Любой работник организации может обратиться лично к руководителю любого уровня с жалобами и предложениями, в том числе и к руководителю организации в письменном виде с указанием адресата, документ регистрируется через секретариат и рассылается указанному исполнителю. Это делается с целью улучшению микроклимата в организации, пресечению конфликтов, а также информированности руководителя. У работника, в случае кажущейся ему несправедливости должна быть возможность обратиться за разъяснениями, не опасаясь при этом возможных преследований со стороны тех, против кого направлена жалоба.
Работники производственного участка информируют своих руководителей об условиях работы, о неисправностях и неполадках, влияющих на планомерный ход производственного процесса и требующие принятия решения на вышестоящем уровне или затрагивающие сферу полномочий начальника.
Для успешной работы нашей организации необходимо взаимодействие между различными подразделениями, которые не находятся в подчинении друг у друга и тем не менее, которые могут оказывать влияние на производственные процессы вцелом. Одно подразделение информируется непосредственно другим по тем вопросам, знание которых необходимо ему для выполнения своих задач. Горизонтальное информирование осуществляется не официально – через соответствующих начальников, а напрямую – от подразделения к подразделению (путь движения). При этом не имеет значения, подчинены ли эти подразделения одному или разным начальникам. В результате быстрой и обширной горизонтальной информации сотрудники получают возможность получать сведения о результатах работы, позволяющие решить определенные проблемы на своем участке, минуя подготовительную работу. Проблема, стоящая в нашей организации заключалась в том, как сделать коллегиальное сотрудничество эффективным; если есть возможность – решать возникающие проблемы на местах, а не с помощью центрального аппарата управления. Для этого были проведены тренинги, имитирующие различные производственные проблемы и поиски их решения, заключающиеся во взаимодействии между подразделениями. На основе описания рабочих мест, производственных планов, директив и указаний в нашей организации руководством был составлен перечень типовых ситуаций, на основе которых должно осуществляться взаимодействие. Приведем наиболее типичные примеры горизонтального информирования: 1) об имеющихся ресурсах и запасах; 2) о технике, в том числе и временно свободной; 3) о состоянии рабочей силы (количестве, квалификации); 4) передача опыта, консультирование в работе. Руководитель организации регулярно интересуется и оценивает уровень горизонтального взаимодействия, особенно между подразделениями, территориально удаленных друг от друга.
Также в нашей организации важное значение придается организации взаимодействия штабных и линейных подразделений, как в центральном аппарате, так и на местах. Центральной задачей штаба является консультирование и информирование. Его деятельность направлена на подготовку решений, а не на принятие их. Штабы несут такую же ответственность, как и линия. Особенность этой ответственности вытекает из особого положения штаба. В то время как линия отвечает за свои решения, штаб несет ответственность за консультирование и информирование. Однако правом того, кто принимает решения, остается выбор, принять ли решение в соответствии с данной консультацией или же избрать другое решение. Штаб не имеет права давать указания линии и другим подразделениям. В его функцию входят информирование и консультирование, а также убеждение на основании имеющихся знаний и с помощью аргументов. С другой стороны другие подразделения также не могут давать указания штабу, за исключением прямого начальника, которому подчинен штаб.
Линия информирует штабы обо всех фактах, знание которых может иметь большое значение для осуществления консультационной деятельности. При этом линия ориентируется на задачи, поставленные перед штабом. На основе полученной информации штабы исполняют свои обязанности по консультированию линейных подразделений. Штаб информирует линию обо всем, что может представлять для нее интерес. В свою очередь каждое подразделение предприятия обязано предоставлять штабным подразделениям необходимую им для выполнения своих задач информацию, также напрямую, а не служебным путем. Штаб осуществляет консультирование без соответствующего запроса, если это консультирование может принести пользу другому подразделению. Для поддержания доверительного сотрудничества как между штабами и линией, так и между различными подразделениями является проведение совещаний с сотрудниками, в которых одновременно принимают участие сотрудники как линейных, так и штабных подразделений.
Для решения важных задач, требующих интеграции специалистов разного уровня управления или разных подразделений в нашей организации формируются целевые команды на временной основе. Основная причина их создания – это проблемы или вопросы, носящие общеорганизационный характер или касающиеся работы крупного производственного проекта, и которые нельзя решить в одиночку. Работа командой представляет единство таких элементов, как самостоятельное мышление и действия каждого в отдельности, их включение в общую командную работу ради решения поставленной задачи. Если объединяются коллеги одного уровня или участка для совместной работы над решением задачи, касающейся сферы деятельности, то они работают специально созданной командой. В большинстве случаев они существует короткое время, иногда достаточно одной встречи. Такое создание команды считается нормальным производственным процессом. Оно происходит без нарушения производственной деятельности и не требует проведения организационных мероприятий. Подобная команда не нуждается ни в разрешении руководства предприятия, ни в прямом начальнике. В остальных случаях решение о формировании команд принимает высшее руководство, которое информирует во время совещаний или планерок руководителей различных подразделений о назревшей проблеме и необходимости ее решения. Определяется состав участников команды и решает, должна ли работа в команде быть для них основной или служить только формой совместительства, при этом высшее руководство может не входить в их состав, ограничиваясь контрольной функцией принятых решений. Если работа в команде важнее, то решается вопрос, как быть с текущей работой: перепоручить ли на время другому лицу, свести к минимуму или же прекратить ее на определенный срок вообще?
Основной критерий выбора участников – их компетенция в данном вопросе. Главное отличие от производственных совещаний – это участие работников, находящихся на различных уровнях организации, наряду с руководителями, это – специалисты и рабочие. Положение, которое занимает лицо на предприятии, его должность не имеют значения для работы в команде. Каждый член команды имеет одинаковые права и обязанности, вытекающие из сущности работы командой. Команда является, таким образом, особым случаем делегирования ответственности. Если в традиционной структуре задача и относящиеся к ней полномочия возлагаются на одно лицо, которое и должно решить эту задачу, то при работе командой задание дается группе. Перед началом работы определяется:
1) будет руководитель или нет, если будет, то каким образом он будет назначен и кем;
2) каким образом будет приниматься решение или резолюция по проблеме – тайным голосованием или открытым, всеобщим или избранными экспертами;
3) сроки работы;
4) распределение работы;
5) являются ли задачи линейными или штабными. Если они являются штабными, то команда будет выполнять консультационные или информационные функции. Если команда будет иметь линейные функции, то ей будут даны полномочия по принятию решений. Эта форма выбирается тогда, когда приходят к убеждению, что команда располагает лучшим предпосылками для принятия решения, чем любое другое подразделение.
Особенность работы в команде состоит в том, что задание дается не отдельному лицу, а группе, поэтому команда, как единое целое, несет ответственность за все действия. При этом если речь идет о команде, на которую возложены задачи по консультированию, то это ответственность за консультирование, а если команда обладает правом принятия решения, то ответственность за принятое решение. Каждый отдельный член команды несет ответственность только перед командой как единым целым, а не перед руководителем команды и наоборот. Каждый в отдельности несет свою долю в общей ответственности команды. Во время работы каждый член команды имеет право на то, чтобы свободно высказывать свое мнение, не боясь того, что это станет известным третьим лицам или использовано каким-то образом во вред ему, может получать информацию от остальных членов команды. Если команда большинством голосов принимает решение, которое отдельные члены команды считают недопустимой ошибкой, за которую они не хотят отвечать, то они должны четко заявить об этом команде. В этом случае информируется начальник команды, который принимает решение о возможном исключении из состава команды соответствующего лица или о новом составе команды. Принятие решения осуществляется путем голосования и тем самым оно принципиально отличается от совещания с сотрудниками, когда начальник после консультации с подчиненными принимает решение. В зависимости от целей при определении результатов речь может идти о следующем:
- Фиксирование отдельных аргументов, говорящих за и против запланированного мероприятия, в целях их дальнейшего доведения до высшего руководства.
- Составление рекомендации для представления на более высокий уровень управления.
- Определение мероприятия, которое должно выполняться непосредственно всеми участниками команды. Собравшаяся за круглым столом комиссия обладает полномочиями по принятию решения. Решение принимается в процессе совместной работы, а не подготавливается заранее и может выполняться непосредственно после его принятия (при информировании и согласовании с руководством).
Информирование осуществляется, как правило, путем передачи протокола результатов. Наряду с обычными формальностями, такими как, место, время и имена участников совещания, протокол содержит также важнейшие аргументы и контраргументы, положенные в основу решения. При этом фамилии тех, кто их приводил, не фиксируются. Но если один из участников выражает желание занести в протокол свое особое мнение, это осуществляется с указанием его фамилии. Протокол не может быть передан до тех пор, пока все участники беседы не ознакомились с ним, и не утвердили его содержание. Только после согласования протокол передается начальнику и другим заинтересованным подразделениям. Специально созданная команда распускается, как только она выполнит поставленные задачи.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
