Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно - 3;
Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях - 1;
7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?
А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса - 4;
Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое" - 2;
В. Погружаюсь в "небытие" - 0;
Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание" - 1;
8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?
А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его - 1;
Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени - 6;
9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?
А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.) - 4;
Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени - 2;
В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь - 0;
Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что - 1;
10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?
А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку - 6;
Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком - 1;
В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня - 0;
Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения - 0;
11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?
А. Прихожу раньше на 5-7 минут - 5;
Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания - 2;
В. Как правило, опаздываю - 0;
Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя - 0;
Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать - 0;
12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?
А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя - 3;
Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания - 0;
В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок - 4;
Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается - 0;
13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?
А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное - 3;
Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное - 1;
В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний - 1;
Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало - 2.
Список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели – 2 человека.
2. Отсутствие приоритета в делах – 3 человека.
3. Попытка слишком много сделать за один раз – 2 человека .
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения – 1 человек.
5. Плохое планирование трудового дня – 0 .
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол – 0.
7. Чрезмерное чтение – 1 человек.
8. Скверная система досье – 0.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) - 0.
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.
11.Недостатки кооперации или разделения труда – 1 человек.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки – 2 человека.
13.Незапланированные посетители – 2 человека.
14.Неспособность сказать "нет" – 3 человека.
15.Неполная, запоздалая информация – 2 человека.
16.Отсутствие самодисциплины - 0.
17.Неумение довести дело до конца - 0.
18.Отвлечение (шум) - 0.
19.Затяжные совещания – 1 человек.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям – 1 человек.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.
22.Болтовня на частные темы - 0.
23.Излишняя коммуникабельность – 2 человека.
24.Чрезмерность деловых записей - 0.
25.Синдром "откладывания" –3 человека.
26.Желание знать все факты – 2 человека.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.
28.Спешка, нетерпение - 0 .
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел – 1 человек.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской – 0;
б) женский – 7.
2. Возраст:
а) до 25 лет - 0;
б) 25 – 29 лет - 1;
в) 30 – 35 лет - 1;
г) 36 – 40 лет - 2;
д) 40 – 50 лет - 2;
е) 51 и старше - 1.
3. Занимая должность в организации – начальник отдела – 3;
– специалист отдела – 3;
– руководитель подразделения – 1.
Приложение Г
Таблица 1. Матрица управления временем
Дела
Срочные
Несрочные
Важные
1
2
Критические ситуации
Неотложные проблемы
Проекты с "горящим сроком" исполнения
Профилактические действия
Поддержание ресурсов и средств
Создание связей
Поиск новых возможностей
Планирование
Восстановление сил
Неважные
3
4
Отвлечения, некоторые телефонные звонки
Корреспонденция, какие-то сообщения
Некоторые заседания
Предстоящие неотложные дела
Распространенные виды деятельности
Мелочи, отнимающие время
Корреспонденция
Звонки
Пустая потеря времени
Праздное времяпровождение
Таблица 2. Последствия деятельности руководителя
Стресс
Видение перспективы
Самосожжение
Баланс сил
Управление в условиях кризиса
Постоянный пожар и "вечный бой"
Дисциплинированность
Контроль
Малое количество кризисных ситуаций
Концентрация на краткосрочном
Репутация хамелеона
Представление о бессмысленности целей и планов
Ощущение себя жертвой, не владеющей собой
Слабые или разорванные отношения
Полная безответственность
Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств
Увольнение с работы
Таблица 3 - Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации деятельности Совета в течение 7 дней
№
Вид деятельности, занятий
Интервал времени (от - до)
Продолжительность (мин.)
осуществление руководства и организации деятельности отдела
весь период
-
организация разработки планов работы Совета
осуществление работы по подготовке и проведению сессий Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований, депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности
с 9до 9.30, с 14.00 до 16.00
от 1 до 2 часов
участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам
от 4 до 6 часов в день
5
координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации принятых решений, заключений, рекомендаций
6
запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций материалов, необходимые для подготовки вопросов,
от 30 до 45 минут
вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях
7
оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и сессий
8
осуществление организационно-технического обеспечения сессий Совета и заседаний постоянных комиссий
до 20 минут
9
оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета, заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона
с 10.00 до 11.30
до 1,5 ч.
10
рассылка исходящей документации с помощью факса
с 14.00 до 14.30
до 30 минут
11
совещания, собрания
с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30
от 1 до 1,5 часов
12
работе со штатными службами
от 30 до 40 минут
13
прием посетителей
от 10 до 20 минут
14
время на перерыв и отдых
с 9.50 до 10.05, с15.30 до 15.40
от 5 до 15 минут
Таблица 4 – Листок наблюдения "дневных помех"
Помехи. Интервал времени (от - до)
Телефонный разговор или посетитель
Кто?
чаепитие 2 раза в день
от 5 до 15
с коллегами и подчиненными
чтение периодики
до 30
пользование Интернетом в личных целях
от 20 до 40
разговор по телефону несколько раз в день
от 10 до 15
телефонный разговор
с семьей
время привезти себя в порядок перед зеркалом
от 5 до 10
разговоры на свои личные темы
до 5
посещение городских мероприятий в рабочее время (например, посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы)
до 3 часов
незапланированные посетители
посетитель
В итоге:
более 125 минут = 2 часа 5 минут
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12