Автоматизация по направлениям
Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.
Этапы внедрения СЭД Мотив
Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:
· Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;
· Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.
· Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.
· Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.
Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.
Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»
№ п/п
Перечень работ
Срок выполнения
Отчетность
1
2
3
4
Продолжение табл. 3.7
Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ»
В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив
Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней
Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов
В течение недели с момента издания приказа по организации
Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач
Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив».
· Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем.
· Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем.
· Проведение приемо-сдаточных испытаний.
Согласно договора
Программа приемо-сдаточных испытаний
Акт о приемке программного обеспечения
Акт выполненных работ
Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота.
Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы
5
Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение
В течение двух недель после подписания договора
Сертификаты пользователей системы Мотив
Внедрение модулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести в следующем порядке:
ü Обращения граждан
ü Делопроизводство
ü Входящая документация
ü Регистрация заявлений на улучшение жилищных условий
ü Исходящая документация
ü Контроль за исполнением документов
ü Учет и контроль проектов законов, постановлений и распоряжений
Таким образом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборота дает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.
ГЛАВА 4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.
Количественные показатели могут быть следующими:
— оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);
— повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);
— сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;
— сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.
Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:
— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;
— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;
— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;
— защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;
— формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.
Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:
· предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;
· проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);
· централизованное планирование конференций;
· запись конференций.
Область систем совместной работы над документами включает:
· проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;
· проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);
· проведение презентаций для клиентов.
Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.
Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.
В результате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:
· время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам сократится в 4 раза;
· в 2,5 раза сократится время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;
· сроки формирования отчетности сократятся более чем в 5 раз;
· общие управленческие издержки сократятся на 12,5%.
Эти предположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в других организациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.
Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.
Годовой экономический эффект определяется по формуле:
Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B , (4.1)
где Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;
Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;
Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;
B - число единиц ПП, внедрённого в текущем году, равно 1.
Эг= Тб*Кб-Тв*Кв (4.2)
Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:
Ток = ( Кв - Кб ) / Эг , (4.3)
При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16