Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.
Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.
Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.
В настоящее время, все системы, представленные на российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задачи автоматизации управления, развиваются на базе одной из трех основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся еще в конце 80 - начале 90 годов, а именно:
Все эти концепции в той или иной степени могут быть использованы для автоматизации описанных выше задач, однако реализуют их разными способами.
Так, например, GroupWare-приложения акцентируются на удобстве работы с электронными формами и упрощению их создания, а также обеспечивают мощные механизмы интерактивной работы с их групповыми представлениями (форм дизайнер Outlook, механизм представлений Lotus).
Системы архивов документов концентрируются на всем, что связано с работой с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (включая организацию, поиск, блокировку), поиск, блокировка и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация.
WorkFlow-приложения занимаются моделированием и, собственно, управлением бизнес процессами, организацией средств доступа к информации (универсальная очередь заданий), а также средствами управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средства контроля течения процесса).
Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации управления концентрируется на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительных функций, либо реализуют их в недостаточной для построения качественных законченных решений степени.
Так, например, GroupWare-приложения не достаточно удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, и встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Также сложно реализовывать в них развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учетных картотек документов, средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются вешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, содержат существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации.
Помимо вышеперечисленных функций в последнее время к системам автоматизации управления предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе - знаний о процессах в системе WorkFlow, знаний хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Такое соображение вносит дополнительные осложнения в выбор решения в данной области автоматизации.
Все вышесказанное приводит к существенным сложностям в принятии решения о внедрении той или иной платформы автоматизации процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации встает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь для определенного типа задач. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы. Остальные же функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедренной системы, например, средства группового обсуждения документов, приходится решать одним из двух способов:
- Надстроить базовые функции системы дополнительными модулями и разработать соответствующие расширения системы. Но это иногда бывает крайне трудно, а иногда оказывается невозможно.
- Внедрять систему другого класса, реализующие недостающие функции и обеспечивать интеграцию систем. При этом происходит частичное дублирование функций разных систем, приводящее к необходимости поддержки нескольких серверов и поддержки нескольких клиентских приложений, организующих собственное рабочее пространство и средства доставки информации и собственные средства организации справочников.
Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, построенных на базе платформ, оказывается достаточно сложно, а иногда и невозможно.
Платформа DocsVision предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Платформа DocsVision может быть использована и для создания комплексной интегрированной системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может служить совместное использование платформы DocsVision в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server.
Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений
В основу построения DocsVision положен модульный принцип. Система включает:
Создание специализированных решений состоит в создании дополнительных бизнес объектов - "карточек" - соответствующих сущностям целевой системы. Далее, эти готовые объекты легко встраиваются в систему, благодаря поддержке единых интерфейсов и методов доступа. С разрабатываемыми объектами могут быть связаны задания на их обработку, которые могут быть обработаны системой маршрутизации документов.
Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации:
1. Ведение картотеки документов.
Картотека документов обеспечивает следующие возможности:
2. Создание электронного архива документов компании.
Система также обеспечивает стандартные функции управления архивом документов такие как:
3. Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации.
4. Организация циклов разработки согласования документов.
5. Организация контроля исполнения документов и заданий
С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.
6. Маршрутизация документов в организации и вне её.
7. Автоматизация процессов обработки документов.
8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
