Рефераты. Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда






Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

архив дело документ фонд










Курсовая работа

по дисциплине

"Архивоведение"

на тему:

"Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда"

 


Содержание


Введение

1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

1.1 Понятие архива

1.2 Виды архивов

1.3 Права и ответственность архива

2. Анализ комплектования архива и требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде

3.1 Составление и оформление описей дел

3.2 Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде

3.3 Систематизация документов коллекций

3.4 Систематизация документов по личному составу

Заключение

Список использованных источников

Приложение


Введение


Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко–культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.

Объектом изучения является – Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Предметом изучения курсовой является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.

На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.

Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема — это основа структуры описи.

Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.

При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке.


1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

 

1.1 Понятие архива


Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Основными задачами архива организации являются:

·                        комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

·                        учет и обеспечение сохранности документов;

·                        создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;

·                        подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

·          ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

·          принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

·          учитывает и сохранность принятых в архив документов

·          создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

·          организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

·          проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,

·          осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

·          организует работу по составлению номенклатуры дел организации:

·          оказывает методическую и практическую помощь структурным

подразделениям в работе с документами;

·                      участвует в разработке нормативных и методических документов

по архивному делу и документационному обеспечению управления;

·                      участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

 

1.2 Виды архивов


В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

·                      центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,

·                      центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

·                      объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

·                      архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

·           научно-технический архив;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.