5. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
5.1 Система автоматизации делопроизводства и документооборота
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирования);
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
- организационная;
- распорядительная;
- информационно-справочная;
- по личному составу;
- плановая.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
в области обработки документов:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.
В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:
Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции документов:
- сканирование документов;
- запись на сервер;
- классификация документов;
- передача изображений на рабочую станцию;
- поиск изображений по отдельным элементам;
- рассылка и печать.
Система оптического распознавания символов - для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
- сканирование;
- распознавание текста;
- форматирование в текстовый файл.
Система управления документами (DMS) - для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
- индексирование документов полнотекстовый поиск по ключевым словам;
- организация доступа к документу независимо от места его хранения;
- защита данных;
- организация выдачи и возврата документа;
- рассылка документа.
Система автоматизации коллективной работы над документами - для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
5.2 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры любых моделей;
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
- устройства передачи данных и линий связи;
- оргтехника и устройства автоматического съема информации;
- эксплуатационные материалы и др.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
- построить распределенные хранилища информации (базы данных);
- расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
- повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
- создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту.
5.3 Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.
Существует несколько сотен редакторов текстов - от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В России наиболее распространены Microsoft Word (версии для DOS и Windows).
Основные функции текстовых процессоров:
- ввод и форматирование текста;
- хранение и воспроизведение;
- разметка;
- редактирование;
- верстка;
- печать;
- орфография.
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы.
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
5.4 Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации
Основные отличия ГВС и ЛВС:
ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).
ГВС - общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС - специальные каналы связи.
INTERNET - новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное количествово информации на разнообразную тематику.
Имеется два типа доступа в INTERNET:
1. Режим Shell.
К интерфейсу подключается только ПК провайдера.
Основные черты:
- пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell);
- к Internet подключен только ПК провайдера.
2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol):
- ПК пользователя становится частью Internet;
- провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet.
Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Майл, Гугл.
Заключение
Эффективность управления во многом обусловливается тем, насколько успешно осуществляется мотивирование. Функционирование механизма мотивации, его разработка преимущественно зависит от работников аппарата управления, от их квалификации, деловых качеств и других качественных характеристик.
При всем разнообразии форм и методов повышения мотивации персонала проблема выбора оптимальной системы вознаграждения не теряет своей актуальности. При всей уникальности каждой организации существуют некоторые закономерности, учет которых в практике построения систем вознаграждений помогает обеспечить наибольшую отдачу. В Управлении социальной защиты населения работники должны действовать как единый механизм, как одна семья, ведь целью и задачами Управления являются понимание и оказание социальной помощи нуждающемуся населению города, а без взаимопонимания в коллективе трудно достичь высоких результатов в профессиональной деятельности. Эффективного управления подчиненными невозможно добиться без осознания, в полной мере тех мотивов, которые представляют движущую силу, стимулирующую подчиненных к выполнению своих профессиональных обязанностей. В экономическом аспекте трудовая мотивация должна обеспечить достойный уровень оплаты труда.
Анализ системы мотивации трудовой деятельности работников Управления социальной защиты населения показал, что в качестве механизма усиления мотивации и стимулирования высокоэффективного труда выступает в первую очередь система оплаты труда. Важным мотивационным фактором являются стабильность и уровень выплачиваемой заработной платы. Анализ средней заработной платы по категориям работников показал рост заработной платы по всем категориям работников.
Регулирование заработной платы осуществляется с учетом различных факторов и условий. Такое регулирование производится за счет доплат, надбавок и премий, устанавливаемых в дополнительных соглашениях и в коллективных договорах. Размеры доплат и надбавок определяются как самостоятельно, так и решением комиссии при администрации города на основе документов, разрешающих доплаты, предусмотренных действующим законодательством, а порядок выплаты премий указывается в положениях о премировании. Кроме того, осуществляется награждение работников Почетными грамотами разной степени важности.
Деньги хотя и являются важнейшим стимулом, это лишь один из методов воздействия на мотивацию работников. Одним из существенных стимулов закрепления кадров в Управлении, является выплата вознаграждения за выслугу лет, а также доплата к основной пенсии за выслугу лет на муниципальной службе. Основная задача премирования заключается в повышении мотивации труда у работников. Премии выплачиваются ежемесячно и по итогам работы за определенный период времени.
Комплексный подход к управлению мотивацией персонала предполагает использование максимально широкого набора средств воздействия на мотивацию персонала. Ключевую роль в деле управления трудовой мотивации персонала призван играть руководящий состав организации. Существующий механизм материального стимулирования требует коренного улучшения.
По итогам анализа трудовой мотивации работников Управления, выявленных достоинств и недостатков в оплате труда, предлагается стимулировать вклад каждого рабочего в повышение результативности работы.
Список литературы
1. Закон Кемеровской области от 27.07.2001 № 78-ОЗ «О денежном содержании лиц, занимающих муниципальные должности муниципальной службы Кемеровской области, и лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления Кемеровской области».
2. Закон Кемеровской области от 30.06.2007 № 103-ОЗ «О некоторых вопросах прохождения муниципальной службы».
3. Распоряжение администрации города «О формировании кадрового резерва».
4. Варданян, И.С. Исследование системы управления мотивацией персонала./ И.С.Варданян //Управление персоналом. -2005. -№15. - С.58-63.
5. Веснин, Р.В. Менеджмент./ Р.В. Веснин - М.: Дело, 2003. - 586с.
6. Виханский, О.С. Менеджмент./ О.С. Виханский, А.И. Наумов - М.: Высшая школа, 2002.- 582с.
7. Владимирова, Л.П. Экономика труда./ Л.П. Владимирова–М.: «Дашков и К», 2002. – 300с.
8. Герчиков, В.И. Мотивация и стимулирование труда в современных условиях / В.И. Герчиков // ЭКО. –1996. -№6. - С.103-112.
9. Герасимов, Б.Н. Менеджмент персонала./ Б.Н.Герасимов, В.Г.Чумак, Н.Г.Яковлева. -Ростов н/Д: Феникс, 2003. - 448с.
10. Голодец, О. Социальный отчет – важный инструмент укрепления репутации компании, ее позиционирования в глобальном деловом пространстве./ О. Голодец. //Человек и труд.-2005.-№6.- С.11-14.
11. Гордиенко, Ю.Ф. Управление персоналом./ Ю.Ф. Гордиенко Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 352с.
12. Данилов, С.М. Совершенствование оплаты труда./ С.М.Данилов, В.А.Степанец, В.Ю. Яныгин // Экономика железных дорог. 2002. -№10.- С.67-77.
13. Иванов, Ю.В. Соционика и мотивация труда./ Ю.В. Иванов //Управление персоналом.-2003.-№6.- С17-19
14. Кардашов, В. Мотивация персонала: теория и практика./ В. Кардашов //Человек и труд.–2002.- №10.- С80-83.
15. Комарова, Н. Мотивация труда и повышение эффективности работы./ Н. Комарова // Человек и труд.– 1997. - №10. - С.90-92.
16.Лукашенков, А.М. Оценка трудового вклада работника и оплата трудая./ А.М. Лукашенков // Экономика железных дорог.- 2004. -№1.- С79-90.
17. Магура, М.И. Мотивация труда персонала и эффективность управления./ М.И. Магура.//Управление персоналом.-2003.-№6.- С.22-25.
18. Махорт, Н.Трудовая мотивация./ Н.//Махорт Управление персоналом. - 2002. - №7.- С.35.
19. Махмутов Б.Стимулирование персонала на базе системы сбалансированных показателей./ Б.Махмутов// Человек и труд.-2004.-№4.-С.68-70.
20. Миляева, Л. Проблемы мотивации труда./ Л. Миляева, С. Пьянков //Человек и труд.-2003,-№10.-с.58-61.
21. Мескон, М.Х. Основы менеджмента./ М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоури - М.: Дело, 2003.-708с.
22.Огнев, А.С. Мотивация как инструмент управления персоналом./ А.С. Огнев //Управление персоналом.- 2003.-№6.- С.20-26.
23. Озерникова, Т. Повышение мотивационной функции системы вознаграждений./ Т. Озерникова //Человек и труд.-2003.-№9.- С.40-44.
24. Паршина, В.С. Мотивация как элемент управления персоналом./ В.С. Паршина // -2003. -№12.-С. 54-60.
25. Ревенков, А. Мотивация трудовой деятельности./ А.Ревенков //Экономист.-2005.-№7.-С.68-74.
26. Савина. И. От мотивации к партнерству – идеология 21 века./ И.Савина. //Управление персоналом.-2003.-№6.-С.26-28.
27. Сардарян, А. Мотивационная функция социального пакета: Чем заинтересовать работника 21 века?/ А. Сардарян. //Управление персоналом. -2008, -№8. - С.58-61.
28. Сивальнева Н. Корпоративная социальная политика как инструмент развития экономических процессов./ Н. Сивальнева. //Управление персоналом. -2007. -№9.- С.56-63.
29. Удальцова М. В.Социология управления: - М.:ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ,1998.-144с. (71-75)
30. Цветкова, Г. Кризис трудовой мотивации и его последствия./ Г. Цветкова //Экономист.-2000.-№4.-С.51-56.
31. Экономика труда /Под ред. Винокурова М.А., Горелова Н.А. – СПб.: Питер, 2004. - 656с.
32. «Безопасность жизнедеятельности», серия «Высшее образование» Т.А. Хван, П. А. Хван, 2004, - 416с.
33. «Обеспечение безопасности жизнедеятельности», серия «Высшая школа» В.Ю. Микрюков, 2004, -333с. 33. Менеджмент К.Л. Борзов 2003.
34. Менеджмент: Конспект лекций. Информационные системы в экономике /Под ред. В.Д. Камаева 2006.
35. Информационное обеспечение в управлении предприятием. /Под ред. А.С. Буханцева 2007.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
