Матеріали такого довідкового архіву можна використовувати не тільки для відстеження стану ринку, але й для проведення навчання співробітників. Курс лекцій і практичних завдань дозволить підвищити кваліфікацію й дасть можливість підготувати внутрішні кадри. Сучасні системи документообігу крім надання навчальних матеріалів здатні приймати в співробітників екзамени з різних тем. Предмет, питання, варіанти відповідей - всі можна самостійно ввести в базу й використовувати неодноразово, у міру необхідності. Розглянути СЕД як електронний довідник можна й з погляду ведення штатного розкладу організації, бази наявних вакансій, внесення оцінок про проведене навчання, відпустки, відгули й лікарняних в особистих картках співробітників. Що дасть впровадження системи електронного документообігу підприємству?
Сучасна система електронного документообігу не тільки автоматизирує діловодство, але й забезпечить можливість колективної роботи з документами (включаючи їхню підготовку, узгодження, розміщення в потрібних папках електронного сховища із загальним доступом або регульованим доступом), керування потоками робіт, захисту інформації, керування контентом/документами, уніфікованого доступу до інформації (портал). У системах електронного документообігу можна здійснювати весь цикл роботи з документами: створювати, редагувати, пересилати, ознайомлюватися, погоджувати, створювати доручення по документах, контролювати їхнє виконання, підписувати документи (за допомогою електронно-цифрового підпису), реєструвати, здавати до архіву, зберігати (причому в різних форматах: текстовому, графічному) протягом заданого періоду, знищувати й ін.
На закінчення необхідно сказати, що останнім часом корпоративні інформаційні системи перестають бути даниною моді. Вони стають невід'ємною частиною системи керування на підприємствах в умовах українських реалій. У зв'язку із цим процес впровадження інформаційної системи, інакше кажучи - автоматизація системи керування підприємством, розглядається невідривно від процесу його оптимізації.
Технологія роботи СЕД, коли документи не передаються фізично, а надається доступ до документів, що зберігається на сервері, дозволяє організувати роботу співробітників в єдиному інформаційному просторі, коли далекість окремих користувачів перестає впливати на швидкість роботи з документами.
Одним з важливих наслідків при уведенні СЕД є підвищення відповідальності за виконання службових обов'язків. Безпам'ятність співробітників - як її побороти? Умовляння й навіть дисциплінарні міри допомагають слабко й на короткий час. Із цим завданням може впоратися тільки безпристрасна комп'ютерна система. При роботі із СЕД для видачі доручення зовсім необов'язково викликати підлеглого (крім випадків, звичайно, коли крім доручення ще потрібно винести догану, насварити або похвалити).
Отже, що ж дає впровадження СЕД?
Системи електронного документообігу були розроблені для полегшення виконання робіт, а також підвищення якості й швидкості їхнього виконання. Впровадження СЕД сприяє:
- підвищенню ефективності керування компанією за рахунок підключення до роботи в системі всіх співробітників організації (як у головному офісі, так і у філіях і дочірніх компаніях), що працюють із документами, строгого контролю дотримання ними посадових обов'язків, регламентів і процедур, прийнятих у компанії, підвищення прозорості її документообігу й ділових процесів, прискорення інформаційних потоків;
- створенню єдиного інформаційного простору, що поєднує співробітників основний, дочірніх і залежних компаній на рівні загальних ділових процесів і систем колективної роботи;
- скороченню часу на проходження по структурних підрозділах і виконанню управлінських документів, пошук документів, необхідних керівництву для прийняття управлінських рішень, при одночасному підвищенні якості й надійності рішень за рахунок повноти й своєчасності надаваної інформації;
- спрощенню одержання інформації про поточний стан документа або ділового процесу;
- максимальному скороченню обороту паперових документів, економії людських і виробничих ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів, здешевленню зберігання паперових документів за рахунок їхнього зберігання в електронному виді;
- введенню єдиного стандарту роботи з електронними документами, що забезпечує захищеність, керованість і доступність документів, уніфікації, формалізації й строгій регламентованості технологій діловодства, документообігу й бізнес-процесів;
- забезпеченню захисту інформації від несанкціонованого доступу й ліквідації витоку інформації, що відбуваються через неупорядковане зберігання більших обсягів документації.
При цьому експлуатація СЕД дозволяє виключити ризики:
- несвоєчасної доставки інформації;
- невиконання або несвоєчасного виконання виданих керівництвом доручень;
- втрат інформації при передачі й зберіганні;
- тривалого узгодження проектів документів і, відповідно, неприпустимо повільного реагування на зміни зовнішньої бізнес-середовища;
- несвоєчасного виконання ділових зобов'язань;
- впровадження єдиної корпоративної культури.
У цілому сучасні системи електронного документообігу надають широкий спектр інструментів автоматизації ведення діловодства, керування документообігом, підтримки бізнес-процесів.
1.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.
2.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2004. №1. С. 34-39.
3.Введення в інформаційний бізнес/Під ред. В.П. Тихомирова й А.В.
4.Хорошилова. - М.: Фінанси й статистика, 2006.
5.Веселова, Е.Н. Економічна реальність і бізнес-інформація // НТБ. -
6.1998. - № 3.
7.Голованова, М.В. Ефективність обслуговування користувачів бізнес-
8.інформацією на електронних носіях у Кабінеті ділової інформації
9.ГПНТБ Росії // НТБ. - 2005. - № 3.
10.Багать, А.В. Введення в інформаційний менеджмент. - 1996.
11.Багать, А.В. Динаміка світового ринку засобів інформатизації. - 2007.
12.Багать, А.В. Основи інформаційного менеджменту: Навчальний посібник. - М.: Фінанси й статистика, 2001.
13.Багать А. В. Основи інформаційного менеджменту. - Фінанси й статистика, 2003-336с
14.Журнал "Секрет фірми" № 15 (198) 23.04.2007
15.Журнал "Фінансовий директор" N 6 (червень) 2004
16.Журнал "Фінансовий директор" N 11 (листопад) 2006
17.Бакут, П.А. Інформаційні ресурси - питання теорії й практики // ИРР.
2004. - № 3.
18.Звіринців, А.Б. Комунікаційний менеджмент. - Спб.: Союз, 1997.
19.Інформатика: Підручник. - 3-е перераб. изд. / Під ред. проф. Н.В.
20.Кетлин Мур. Увесь світ ИТ у твоїх руках. Computerword Росія, № 7, 2003.
21.Макаровой. - М.: Фінанси й статистика, 2000.
22.Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2005. №4. С. 19-25.
23.Інформаційні системи в економіці/Під ред. В.В. Дика. - М.: Фінанси й статистика, 2006.
24.Концепція управління діяльністю по формуванню, використанню, веденню й захисту державних інформаційних ресурсів // ИРР. - 1999. - № 1.
25.Концепція формування й розвитку єдиного інформаційного простору Росії й відповідних державних інформаційних ресурсів. - М. Информрегистр, 2007.
26.Майкл Ерл. Директор інформаційної служби: учора, сьогодні, завтра. Computerword Росія, № 9, 2005.
27.Путилина, О.Н. Ресурси бізнес-інформації Кабінету ділової інформації ГПНТБ Росії // НТБ. - 1998. - № 3.
28.Терхо Уимонен. Сьогодні директор ИС, а завтра - генеральний? Computerword Росія, № 9, 2004.
29.Холли Блюменталь. Що дає диплом фахівця в області ИТ? #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] .Майкл Ерл. Директор информационной службы: вчера, сегодня, завтра. Computerword Россия, № 9, 2005
[2] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
[3] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
[4] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.
[5] Бадьина А.В. Електронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2003. №1. С. 34-39.
[6] Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
[7] #"#_ftnref8" name="_ftn8" title="">[8] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
[9] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
