Цель "Общего учреждения министерств", завершившего министерскую реформу в начале XIX в., заключалась в законодательном закреплении единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Обязанности были установлены для чиновников всех рангов, их нарушение влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим. Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.

Министерство возглавлял министр, назначавшийся императором, и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) — товарищи министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые в свою очередь состояли из отделений, а отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения

При необходимости в структуре министерств разрешалось образовывать "особенные установления": канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

"Общее учреждение" узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре — "Совета Министра", при департаментах — "Общего присутствия департамента", носивших совещательный характер. В состав этих органов, в основном, входили чиновники. Во второй половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом. Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволили установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" — главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской Империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял представления и т. д.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имеют подпись-скрепу, в которых указывают наименование должностей.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации, некоторые их них приобретали законченную форму в виде уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в "Общем счетном уставе" 1848 г., документирование прохождения государственной службы — в "Уставе о службе гражданской" 1832 г.

Организация работы с документами включила пять составных частей:

·                    порядок вступления дел;

·                    движение их, или собственно производство;

·                    отправление дел;

·                    ревизию;

·                    отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и "особенными установлениями". Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в документах информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

·                    переписка министра;

·                    переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих вопросов, распределение всех входящих и входящих документов между ними не вызывало особых затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах входящих и исходящих документов, которые подразделялись на общие и частные. Общие журналы велись канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась "ревизия дел", т. е. был внедрен систематически контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись ведомости о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года доставлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами, которых было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии ("отпуски"), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

"Общим учреждением министерств" установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в "частных учреждениях".

Характерным явлением для XIX в. явилось стремление к сокращению объема документооборота, называемого "сокращение переписки", что достигалось путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм, а также предпринималась попытка упорядочить потоки документов путем направления их в "те места, куда они по роду своему принадлежат". Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкое распространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новых способов документирования, ускорило изготовление документов.

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в "Общем учреждении министерств", требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов. Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.

Наиболее четко направления и способы совершенствования рационализации делопроизводства сформированы в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержит рекомендации по составлению и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию и тиражированию.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12