4.        В подписи инициалы стоят после фамилии.

5.        Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления копии

Анализ копии

В копии присутствуют следующие недочеты:

1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).

2. Адресат оформлен от 11 см.

3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1.          Прием документов.

2.          Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3.          Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4.          Передача документа исполнителю.

5.          Контроль за исполнением документа.

6.          Исполнение документа.

7.          Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1.          Составление исполнителям проекта документа.

2.          Передача документа секретарю.

3.          Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4.          Простановка номера на документе.

5.          Регистрация документа.

6.          Отправление документа адресату.

7.          Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы проходят следующие этапы:

1.          Составление проекта документа.

2.          Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3.          Передача документов на резолюцию руководителю.

4.          Регистрация документа.

5.          Проставление индекса на документе.

6.          Подшивка копии в дело.

7.          Передача исполнителю.

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

1.          Входящие – поступающие из других организаций.

2.          Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.

3.          Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.

Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.

Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.

Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации внутренних документов

5.3 Контроль за исполнением документов

Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.

Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.

4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.

Журнал контроля за исполнением документов

5.4 Номенклатура дел организации

Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.

В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.

Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9