База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:
1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;
2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу інформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Об’єктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окремі підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.
Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації
2.1 Складові інформаційної технології
Такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.
Потім потрібно:
· провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,
· вибрати програмний інструментарій.
Рис. 2.1. Представлення інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури
2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації
Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:
· 1-й рівень – це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, які складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційної технології розглянемо на прикладі.
Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів:
Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;
етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;
етап 3 - створення змінної частини форми;
етап 4 – захист і збереження форми.
· 2-й рівень інформаційної технології – це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний об’єкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.
Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?
Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:
- операція I - створення кадру;
- операція 2 - налагодження кадру;
- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.
· 3-й рівень інформаційної технології – це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, які приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в інформаційній технології, звернемось до прикладу.
Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.
Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:
Ñ дія 1 - встановлення курсору в кадрі;
Ñ дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;
Ñ дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні
· Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології –це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операції інформаційної технології.
Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?
Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.
Тут необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:
· Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..
· З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,
· З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,
· Останні визначають той або інший технологічний етап.
· Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).
Технологічний процес необов’язково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.
Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:
1. забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;
2. включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;
3. мати регулярний характер.
Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволяє більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.
Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень
3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу
Характеристика і призначення
Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї праці шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..
Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:
1. забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;
2. надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.
Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні:
1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;
2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.
Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.
Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомп'ютерні засоби: аудіо - і відео конференції, зв'язок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.
Основні компоненти
· База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденні продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижневі поставки сировини.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
