3.3 Систематизация документов коллекций
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.
При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
· дела относятся к тому году, в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);
· планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;
· многолетние планы относятся к начальном} году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
· дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
· в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
3.4 Систематизация документов по личному составу
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.
Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации
На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.
Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признак. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел,
В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении,
увольнении (окончании учебного заведения и т. д.), личные счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно - учетные документы, личные дела, личные карточки.
Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.
Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемой и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически- функциональная схемы систематизации дел. Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления описей дел фонда.
Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации применяют дело.
В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или в шкафах. Для каждой организаций дела хранятся в одном месте, в соответствии с описями. А документы ликвидационных организаций хранятся отдельно.
Материалом данного раздела являются реальные документы, рассказывающие об истории коллективизации в устье дельты волги, о возникновении и развитии сельскохозяйственных и рыболовецких коллективных хозяйств в Астраханском крае с 1918 по 1936 годы (протоколы, постановления и резолюции, прежде всего партийных, а также профсоюзных, комсомольских и советских органов).
Ведущей отраслью в Астраханской области в эти годы являлось рыбное хозяйство, в котором было занято основное трудоспособное население. Значительная часть продукции этой отрасли отправлялась за пределы области. Скоропортящаяся продукция (рыба – сырец) в процессе обработки требовала определенной категории людей, ставших посредниками между рыбаками-добытчиками и потребителем. Эго приводило к образованию значительной прослойки торговцев, извлекавших при наличии частной собственности на средства производства и свободы частной торговли большие доходы.
Благоприятные природные условия способствовали здесь и развитию товарной сельскохозяйственной продукции. На базе развитых рыночных отношений в годы нэпа образовалась сильная прослойка буржуазии. Сильное сопротивление этих "капиталистических" элементов затрудняло процесс кооперирования.
Специфика деятельности астраханской парторганизации состояла и в том, что ей пришлось решать одновременно вопросы социалистического строительства среди народов различных национальностей (русских, татар, казахов, украинцев, калмыков, туркмен), находящихся на разных уровнях социального развития, с различными традициями, обычаями, религиями. Одни из них вели оседлый образ жизни, другие - кочевой. Кочуя со стадами в степи, они сохранили пережитки родового строя.
Нельзя забывать о том, что здесь живучим оказалось и сословное деление общества, хотя сословия, их привилегии юридически были устранены еще в 1917-1918 гг. Особенно ярко выражены были следующие сословия: купечество, казачество, мещанство.
Многообразие отраслей хозяйства (рыбный промысел, животноводство, овощеводство, технические культуры), одна из которых для отдельных районов, даже сел, являлась основной отраслью хозяйства, еще более осложняло процесс коллективизации, требуя от парторганизации правильно определить основную отрасль для коллективного хозяйства, обеспечив этим самым успех его развития.
Все вышеуказанное отличало Астраханский край других областей Поволжья и от других районов страны, отнесенных к группе районов очереди коллективизации,
Итак, Астраханской партийной организации, в отличие от других округов Нижневолжского края, да и многих областей страны, пришлось одновременно осуществлять коллективизацию в двух отраслях народного хозяйства - рыбопромысловой и сельскохозяйственной, имеющих большое значение не только в экономике края, и страны.
Первые документы повествуют о том, как с первых месяцев установления Советской власти батраки, бедняки, трудящееся крестьянство почувствовали необходимость создания социалистических хозяйств, в которых они могут избавиться от социального гнета.
В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.
Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов); номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются, прежде всего, по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются, прежде всего, по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.
.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
