Утворення централізованої держави з'явилося результатом суспільно-економічного розвитку країни, що знайшов своє вираження в подальшому розширенні феодального господарства, в зростанні товаро-грошових стосунків, посиленні зв'язків між феодальними господарствами і містом, в розвитку ремісничого виробництва, в зміцненні економічних зв'язків між окремими областями країни, що привело в XVII ст. до концентрації "невеликих місцевих ринків в один всеросійський ринок" (Ленін). Велике значення в створенні централізованої держави мав його захист від зовнішніх ворогів.
Роль держави в цих умовах зростає, його діяльність посилюється, від його апарату управління потрібна робота по певній системі.
Накази, як державні установи, виникли з особистих доручень великого князя, які він давав у зв'язку з тими або іншими завданнями державного управління, своїм довіреним особам - боярам і дякам. Поступово ці доручення стали вимагати для свого виконання створення спеціального апарату, особливих установ, що отримали назву "наказів", відали певними галузями державного управління. Так поступово виникли такі центральні установи як Розряд (Розрядний наказ), Маєтковий, Посольський і ряд інших наказів. Розряд відав комплектуванням і формуванням війська, враховував ратних людей, встановлював їм посадові оклади, а також керував місцевим управлінням. У Маєтковому наказі було зосереджено забезпечення дворян і дітей боярських маєтковими землями. Посольський наказ відав закордонними справами.
Накази, що спочатку відрізнялися недостатньою визначеністю функцій (їх налічувалося до п'ятдесяти), поступово перетворилися на центральний державний апарат, за допомогою якого держава здійснювала свої функції.
Документування в цих умовах неминуче повинне було перетворитися на систему, яка в окремих випадках будувалася вже не лише на традиціях, а і вказівках закону. Усередині наказів продовжується подальша диференціація функцій, створюється бюрократія служивого. Процес документування і листування поступово зосереджується в руках особливого апарату дяків і подьячих, число яких безперервно зростає; бюрократія служивого грає усе більш видну роль в житті держави.
В результаті розширення об'єму документування і листування при виробництві справ в наказах складається наказове діловодство як система документування діяльності наказів. У цій системі видне місце займає і листування.
У зв'язку із здійсненням внутрішньої функції держави посилюється законодавча діяльність і її документування. Судебник Івана III (1497 р.) представляв вже акт кодифікування правових стосунків. Є припущення існування Судебника Василя III (письмовий пам'ятник, що не дійшов до нас), що послужив основою Судебника 1550 р. Цей останній дає вже певну систему російської мови. Окрім судебників, законодавчий матеріал містили укази пануючи і вироки Боярської думи. З указів пануючи, стосовно діяльності окремих наказів, в останніх складалися указні книги, що служило доповненням до судебників.
У 1649 р. Земським собором був затверджений визначний пам'ятник російського права "Соборне укладення", що з'явилося результатом великої роботи кодифікування. Укладення, відрізняючись багатством вмісту, свідчить і про високий рівень документування. Нові законодавчі акти після видання укладення отримали назву "Нововказанних статей".
Сфери застосування документування і склад документів в наказах визначався характером діяльності останніх. Але поряд з особливостями документування діяльності окремих наказів, в них здійснюються загальні норми діловодства, застосовуються єдині прийоми і техніка документування.
Як же велося діловодство в наказах?
На чолі наказів стояли судді з думних чинів, а при них дяки, як товариші, яких, дивлячись по масштабом діяльності наказу, могло бути декілька. Дяки і керували поточною діяльністю наказів, у тому числі і діловодством. Наступний розряд наказових чинів складали подьячие: "старі", "середньої руки" і "молодшие". Подьячие вели роботу під керівництвом дяків.
У наказах створювалася певна послідовність проходження документів, а також їх оформлення. На документах, що поступають в накази, ставилася дата їх здобуття. Коли потрібно дяк робив позначку: "виписати", тобто навести довідку. Далі проводилася підготовка справи до доповіді. В результаті обговорення ухвалювався вирок наказу і складався у відповідь документ.
Проекти документів по вказівці дяка складалися старими подьячимі, після чого дяк "чорнив" (виправляв) документ. Правлені документи, що представляли чернетки, переписувалися молодими подьячими начисто, а чернетка залишалася як відпустка. Поправки при "чорнінні" робилися в тексті, а коли не вистачало місця, на звороті аркуша. Вставки і поправки розмічалися "крижами" і тому подібне знаками.
Вивірений з чернеткою белової екземпляр, як "справленний" засвідчував своїм підписом – справа внизу на оборотній стороні, - подьячий, що "справив" документ. Остаточно підготовлений беловік документа "приписувався", тобто підписувався дяком або подьячим "з прописом".
"Припис", на відміну від "справи", що означала відповідальність за відповідність беловіка чернетці, свідчила про відповідальність за вміст "приписаного" документа. Підпис дяка або подьячего з "приписью" ставився по слову або складу підпису - по склеюваннях. Цар і бояри документи не підписували. Не підписувалися і чернетки. Підписи на лицьовій стороні документів в рядок з останнім словом зустрічаються рідко.
В цілях охорони документів в стовпцях застосовувалася "скріплення" підпис дяка, подьячего "з приписью", розтягнута по складах на місцях, де склеювалися стави стовпця. Книги скріплялися по листах. Значення скріплення мала нумерація цифрами (буквами слов'янської азбуки).
У наказах отримала розвиток столбцовая форма діловодства, що представляє своєрідний вигляд документациоїной техніки. Суть цієї техніки полягала в наступному. Текст документа писався на вузьких смужках паперу (15 або 17 см), оборотна сторона використовувалася для адреси, резолюції і інших "послід".
Якщо документ писався на декількох листах, то вони склеювалися по вузькому краю в стрічку, інколи дуже великої довжини (напр. Укладення 1649 р. мало в довжину близько 309 м), що скачувалася в сувій - "стовпець" (інакше "стовп", а маленькі свити "стовпики"). Стовпці, склеєні з декількох документів, представляли більш менш правильно сформовані первинні комплекси.
Правильно сформовані стовпці (поділа) починаються ініціативним документом (чолобитною, пам'яттю і т. д.), за яким слідують інші документи, що відносяться до виробництва у даній справі (мови розпитів, казки, виписи і т. д.). Всі ці документи зазвичай слідують в хронологічній послідовності. У інших випадках документи підклеювалися у міру їх накопичення, без попереднього угрупування у справах. Інколи ознакою угрупування служила назва різновиду документів.
Розвиток наказів, як відомо, ускладнив їх структуру. У крупних наказах з'явилися столи і повитья, які очолювали старі подьячие. Процес проходження документів за цих умов став складнішим і тривалішим. "Виробництво справ" і, тим самим, "діловодство" стало ареною багаточисельних зловживань наказової бюрократії служивого, підготувавши грунт для пишного розквіту бюрократизму в подальший період.
Накази в стосунках один з одним, з воєводами на місцях і з органами губної і земської самоврядності широко застосовували листування. Між собою накази зносилися "пам’ятами". Пам'яті ("наказні") давалися воєводам при від'їзді до місця служби. Формою письмового звернення до урядових установ були чолобитні, що мали формуляр, що склався. У чолобитних виклад суті справи перемежається багатократним вживанням досить обширного царського титулу.
Таким чином, в наказовому діловодстві застосовувалися форми документування, що вже визначилися (укази пануючи, вироки Боярської думи, указні книги, облікова документація і ін. листування, необхідне в управлінській діяльності держави).
У період, що вивчається, розвиток документування вже досяг рівня, коли можна говорити про певні вимоги, що передвиявляються як до окремих документів, так і до їх організації. Так, наприклад, згадуване Укладання 1649 р. відрізняється відомою систематичністю свого викладу. Це знайшло віддзеркалення в розділенні цього документа на 25 глав і 967 статей. Визначеність форми властива багатьом обліковим документам, зокрема, все частіше застосовується графлення в цілях чіткішої систематизації записів. Склалися формуляри ряду документів (чолобитні, відписки, накази, статейні списки і т. д.).
Межі відомої системи мають бути відмічені і відносно угрупування документів в первинні комплекси. Так, серед матеріалів наказів, зокрема, стовпців, немало первинних комплексів, сформованих по певних ознаках; по наочно-питальний, номінальному, кореспондентському, хронологічному, географічному. Серед стовпців можна зустріти комплекси документів, що мають характер справ, що дають послідовне виробництво з того або іншого питання. Часто при угрупуванні викорстовуються декілька ознак. Але незрідка стовпці все ще представляють конгломерати документів, без якої-небудь системи. Як свідчать описи документів, що дійшли до нас, останні часто складалися в скрині, короби в повному безладі.
Кажучи про столбцову форму діловодства, не слід випускати з уваги, що в цей період досить умілий і з повним успіхом користувалися для запису зошитами і книгами, в яких застосовувалися ті ж прийоми засвідчення, що і в стовпцях (скріплення і т. п.). Більш того, книжкові форми є древніми прийомами документаційної техніки.
У наказовому діловодстві налагоджується і організація архіву. Документи описувалися і враховувалися. Зокрема, в розписних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими цінностями за списком передавалися і документи.
Складалися і спеціальні описи документальних матеріалів. Чудовий пам'ятник представляє "Опис царського архіву", який служить джерелом вивчення і питань історії розвитку документування. З "Опису царського архіву" ми дізнаємося про види документів, про розвиток образотворчого документування – про креслення і карти, що зберігалися в "Царському архіві" і не дійшли до нас.
До описів документальних матеріалів вже в ХVII ст складалися для наведення довідок про документи покажчики, зокрема, особистих імен ("азбуки"). У описах робилися відмітки друкарень про місце зберігання документів.
Якщо в наказах і місцевих установах з діловодством була пов'язана велика група чиновництва, що формується, то його резервами за межами урядових установ, були так звані "площадкові подьячие". Виникнення цього інституту, що розвинув активну діяльність не лише в Москві, але і в ряду інших міст, є зайвим свідоцтвом поширення документування серед населення, що вдягається ряд своїх дій в письмову форму. Головні напрями вживання документування: закріплення феодальних стосунків, захист власності, документування господарської діяльності, листування.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
