11.   Умение адаптироваться – быстро могла переключиться с одного вида работы на другой, например, после регистрации документов быстро переключалась на работу с компьютером.

12.   Доброжелательность – в общении с посетителями и сотрудниками я всегда готова прийти на помощь и стараюсь сделать все возможное, чтобы помочь человеку.

9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе

Совершенно очевидно, что приятная внешность – также является профессионально важным качеством для секретаря. Первый, кого видит любой посетитель – это секретарь, и первое впечатление о предприятии складывается после встречи с секретарем. Поэтому у секретаря должна быть хорошая осанка, аккуратная прическа, ухоженные руки, скромный макияж. О человеке, неряшливо одетом или причесанном, как правило, складывается впечатление, что он также проявляет себя в работе.

Одежда. В моей организации особых требований к одежде не предъявляют, но для того, чтобы стать профессиональным секретарем, я и в одежде стараюсь придерживаться делового стиля. В мой гардероб входит: деловой костюм, белая блузка, туфли на каблуке, иногда одеваю джинсы. В одежде ярких цветов не имею, все цвета гармонично сочетаются друг с другом.

Макияж. Макияж делаю неяркий, наношу неброские тени, слегка крашу ресницы тушью, для губ использую блеск.

Прическа. Волосы укладываю так, чтобы они не мешали мне работать, прическа всегда аккуратная.

Также своевременно делаю маникюр, потому что ухоженные ногти непременный атрибут секретаря.

Духи – почти незаметные.

9.3 Деловой контанкт секретаря и руководителя

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение секретарь-руководитель.

Мое взаимоотношение с руководителем проявляется в следующем:

1.        Так как я являюсь первым помощником своего руководителя, то выполняю работу в его стиле.

2.        Помогаю ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

3.        Фильтрую потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей, освобождая руководителя от выполнения вспомогательных технических функций, тем самым способствуя оперативному решению дел.

4.        Если руководитель уходит по делам, то всегда спрашиваю его, куда он уходит и когда вернется.

5.        Печатаю по указанию руководителя различные документы и материалы.

6.        Устанавливаю связи руководителя с сотрудниками учреждения.

7.        Подбираю соответствующие документы руководителю для проведения совещания, однако на совещании не присутствую.

9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников

Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умение производить благоприятное впечатление на работников организации.

Секретарь должен уметь очень хорошо общаться с самыми разными людьми – сотрудниками, клиентами, представителями сторонних организаций и т.д. Кроме того, он должен уметь быть гибким в общении, находить выход из сложных и неожиданных ситуаций, точно выполняя распоряжения руководства и исходя из интересов компании. Секретарь должен знать деловой этикет и постоянно соблюдать все правила делового общения.

Контакт с сотрудниками у меня проявляется в следующем:

1.        Стараюсь приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками.

2.        Зная режим и характер работы руководителя, могу в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п.

3.        При устройстве на работу сразу установила деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

4.        В некоторых случаях мне приходится выступать от имени руководителя. Стараюсь вежливо и четко давать нужные указания, контролирую их выполнение.

5. В данной организации с сотрудниками поддерживаю хорошие, доброжелательные отношения.

9.5 Роль личного обаяния

Секретарь – это первый представитель учреждения, предприятия или организации, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли он разговаривает с людьми, умеет ли дать деловой совет, какой порядок у него в приемной из всего этого складывает первое впечатление об учреждении.

Роль личного обаяния у секретаря может проявляться и в входе приема и распределения входящих телефонных звонков. По звонку невозможно определить, кто вам звонит – важный клиент или торговый агент, предлагающий купить офисную мебель. Независимо от этого, звонящий должен услышать приятный дружелюбный голос, чтобы он был очарован секретарем даже по телефону.

Если секретарь очень занят, а к нему приходит сотрудник и просит что-то напечатать, секретарь также должен проявить здесь свое обаяние. Суметь вежливо и тактично объяснить, что секретарь сейчас занят и следует подойти в другое время.

Обаяние проявляется у секретаря и во внимание к другим людям. Даже самое маленькое внимание, проявленное к другим, встретит ответную доброту и благодарность.

Для любого посетителя и сотрудника хорошо встретить такого секретаря, на которого можно положиться в трудных ситуациях, и с которым можно обменяться мнением по многим вопросам.

Естественно, надежным помощником руководителя может быть только человек аккуратный и организованный, умеющий ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях, характерах, проявлять твердость в определенных ситуациях. Каким бы ни был посетитель, со всеми секретарь должен быть учтив и вежлив без предпочтения.

Хороший секретарь – человек доброжелательный, приветливый, общительный, но не болтливый, обладающий чувством юмора. Шутка, остроумное слово ему помогают при всех обстоятельствах сохранять выдержку, быть спокойным и уравновешенным.

10. Выводы и предложения по ведению делопроизводства в данной организации

В целом прохождение практики во 2-ом отделе милиции мне понравилось, так как я получила все необходимые навыки в своей профессии, а именно: работала на компьютере, принимала посетителей, отвечала на телефонные звонки, регистрировала документы и т.д. Также хотела бы внести некоторые изменения в следующем:

1. Рабочее место секретаря и руководителя.

Рабочее место секретаря расположено в отдельном кабинете, как и положено. Но хотела бы, чтобы приемная секретаря была просторнее по площади, потому что зона для посетителей очень маленькая, да и рабочая зона секретаря, тоже небольшая.

2. Прием посетителей.

Во-первых для посетителей необходимо сделать определенные часы приема, так как этого в отделе нет, посетители приходят в любое время, а во-вторых для посетителей необходимо поставить более удобные стулья, и хотя бы маленький журнальный столик, чтобы в ожидании приема посетители смогли почитать газету или журнал, или выпить чашечку чая или кофе. От такого приема, я думаю, посетители останутся довольными.

3. Регламент работы секретаря и руководителя.

Так как в регламент работы секретаря и руководителя входит время обеденного перерыва, а во 2-ом отделе милиции время обеда секретаря и руководителя совпадает, то я хотела бы, чтобы у секретаря или руководителя было бы другое время обеда. Например:

-            у руководителя с 12 до 13 ч.

-            у секретаря с 13 до 14 ч.

4. Оформление ОРД и документов по личному составу.

Благодаря практики во 2-ом отделе милиции получила больше опыта в оформлении следующих документов: приказов, протоколов, актов, договоров, служебных писем, выписок из приказов, справок, докладных записок и личных документов.

Как только я пришла на практику во 2-ой отдел милиции, то начала все документы оформлять по ГОСТу Р 6.30-2003, так как там они оформлялись неправильно. Например: реквизит "Адресат" мог быть оформлен как от 11 см, так и от 12 см; инициалы в реквизите "Подпись" стояли после фамилии и т.д. И поэтому надеюсь, что после моего ухода документы будут оформляться правильно, по ГОСТу Р 6.30-2003.

5. Организация документооборота.

Организация документооборота заключалась у меня в обработке входящих, исходящих и внутренних документов, а также в регистрации документов. Особых затруднений у меня это не вызвало, так как я быстро обучаема, и сразу вникла в полученное задание. При контроле за исполнением документов ведется журнал контроля, и это очень удобно, так как сразу видишь какие документы исполнены, а какие нет. Хотела бы, чтобы на дверце шкафа была прикреплена номенклатура дел, так как этого нет. При формировании дел выполняются все правила: оформляется обложка дела и заверительная надпись. Дела при хранении дел хранятся аккуратно в шкафах, при передаче дела работнику заполняется лист-заместитель или карта-заместитель, поэтому никакое дело потеряться не может. При передаче документов на архивное хранение во 2-ом отделе милиции имеется "Акт на уничтожение документов и дел", "Форма описи постоянного и длительного сроков хранения" и "Форма внутренней описи документов дела".

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря.

На рабочем месте я хотела бы иметь ксерокс. Он находится в другом кабинете, и для меня это неудобно, так как отксерокопировать какой-то материал меня просят многие сотрудники, а оставлять приемную без секретаря нельзя, и поэтому некоторым сотрудникам приходиться отказывать, и просить их подойти в другой день. Кроме ксерокса, также необходим факс. Факс располагается в кабинете руководителя. Но, находясь, факс у секретаря, у руководителя было бы больше времени на другую работу.

7. Ведение кадровой службы секретарем.

Кроме оформления документов, приема посетителей и телефонных звонков, я также получила опыт в работе кадровой службы. Например: ознакомилась с ведением и заполнением трудовых книжек, научилась оформлять и правильно заполнять записи в трудовой книжке, ознакомилась с формой приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а также с формой книги учета движения трудовых книжке и вкладышей в них. Научилась оформлять пенсионные документы, узнала какие документы необходимы работнику для назначении пенсии. Ознакомилась с личными делами и личными карточками работников, а также с документами, которые входят в личное дело. Научилась оформлять журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных, а также журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации. При помощи стенографии я быстро стенографировала поручения руководства и телефонограммы. Также хотела бы, чтобы стенографию знал каждый работник, так как она очень полезна в работе, потому что за 1 минуты работник успевал бы записывать не 15 слов в минуту, а 60-65 слов.

9. Социально-психологическая компетентность секретаря.

С сотрудниками наладила дружелюбные отношения, со всеми разговаривала приветливо, с улыбкой. Все поручения выполняла быстро, аккуратно. Жалоб от сотрудников не получала. В коллективе пользовалась уважением. Внешне была всегда аккуратна. Руководитель относился ко мне, как к профессиональному работнику. Отсюда могу сделать вывод, что я секретарь-профессионал.

Список используемой литературы

1.            Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: 2000.

2.            Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: 2002.

3.            Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: 1998.

4.            Воробьев Н.И., Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьюторе. – М.: 1998.

5.            Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – М: 2003.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9