Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дані щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Дамо короткі характеристики основних комп’ютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері.

Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.

Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.

Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.

Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення

Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанні комп'ютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати і надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.

Зазначимо, що зв'язок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на комп'ютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.

Є дві можливості впровадження електронної пошти.

·                   Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, реалізовуючи функцію електронної пошти.

·                   Друга можливість пов'язана з придбанням послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодичну платню.

Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення, ви передаєте його через телефон. Надіслані Вам повідомлення Ви одержуєте також по телефону Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіо сигналів в цифровий код і зворотно, а також підключається комп'ютер для зберігання аудіо повідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього відправник повідомлення повинен додатково вказати список осіб, для яких дане повідомлення призначено. Система періодично продзвонюватиме усіх вказаних співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти (в порівнянні з електронною) є те, що вона більш проста. При її використовуванні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Табличний процесор. Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базою інформаційної культури співробітника офісу. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найчисленніші і вживані групи технологічних операцій:

·        введення даних - як з клавіатури, так і з баз даних (наприклад із таблиць, наприклад із таблиць Access;

·        обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);

·         надання результуючої інформації в роздрукованому вигляді, у вигляді файлів, що імпортуються, в інші системи, або безпосередньо в базу даних;

·        зручне оформлення табличних форм представлення даних;

·        багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7