10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
11) організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
12) впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
13) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт –групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.
Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.
Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника. До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.
У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.
Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:
1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;
2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;
3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;
4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;
5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;
6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі [30, с. 139].
Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв’язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.
Метою управління персоналом на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» є якісно визначене направлення зусиль по формуванню трудового потенціалу підприємства. Основними рисами мети управління персоналом є її довгостроковий характер та зв'язок із стратегією підприємства в цілому.
Оскільки соціальна мета є основою формування цільової спрямованості системи управління персоналом, структуризації цього виду цілей розглядається окремо і більш докладно.
Виділяють наступні завдання щодо планування ефективного управління персоналом:
1) забезпечення науково-технічного прогнозування та відповідності тематичного плану розробок науково-технічному потенціалу організації;
2) технічне переозброєння виробничого процесу і забезпечення високої якості праці;
3) вивчення ринку науково-технічних розробок та організація перспективних науково-технічних розробок, реклама, комерційна робота зі споживачем;
4) забезпечення повноти і ритмічності матеріально-технічного постачання, а також безперебійної роботи устаткування і його ефективного технічного стану;
5) забезпечення ритмічності збуту продукції або своєчасного надання послуг.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:
1) начальник управління (відділу);
2) керуючий справами;
3) завідувач канцелярії.
Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:
1) керівник групи;
2) головний спеціаліст;
3) провідний спеціаліст;
4) спеціаліст.
До технічних працівників належать:
1) секретарі;
2) діловоди;
3) архівісти;
4) кур'єри.
Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника установи.
Керівник служби діловодства повинен мати вишу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).
Згідно Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, керівник служби діловодства виконує наступні завдання:
1) контролює виконання встановлених правил роботи з документами у даній установі та мережі підвідомчих установ;
2) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
3) вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;
4) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;
5) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
6) бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.
Керівник діловодної служби має право:
1) залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
2) вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
3) повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:
1) забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
2) виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;
3) дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.
Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:
1) з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;
2) з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;
3) з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
4) з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування [22].
Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками [25].
Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо [34, с. 178-179].
Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:
1) чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
2) правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
3) визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
