Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной реализации системы.
При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.
Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему «Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для внедрения комплекса приложений.
И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.
Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.
Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий.
Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде.
Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.
Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:
В настоящее время в России существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum и пр.
Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов.
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Основные функции DocsVision:
Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:
Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:
В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации управления и документооборота. Такая система должна отвечать следующим требованиям:
Рис.2. Модуль DocsVision «WorkFlow» обеспечивает возможность визуального формирования приложения для автоматизации бизнес-процессов обработки информации
Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.
В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
