При наличии службы связей с общественностью (public relations) ее задачами являются: Систематическое создание благоприятного отношения к фирме широких масс населения; Осуществление торговых презентаций; Проведение институциональной рекламы; Оказание консультационных услуг.
План производства
Этот раздел готовится только теми предпринимателями, которые готовятся заняться производством товаров. При написании следует ответить на следующие вопросы:
1. Где будут изготавливаться товары — на действующем или вновь создаваемом предприятии?
2. Насколько удачно выбрано месторасположение фирмы, исходя из близости к рынку, поставщикам, доступности рабочей силы, транспорта и т.д.?
3. Какие производственные мощности потребуются и как они будут вводиться год от года?
4. Какие основные средства потребуются для организации производства?
Какова динамика их изменения на перспективу? Данную информацию целесообразно представить в виде следующей таблицы:
| |Физическое|Существующие|Недостатки или | | |состояние |возможности |дополнительные потребности | | | | |и меры по их удовлетворению| |Земля | | | | |Здания и | | | | |сооружения | | | | |Оборудование | | | | | | | | | | | | | |
5. Какие возможны затруднения при организации производства?
6. Где, у кого и на каких условиях закупается сырье?
7. Схема производственных потоков.
8. Предусмотрена ли охрана окружающей среды?
9. Каковы будут издержки производства? Динамика их изменения?
Финансовый план
Этот раздел необходимо посвятить планированию финансового обеспечения деятельности фирмы с целью наиболее эффективного использования имеющихся денежных средств.
В этом разделе необходимо разработать совокупность следующих планово- отчетных документов: Оперативный план (отчет). План (отчет) доходов и расходов. План (отчет) движения денежных средств. Балансовый отчет (план).
Подобный перечень документов не совсем привычен для российских предпринимателей, но он соответствует требованиям мировой практики, которая опирается на несколько иную систему бухучета.
Оперативный план (отчет) отражает за каждый период результаты взаимодействия фирмы и ее целевых рынков по каждому товару и рынку. Этот документ должен разрабатываться службой маркетинга.
План (отчет) о доходах и расходах по производству товаров показывает, получит ли фирма прибыль от продажи каждого из товаров. Этот документ разрабатывается экономической службой фирмы по каждому из товаров.
План (отчет) о движении денежных средств показывает процесс поступлений и расходования денег в процессе деятельности фирмы. Он разрабатывается финансовой службой фирмы.
Балансовый отчет подводит итоги экономической и финансовой деятельности фирмы за отчетный период. Он обычно разрабатывается бухгалтерией.
В указанных планово-отчетных документах отражаются планируемые и фактические величины показателей за отчетный период. Продолжительность планово-отчетных периодов в зависимости от конкретных условий может изменяться в пределах: месяц, квартал, полгода, год. 3. Характеристика коммерческой деятельности Яртелекомсервиса за 1997 и 1998 годы.
Яртелекомсервис является филиалом ОАО Яртелеком. Данный филиал занимается:
- реализация оборудования проводной и мобильной свзяи, а так же компьютерных сетей;
- организация постоянного потока клиентов с целью заключения договоров;
- поставка аксессуаров проводной и мобильной связи и запчастей к нему;
- изучение коньюктуры рынка и проведение информацинно-рекламных акций.
Таким образом можно сказать, что Яртелекомсервис – мощная сервисно – сбытовая служба Яртелекома.
Организационная структура управления Яртелекомсервиса.
Цели и задачи, стоящие перед Яртелекомсервис, определили его структуру. Филиал имеет два основных отдела: технико-сервисный и отдел организации продаж. Начальники этих отделов подчиняются непосредственно директору и первому заместителю директора. Так как Яртелекомсервис имеет дело с огромным количеством клиентов, проблемы которых необходимо оперативно решать, у директора есть второй заместитель по работе с клиентами. Финансовый отдел занимается разработкой планов работы филиала на определенный период времени (год). Кадровый отдел занимается отбором и наймом персонала. Административно-хозяйственный отдел снабжает отделы материалами и оборудованием. Правовые вопросы входят в компетенцию юрисконсульта. Структура представлена на рис.5 Работа отделов филиала находится в тесной взаимосвязи. Например отдел организации продаж ежеквартально составляет прогноз сбыта на предстоящий период.
Эти данные необходимы для расчета размера закупок оборудования технико- сервисной службы и т.д. (см. рис.5)
Рис 5. Организационная структура управления Яртелекомсервиса.
Надо заметить, что Яртелекомсервис активно открывает свои представительства на территории Ярославской области. Таким образом его сеть охватывает достаточно большую территорию. Поэтому целесообразно пересмотреть организационную структуру управления; а именно введение нового отдела, обеспечивающего контроль работы представительств.
Функции управления, процесс управления филиалом.
Планирование
Ежегодно составляется план работы филиала, в котором намечаются основные направления работы филиала. Для оперативности в выполнении поставленных задач начальники отделов составляют перспективный (квартальный) план работы. Например согласно финансовому плану в 1998 году на рекламу выделялось 60 000 000 руб., а на конец 1998 года, согласно плану маркетинговой деятельности филиала, заложено исследование эффективности рекламных затрат.
Организация
Маркетинговое исследование эффективности рекламных затрат проводит отдел организации рекламных продаж. Начальник отдела назначает ответственное лицо, четко ставит цель исследования и устанавливает сроки исполнения.
Руководство
Начальник отдела может промежуточный отчет о проделанной работе. Если необходимо дает дополнительные указания по источникам сбора и методам обработки информации.
Мотивация
Материальное поощрение по итогам квартала.
Анализ
В результате исследования эффективности рекламных затрат выдаются рекомендации по их объему: необходимо увеличить, уменьшить, оставить на прежнем уровне. Рекомендации подтверждаются документально с финансовыми расчетами.
Корректирующие действия.
Утверждение директором филиала нового объема продаж рекламных затрат.
Составление планов работы филиала с учетом рекомендаций.
Персонал филиала.
Штат сотрудников определяет штатное расписание, утвержденное директором филиала. Прием и увольнение сотрудников осуществляется на основании приказов директора филиала.
На данном предприятии сложилась следующая схема отбора персонала:
1. Дается запрос в службу занятости г. Ярославля или в рекрутские службы такие как Кадровый Центр «Поиск», возможна вербовка в учебных заведениях, объявления в средствах массовой информации. К кандидатам на вакансии предъявляются определенные необходимые требования: возраст, опыт работы, ранее занимаемая должность.
2. Обратившиеся кандидаты записываются на собеседование. Кроме этого они предоставляют резюме, копию диплома.
3. Собеседование проводит директор (зам. директора) и начальник отдела, в котором есть свободная вакансия.
4. Если кандидат подходит по всем параметрам, его берут с испытательным сроком (3 месяца).
5. Прием на работу, приказ директора филиала.
Схема отбора представлена на рис. №6
свободная вакансия
запись на собеседование резюме
собеседование отказ
испытательный срок отказ
найм на работу
Отбор персонала проводится довольно тщательно. Это можно судить по структуре сотрудников филиала. Так на данный момент в филиале работает 48 человек. Из них примерно 50% - женщины и 50% мужчины. Это говорит о том, что пол сотрудника не является определяющим фактором при приеме на работу. 64% сотрудников имеет высшее образование (техническое, педагогические, экономическое). Надо заметить, что все ответственные посты по правилам филиала должны занимать люди с высшим образованием. Возраст сотрудников имеет широкий диапазон, но надо заметить, что акцент делается на молодежь.
Информационное обеспечение управления филиала Яртелекомсервиса.
Как известно информационное обеспечение – это техническая платформа и программный продукт, разработанный на предприятии или купленный у фирмы- разработчика.
В Яртелекомсервисе установлены компьютеры IBM Pentium. D 1996 году филиал приобрел готовый программный продукт концерна «Податi» - СБИС. С его помощью автоматизируются:
- бухгалтерский учет со всеми счетами, с формированием оборотных ведомостей, главной книги и баланса;
- расчет налогов (например НДС) с распечаткой баланса;
- расчет заработной платы;
- складской учет;
- ведение банковских и кассовых операций.
Например клиент приобрел сотовый телефон (см. рис7). На складе ставится выдача телефона, по кассе проходит информация о получении денег, автоматически составляются проводки. В итоге все эти данные по каналам сети поступают на центральное устройство – ПК главного бухгалтера, который аккумулирует всю бухгалтерию предприятия. Таким образом можно получить баланс предприятия на любую сумму, что очень важно для принятия различных финансовых решений.
Рис.7 Информационное обеспечение бухгалтерии
Кроме того предприятие использует в своей работе электронную систему Консультант+. В ней можно найти все свежие нормативные и законодательные акты, что позволяет быть в курсе событий в этой области.
Модно сделать вывод, что информационные системы позволяют повысить оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, а следовательно принимать более активные управленческие решения.
Управленческое решение.
Основой управления является принятие решений. Выработка и принятие решений – это творческий процесс руководителя любого уровня.
Можно отметить ряд особенностей принятия решений на данном предприятии:
- процесс принятия решений находится в руках одного линейного (общего) руководителя, который подчинен в свою очередь вышестоящему руководителю. Кроме того линейный руководитель (например руководитель отдела организации продаж) несет персональную ответственность за работу отдела, получая право распоряжаться материальными и трудовыми ресурсами.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
