Реформа державного апарату в першій чверті XVIII ст Привела до створення системи нових установ: Сенату, Синоду, колегій і місцевих канцелярій. У цих установах, під впливом подальшого суспільно-економічного розвитку і зміцнення держави. Вживання документування продовжує безперервно розширюватися.
У відмінності від попереднього періоду, коли діловодство в наказах грунтувалося на канцелярських традиціях, в державних установах петровського часу і всього XVIII ст Форми і вживання документування все рішучіше визначаються законодавством.
Реформи центрального і місцевого управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в роботі державного апарату безперервно підвищується. Бюрократія стає однією з основних опор самодержавства. Російський абсолютизм характеризує ".самовластіє чиновників і поліції і безправ'я народу".
Робота державної машини Російської імперії, що розрослася, вимагала впорядкування діловодства, розробки закінченої системи норм, регулюючих постановку документування в державних установах.
У 1699 р. Петро вводить, за пропозицією "прібильщика" Олексія Курбатова, гербовою папір. У 1700 р. Опубліковані укази про відміну столбцової форми діловодства і заміну стовпців – зошитами. У тому ж році іншим указом введена кріпосна форма здійснення актів. Цей обов'язок покладався на Ратушу і Велику московську митницю. За площадковими подьячимі було залишено писання чолобитних, а декілька пізніше був встановлений інститут "кріпаків подьячих", що представляли систему російського нотаріату.
Вказівки по питаннях документування зустрічаються в значному числі законодавчих актів, особливо присвячених реформі державного апарату. У знов створених установах – Сенаті і колегіях – розробляється цілий ряд спеціальних інструкцій по діловодству.
Але лише з виданням 28 лютого 1720 р. Генерального регламенту ("Генеральний регламент або статут, по якому державні колегії, також і все оних канцелярій, що належать до них, і контор служителі, не лише в зовнішніх і внутрішніх установах, але і у відправленні свого чину подданнейше поступати мають"), в державних установах в законодавчому порядку була оформлена система документування, що отримала назву колезького діловодства. Норми по веденню діловодства, вказані Генеральним регламентом, з деякими змінами, зберегли свою силу до Великої Жовтневої соціалістичної революції. Виявилася надзвичайна живучість канцелярських традицій і канонів, встановлених регламентом, нездатність царського бюрократичного апарату до реформ в області діловодства. Останнє поступово перетворилося на своєрідний обряд, жерцем якого було чиновництво, розподілене Табелью про ранги по рівнях ієрархічної бюрократичним сходам в суворому порядку.
У Генеральному регламенті дається закінчена система норм по документуванню внутрішньо діяльності колегій і їх листування з іншими установами. Даються і закінчені організаційні форми документування, яке покладене на спеціальний апарат – канцелярії.
Який же порядок діловодства передбачав Генеральний регламент в колегіях.
Петро зрадив велике значення дорадчому порядку розгляду і вирішення справ, вказуючи, що те, що "все краще влаштувало через ради буває". У Генеральному регламенті є спеціальна (Ii-ая) глава "Про перевагу колегій", в якій особливо підкреслюється, що колегії повинні працювати в суворій відповідності з указами пануючи і Сенату, причому царські "укази в Сенат і в колегії, також і з Сенату в колегії відправляти письмово, бо як в Сенаті, так і колегіях словесні укази ніколи відправленими бути не належать".
Регламент детально визначає склад колегії і обов'язку її членів президента, віце-президента, радників, асесорів, а також порядок її роботи, зокрема, порядок ведення засідань.
Детально визначений склад і порядок роботи канцелярій, в штаті яких були секретар, нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі (для письмових переведень), товмачі (для усних переведень) і вахмістр. Президент колегії мав особистого секретаря.
Робота в колегії була посадою присяги і всі чини колегії давали урочисту письмову або усну присягу служити "вірою і правдою" під страхом страшного царського суду.
Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. Над ним лежала відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до засідань, доповідь справ на колегії, зберігання друку. Секретар повинен був добре знати закони і в доповідях у справах робити обов'язкові заслання на відповідне законодавство.
При "вступі" документів до колегії секретар повинен був позначати на отриманому документі (у верхньому правому кутку) номер і дату його здобуття, що мало значення при визначенні черговості слухання справ.
Від того, як підготував секретар справу до слухання, на які статті закону послався, як зробив доповідь інколи залежало і вирішення справи колегією.
Обов'язки нотаріуса полягали в документуванні засідань колегії, складанні протоколів по певній формі. Зверху протоколу позначалася дата засідання, рік і число. Потім вказувалися присутні на засіданні члени, а далі наступний текст протоколу. До протоколу вносилися "виписки або вміст" як всіх отриманих указів, листів, реляцій, меморіалів і т. д.. так і "відпущених" в результаті вирішення колегії документів. Передбачалося ведення просторових і коротких протоколів залежно від важливості справ, право на внесення до протоколу особливих думок, обов'язковості підписання протоколів всім складом колегії.
У колегіях в першу чергу повинні були слухатися справи державні, а серед них "інтересниє" (тобто пов'язані з інтересами казни), і тільки тоді поділа "приватні" (приватні).
З особливою ретельністю в Генеральному регламенті були розроблені питання реєстрації документів "отриманих" і "відпущених". Основна мета обліку документів полягала в їх охороні. Одночасно реєстраційні журнали представляли і систему довідкового апарату як для- контролю виконання, так і для наведення довідок про отримані або відправлені документи. Відоме значення реєстрація документів мала і для їх систематизації, оскільки реєстрація певних груп документів (напр., указів пануючи і Сенату) вироблялася в спеціальних журналах, у зв'язку з чим ці документи групувалися особливо.
Реєстрація супроводжувала документи протягом всього процесу виробництва справ, і після того, як виробництво закінчувалося, справи враховувалися в архіві.
Окрім секретаря, зобов'язаного ставити на всіх листах, що "приходять, і доношеніях номери і на них числа, коли подані, приписувати", на особливий "чин реєстраторський" (колезького реєстратора) було покладено ведення реєстраційних журналів. Генеральним регламентом передбачалася, перш за все, загальна реєстрація всіх справ, що розглядаються в колегії. Для цієї мети колезький реєстратор вів "повсякденну записку" (журнал), в якому "за абеткою, числу і місяцю" записувався вміст всіх справ з вказівкою імен, в них згадуваних, а також куди і кому були направлені справи.
Повсякденна записка велася на підставі "концептів всього року", тобто указів або доношеній, що були кінцевим висновком розгляду справ. З концептів було видно як вміст справ, так і прийнятих по ним рішень.Таким виглядом Генеральний регламент передбачав систематичний запис всіх справ, розташованих, по-перше, за абеткою осіб, яких справи стосувалися, і, по-друге, в хронологічній послідовності. У кожній справі наголошувалося, в цілях контролю виконання, "кому і куди справа послана" на виконання". Все це робило повсякденну записку (пізніше загальний журнал) основним довідковим посібником при наведенні довідок про всі справи. розглянутих в колегії, і для контролю за їх виконання.
Цілям контролю виконання служили два "розписи", які вів нотаріус. До однієї з них вносилися всі справи, що підлягають розгляду і виконання колегією, і перш за все укази пануючи і Сенату. У цьому розписі, що знаходився під час засідань на столі перед президентом (звідси вона отримала назву "Настільного реєстру"), перераховувалися справи, намічені до слухання, визначалася послідовність їх розгляду, наголошувалися справи ще не розглянуті ("не вершенниє"), а також поділа вершенниє, але не виконані. Інший розпис вівся на виконаних справах. Секретар у свою чергу відзначав в останньому розписі, кому з чиновників канцелярії справа передавалася після вирішення колегії. Копія настільного реєстру вивішувалася для загального зведення.
Для обліку "вхідних" документів в колегії велися чотири книги, що отримали назву "реєстратури". Дві з них ("А" і "В") служили для реєстрації "витікаючих" документів, дві що інших ("С" і "О") "входять".
У книгу "А", по вказівці реєстратора, копіїстам вносився повністю текст листів, реляцій, доповідей, посланих з колегії на ім'я царя і Сенату, з вказівкою "всіх чинів", що підписали документ. Запис в книзі вівся в хронологічній послідовності відправлення документів; коротко позначалася назва справи, що пов'язувало цю книгу реєстратури з повсякденною запискою.
Інша книга реєстрації витікаючих документів "В", використовувалася для обліку відправлених справ, а також "інструкцій, дипломів, патентів", посланих з колегії всім іншим установам -і особам. Вона велася аналогічно книзі "А". Декілька інший характер носили книги "С" і "О".
Книга "С" була, по-перше, всіма указами і справами, отриманими протягом року від царя і Сенату, розташованими в хронологічній послідовності і, по-друге, реєстр до них. Все це перепліталося разом і набувало форми книги.
До складу книги "О" входили отримані колегією "від інших колегій, губерній, від інших служителів і підданих", "оригінальні листи, відомості, меморіали, вимоги, вісті". Ці документи розташовувалися по провінціях і в хронологічній послідовності, до них складався реєстр і потім ці матеріали, зібрані разом за рік, перепліталися і виходила книга "О". У реєстрі справи реєструвалися в хронологічній послідовності з вказівкою "колегій і провінцій, звідки справи були прислані", завдяки чому необхідну довідку про справу можна було отримати і по книзі "Б" і в повсякденній записці. Ця остання, таким чином, представляла своєрідний показник до "реєстратури".
Перерахованими видами реєстрації справа не обмежувалася. Всі закінчені виробництвом документи ("листи") повинен був збирати актуаріус, ведучи їм особливий реєстр. При видачі справи з архіву в тимчасове користування актуаріус повинен був брати "квітанцную" (розписку), яка знищувалася при поверненні справи, про що робилася відмітка в реєстрі.
Велика увага в Генеральному регламенті приділена порядку посвідчення документів. Як вже вказано, протоколи засідань колегії повинні були підписуватися всіма її членами .
Документи, складені на підставі прийнятих рішень, підписувалися членами колегії, що виявлялися у момент підписання в наявності. На документах був обов'язковий підпис ("скріплення") секретаря. "Скріплення" свідчила про правильність виробництва документа і його відповідність закону.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
