1.                по каким вопросам установлена связь

2.                с какими структурными частями и исполнителями)

3.                в чем эта связь выражается:

а) по содержанию: подчиненность, согласование, инструктирование, контроль, информация и т.д.

 б) по способу осуществления: совещания, комиссии, ревизии, инспекционные обследования и т.д.

 в) по форме: доклад, отчет, протокол, инструктирование и т.д.

Существо отношений руководства и подчинения является одной из важнейших характеристик структуры распределения функций. В зависимости от уровня управления складываются свои специфические функции, появляется делегирование, что усложняет систему функциональных назначений исполнителей процесса.

Важную роль играет изучение функций каждого исполнителя по отношению ко всему процессу.

После определения функций каждого исполнителя, связанных с выполнением основных операций процесса составляется графическая схема функций. В основу ложится принцип разделения выполняемой работы.

Но основные исполнители аппарата, как правило, не специализированы на выполнении одного вида работ. Каждый из них имеет разные обязанности в отношении различных видов работ. Поэтому выясняются функции каждого исполнителя по отношению ко всему процессу, проходящих через каждого исполнителя. Этот анализ необходим для того, чтобы выяснить возможности специализации работников и выработки единых квалификационных требований для отдельных должностей.

Графическая схема распределения обязанностей строится на основе полного перечня фактически выполняемых работ и фактически имеющихся исполнителей:

в выполнении скольких работ участвует каждый исполнитель;

сколько исполнителей принимает участие в выполнении каждой работы;

каковы обязанности каждого исполнителя в отношении выполняемых работ;

насколько эти обязанности однородны;

Таким образом, анализ данных схемы проводится и по горизонтали, и по вертикали. При этом особое внимание уделяется организационным и обслуживающим функциям аппарата управления организаций и учреждений. Получается, что функциограмма – графическое изображение распределение обязанностей в рамках одного процесса, поэтому выстраивается она на основании изучения таких важных документов организации как Положение о структурном подразделении и Должностные Инструкции, в которых и должны быть прописаны функции этих структурных единиц организации.

Функциограммы позволяют провести анализ и в дальнейшем смоделировать распределение процесса по функциональным структурам, провести рационализацию состава функций исполнителей, исключить дублирование функций.

Сотрудники принимают различное участие в процессе. Можно выделить следующие типы участия в процессе, которое определяется их функциональностью:

• Исполняет (executive) - непосредственно участвует в выполнении действия, причем, если есть несколько исполнителей, то подразумевается, что они взаимозаменяемы и каждый может выполнить действие самостоятельно.

• Утверждает результат - обычно руководящие должности.

 • Вносит вклад в (contributes to) - непосредственно участвует в исполнении, но, в отличие от исполнения (executive), предполагается обязательное участие всех исполнителей. При отсутствии одного из них функция не выполняется, так как исполнители не взаимозаменяемы.

• Отвечает за ИТ обеспечение (коммуникации)

• Консультирует - такой тип связи присутствует при участии внешних консультантов.

• и др.

Каждый вид участия должен правильно отражаться в процессе соответствующим обозначением и описываться в примечаниях к графической модели.

Приведенные в приложении 4 и 5 функциограммы позволяют увидеть направление в моделировании функциональных структур, а именно в исключении некоторых функций, распределение отдельных функций только между конкретными исполнителями, исключая их дублирование. Так же видна некоторая перетасовка функций, что позволяет говорить о стремлении представить в соответствии уровень управления и выполняемые на нем функции. Так, важные и более ответственные тактические функции выполняют руководители отделов и сам руководитель организации, когда как оперативный уровень оставлен для исполнителей конкретных функций, что позволяет определить ответственных исполнителей и их соисполнителей.

Заключение

В ходе исследования, удалось в комплексе проанализировать порядок применения оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов. Так же, удалось выявить их взаимосвязь, общие черты и различи; рассмотреть применение этих методов в рамках процессного подхода и функционального, а так же в раках научной организации труда.

Используются оперограммы и функциограммы в комплексе методов оргпроектирования, они прочно вошли в практику оргпроектрых работ и видоизменились, используются в новых программных продуктах и в информационных системах, и в новых методиках бизнес-моделирования.

Суть этих графических моделей актуальна, а форма представления меняется, они стали основой для новых, комплексных методов в рамках изучения широко распространенного процессного подхода, когда показатели должны характеризовать многомерно все элементы процесса.

Используется прием декомпозиции, позволяющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосвязанных, вложенных систем. Такая форма представления позволяет анализировать процесс, не перегружая представление элементами, излишними для решения текущей задачи. Глубина декомпозиции определяется целями моделирования и, таким образом, задает степень детализации описания процесса.

Оперограмма и функциограмма классифицируются и как методы анализа и как методы моделирования, так как они направлены на многостороннее изучение процесса и позволяют наглядно изобразить многие проблемы: загруженность, отсутствие функциональной необходимости, факторы снижения эффективности. При изображении все операции строятся по порядку, несмотря на их возможную многократную повторяемость.

Оперограмма играет важную роль в оргпроектировании процессов: позволяют их детально исследовать, разрабатывать рекомендации по их оптимизации, исключить или рационализировать параллельные и повторяющиеся операции, рассчитать количественные характеристики операций в рамках одного процесса. В документообороте, оперограммы позволяют выявить порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и унифицировать, формализовать его для дальнейшей автоматизации.

Вместе с тем оперограммы не позволяют наглядно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения. Поэтому на практике пользуются всеми тремя методами организации и контроля выполнения комплекса работ: сетевые модели — для оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы — для стыковки работ с ответственными исполнителями и соисполнителями; ленточные графики — для стыковки работ, исполнителей и сроков выполнения работ.

Функциограмма является важным элементом оргпроектных работ, поскольку позволяет прослеживать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры.

В отличие от оперограммы, не содержит количественных характеристик, и последовательности операций, но в описании процесса она позволяет провести общий и более масштабный анализ распределения функций и загруженности исполнителей, отталкивается от структур управления. В графике не повторяются многократно выполняемые операции, лишь прописывается общая концепция распределения обязанностей.

Эти графические модели целесообразно использовать при анализе и моделировании процессов, чья процедура документирована, или, по крайней мере, есть достаточные основания к их составлению. Так же, для рационализации системы управления организации необходимо применить эти методы при изучении документооборота, оптимизировав, таким образом, работу с документацией, а при использовании автоматизированных систем - работу с информацией. Главное в определении работ, изображенных на функциограмме – единый объект, решаемые задачи, вопросы, назначение, необходимость однородности и повторяемости.

Данные графические модели довольно просто применять при наличии всей необходимой информации, они позволяют вручную, с индивидуально выбранными формами отображения показать, а главное эффективно показать изучаемый процесс с разных точек зрения, выявить комплекс взаимосвязей между функциональным составом работ и выполняемыми операциями интересующих исполнителей. В рамках процесса уже не осуществляется управление, а лишь руководство, контроль результата, что показывает необходимость первоначального составления продуманного оптимального процесса, и при необходимости, уже проводится его анализ, и моделирование с помощью данных графических методов.

Список источников

1.               ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. М, 2007.

2.               БЭС гл. ред. Порохов А.М., Спб. "Норинт" 2008 г., 1539 с.

3.               Баринов, В.А. Организационное проектирование/В.А. Баринов. М., 2005.

4.               Бизнес процессы. Теоретическая часть [электрон. ресурс]. Способ доступа: #"Рисунок 3" src="1.files/image001.jpg" alt="Кате 1.JPG">

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6 Ключевые вопросы процесса

Приложение 7 Пример оперограммы

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6