Администрация N-ской области

Управление школ

ПРИКАЗ

05.05.98 № 42 г.

N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.98.

2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.98.

3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до

15.08.98. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии)

5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника

Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления подпись

О.И.Леонтьев

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога
"О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных
(например, "О назначении...", "Обутверждении...", "Обведении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряд а типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учётной документации, утверждёнными
Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. №71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию.
Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.
Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления
(делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно- документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства
(информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётно-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах.
Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении распорядительно-информационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Список использованной литературы

Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5