-Москва:ИКЦ «Март», Ростов н/Д: Издат. Центр «МарТ»,2003

9.      Фатхудинов Р.А. Инновационный менеджмент. Учебник, 2-е изд., М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2000

10. Щербина А.В. Финансы организации. Ростов на Дону. «Феникс». 2005-506с.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8