· предстоящие сокращения производственных рабочих;
· новые меры по наказаниям за опоздание;
· изменение в структуре организации;
· грядущие перемещения и повышения;
· конфликты между руководителями на последнем совещании;
· кто кому назначает свидания после работы;
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Вертикальные коммуникации – это вид информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие вертикальные коммуникаций следующие:
· прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов;
· обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач;
· обсуждение проблем эффективности работы;
· достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
· совершенствование и развитие способностей у подчиненных;
· сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;
· оповещение подчиненных о грядущих изменениях;
· получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменении. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей. Существует пять основных целей коммуникации в организации, направленных сверху вниз:
· постановка конкретных задач по выполнению работы;
· обеспечение информации о принятых в данной организации процедурах и практике;
· обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работ;
· информирование подчиненных о качестве их работы;
· предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.
Нисходящие коммуникации осуществляется с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны) средств.
Самая большая проблема, по мнению Ф. Лютенса, заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существует следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:
· интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления.
· человек более открыт для сообщений, которые созвучны имеющимся у его представлениям, идеалам и ценностям;
· сообщения, которые противоречат ценностным установкам человека, вызывает у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике.
· поскольку человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;
· когда человек видит изменения в окружающей среде, они более открыты по отношению к поступающим сообщениям;
· на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.
Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Эти коммуникации, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.
Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты для исправления положения дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. [7]
К примеру, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что «обслуживание клиента - первая наша забота». В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот - вице-президента по банковским операциям.
Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:
· процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться с жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Данная процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет подачу жалоб. В настоящее время в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения жалоб;
· политика открытых дверей, т.е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы можно было поделить с ним своими соображениями;
· консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем не директивных конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации;
· партисипативные методы – принятия решений с участием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;
· использование приемов активного слушание – наиболее простого и эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развития навыков слушания значительно повышает эффективность восходящих коммуникаций.
В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:
1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности.
2) личная информация о мыслях, установках, деятельности.
В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных или интерактивных коммуникациях, которые возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению и обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку. Интерактивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Возможно, что психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или нижестоящим. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние. Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание проходящих между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
