Второй важный принцип информатизации - принцип автоматизации документооборота. Соблюдение этого принципа состоит в том, что компьютер как универсальный инструмент обработки любого вида информации (алфавитно-цифровой, графической или голосовой) должен использоваться соответствующим способом.
Рис. 1
Если информационные потоки, циркулирующие между органами управления, будут осуществляться по схеме, показанной на рис. 1, можно быть уверенным, что компьютер используется органом управления как пресловутые "счеты". Если схема движения информации осуществляется так, как показано на рис. 2, то достигается одна из важнейших целей совершенствования управления - повышение достоверности и скорости обработки информации, снижение трудоемкости обработки данных, усиление аналитической деятельности, многократное использование данных.
Рис. 2
Но главное - обеспечение возможности реализации еще одного важнейшего принципа информатизации - принципа новых задач управления. Под "новыми" мы понимаем, прежде всего, комплексные проблемы и задачи управления. Эти задачи требуют самой разносторонней информационной базы, выбора вариантов (альтернатив) управленческих решений, применения экономико-математических моделей, сравнительного анализа ситуаций, ранжирования уровней развития тех или иных секторов экономики и общества и т.д.
Следующие два ведущих и взаимосвязанных принципа информатизации - принципы интеграции информационной базы и одноразового ввода данных. Реализация первого из указанных принципов состоит в том, что в системах информационного обеспечения управления организациями создается первичная база данных. Создание первичной базы данных является продуктом особого класса функций управления, которые можно выделить как учетно-регистрационные. Работники организации частично или полностью занимаются формированием внутри нее специализированной системы учета, осуществляя постоянную оперативную актуализацию информации и/или инвентаризацию соответствующих объектов. Скажем, в деятельности органов регистрации юридических лиц непрерывно регистрируются новые предприятия, и таким образом происходит формирование и обновление базы данных о предприятиях. В процессе деятельности органов записи актов гражданского состояния, паспортно-визовых служб, администраций муниципальных образований перманентно накапливаются записи о параметрах состояния населения и т. д.
Принцип одноразового ввода информации является соподчиненным принципу интеграции информационной базы и означает лишь то, что данные, накопленные в системе учета (за счет выполнения множества операций по учету и регистрации объектов, взаимодействующих с органом управления) как и другие, в том числе и "сводные" данные, формируемые различными подразделениями организации, должны вводиться в систему управления однократно, но многократно использоваться многими звеньями и подразделениями организации.
Таким образом, мы выяснили, что информационно-аналитическое обеспечение управления современной организацией является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. Также мы выделили основные принципы информатизации – это принцип - первого лица, принцип автоматизации и другие. Кроме того, особенности информационно-аналитического обеспечения состоят в том, компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и/или модернизации в управлении.
3. Информационное обеспечение управления в современных организациях
В информационном обеспечении деятельности организации как любой социально-экономической системы есть ряд особенностей.
Первая особенность состоит в том, что организация как социально-экономическая категория - это обобщенная динамическая система. Будущее состояние такой системы изменчиво (законодательство, новые цели развития и т.д.), и это состояние можно определить только с определенной долей вероятности. Это означает, что компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций (состава задач, информационной базы, прикладных программ и т.д.) и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и/или модернизации отдельных подразделений организации.
Второй особенностью является пороговая зависимость эффективности деятельности организации от степени интеграции информационных ресурсов. Влияние информатизации на эффективность управления организацией становится заметным лишь тогда, когда преодолен некоторый пороговый уровень интеграции первичных информационных ресурсов, используемых для принятия управленческих решений. К примеру, это означает, что если внедрить автоматизированную информационную систему только по одному - двум функциональным направлениям (например, запись актов гражданского состояния и регистрация прав собственности на недвижимость), то можно улучшить работу только этих органов, но накапливаемые ими информационные ресурсы по составу недостаточны для решения каких-либо серьезных задач на уровне администрации субъекта Федерации. Однако если дополнительно внедрить автоматизированные информационные системы в органах земельного учета, в регистрационной палате, в органах регистрации юридических лиц, то тогда можно решать задачи, связанные с учетом населения, с налогообложением и налогооблагаемой базой, с контролем за обеспечением адресности социальной помощи действительно малоимущим гражданам.
Для преодоления порогового уровня интеграции информационные технологии должны удовлетворять двум базовым требованиям. Первое: простота интеграции низовых подсистем в единое информационное пространство данных на сети территориально-разнесенных узлов и возможность корпоративного использования базовых реестров. Второе: оперативная доступность любых информационных срезов по всей совокупности данных для подготовки и принятия управленческих решений.
Третья особенность информации в управлении - корпоративность. Несмотря на стремление единичных организационных структур к независимости и к монополии на "свою информацию", существует объективная заинтересованность в создании и использовании единой системы данных. Корпоративность информационных ресурсов означает, что каждая служба, предоставляя в общее пользование "свои" данные, может пользоваться информацией других служб. Корпоративность также является пороговой характеристикой. То есть существует некоторый пороговый перечень данных, при превышении которого достигается баланс между потребностями в информации, которую можно получить из корпоративного поля данных для "своих" задач, и данными, которые каждый из участников может вложить в корпоративный информационный пул. Корпоративность достигается на сети взаимодействующих по телекоммуникационным каналам информационных подсистем отдельных структурных подразделений и организаций в целом. При этом положительные стороны корпоративности проявляются в полном объеме только благодаря электронным технологиям.
Четвертая особенность касается условий востребования автоматизированной информационно-аналитической системы. Востребование зависит от ее полезности и удобства работы с системой. Пользователь должен применять те же приемы и ту же логику работы с данными, которые присущи не компьютеризованному органу управления. В частности, формы документов должны с минимальными отличиями от бумажного оригинала воспроизводиться на экране и выводиться на бумагу, пользователь должен иметь возможность самостоятельно создать какую-либо новую форму для отчета или справку, формируя на экране компьютера, как на листе, нужную конфигурацию документа и имея возможность обращаться к нужной группе данных. Для заинтересованности пользователя в работе автоматизированной информационно-аналитической системы необходимо сокращать объем вновь вводимой информации (в том числе за счет использования данных, введенных другими организациями и структурными подразделениями), сокращать ошибки за счет типовых унифицированных словарей и справочников и за счет автоматического ввода повторяющихся данных.
Пятая особенность - разнообразие типов данных при малой интенсивности потоков информации. Количество полей данных, фиксируемых в первичной документации (карточках, книгах, актах, справках, балансах, в статистических отчетах) и, следовательно, в автоматизированной информационно-аналитической системе является очень большим - до 800 форм. Однако потоки обмена не столь значительны. Это практически означает, что не следует допускать принципиальной ошибки начинать дело информатизации с "прокладки дорогостоящих кабелей".
Сохранение целостности и единства деятельности организации с учетом изложенных особенностей связано с необходимостью неукоснительного исполнения ряда принципов информатизации, имеющих прямое отношение к ответу на вопрос о том, будет ли управление эффективным, или этих целей будет невозможно добиться при использовании самых совершенных компьютеров и средств телекоммуникаций
Специфической проблемой в развитии информационного обеспечения управления, носящей психологический характер, является необходимость последовательного перехода первых руководителей к обоснованному использованию в собственной практике управления возможностей современных информационных, аналитических, экспертных технологий. На начальном этапе это могла бы быть работа с электронной почтой, поисковыми, справочными, правовыми системами, подготовка презентационных материалов для выступлений. От преодоления сложившихся традиций работы первых руководителей с информацией в существенной мере будет зависеть уровень культуры и эффективности управленческой деятельности в организациях.
Доминирующие тенденции развития информационных технологий ориентированы на многопрофильность и структурную сложность управляемых предприятий. Для эффективной и конкурентоспособной деятельности требуется информационно связать и объединить все подразделения на качественно новом управленческом уровне. Сделать это позволяют новые, современные информационные технологии. Рассмотрим наиболее известные из них.
Видеотехнология – это технология использования изображений. Такой технологии может предшествовать визуализация, т.е. представление данных в виде изображений. Быстрый рост объемов обработки данных требует поиска новых способов представления полученной информации. Организация видеоконференций связана с технологией проведения совещания между удаленными пользователями на базе использования их движущихся изображений. Технические средства при этом работают в реальном времени.
Мультимедиатехнология (мультисреда) основана на комплексном представлении данных любого типа. Такая технология обеспечивает совместную обработку символов, текста, таблиц, графиков, изображений, документов, звука, речи, что создает мультисреду. Изображение может быть выдано на экран с текстовым и звуковым сопровождением. Использование мультимедиатехнологии особенно эффективно в обучающих системах. Это связано с тем, что при активной работе в мультисреде пользователь запоминает 75 % воспринимаемой информации. В то время как из услышанной информации запоминается лишь 25 %.
Страницы: 1, 2, 3, 4
