Інформація має певні властивості: здатність до накопичення, руху, збереження при використанні, вартість, комунікативність, різноманітність форм існування тощо. Ці та інші властивості інформації відіграють важливу роль у розумінні характеристики інформаційного забезпечення управління. Для чіткого функціонування установи необхідною є ефективна організація руху інформації, яка в сфері управління відзначена офіційно-діловим стилем і має бути актуальною, оперативною, точною, достовірною, позбавленою емоційного забарвлення, суб’єктивних суджень, відповідати повноваженням і компетенції суб’єкта управління та ін. Це впливає на інформаційний потенціал управління. Інформація, яка циркулює в управлінні, може класифікуватися за різним ознаками:
· За напрямом руху: низхідна, висхідна;
· За сферою діяльності суспільства: політична, економічна, культурна ;
· За структурованістю6 систематизована (згідно зі складом показників, спрямованістю, періодичністю, строком виконання, формою подачі і т.д.) і несистематизована;
· За підпорядкуванням конкретній системі управління: зовнішня, внутрішня;
· За часом виконання6оперативна, поточна, стратегічна;
· За характером носія: документована для друку, засобів зв’язку та ін.;
· За масштабом адреснсті6державна, регіональна, місцева, персональна і т.д.
Обіг управлінської інформації в усій управлінській інфраструктурі здійснюється винятково за допомогою управлінських документів. Дефініції основних термінів, понять, якими оперують у сфері діловодства й архівної справи, пов’язаних із означенням фактів, явищ, процесів життєвого циклу управлінського документа, знаходимо в Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять».
Під «управлінським (службовим) документом» слід розуміти документ, який містить інформацію для прийняття управлінського рішення, тобто управлінську інформацію.
Проблеми створення та функціонування документованої інформації в управлінській сфері має досліджувати управлінське документознавство. Проте на сьогодні їх дослідження є прерогативою дисциплін, пов’язаних із державним управлінням. Управлінське документознавство, виходячи з традицій розвитку і сучасного стану як наукової дисципліни, досліджує проблеми документування управлінської інформації, її функціонування у документованій формі у межах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи , організації, інших соціальних об’єктів.
Управлінське документознавство сконцентроване на студіюванні процесів створення та обігу документів в установі, які містять управлінську інформацію. Якщо документування в цілому – це процес створення документів, то документування управлінської інформації - це процес створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
Документи, які установа (чи інший суб’єкт господарювання) створила або отримала в процесі діяльності, є управлінським або службовим. Серед вхідних документів службовими варто називати тільки ті, які були зареєстровані в установі. З позиції документально-інформаційних комунікацій службові документи, по-перше, є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують лише в установі, а, по-друге, належать до неопублікованих документів, тобто документів, які не є виданнями чи їхніми частинами. Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення –«службова документація», «наукова документація», «документація установи» тощо. Службові документи розрізняють за жанром і номіналом. Згідно з ДСТУ 2732:2004, жанрові характеристики запису інформації - це функцій ні та структурно - композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (роман, звіт про науково-дослідну роботу, монографія, хронікально документальний фільм тощо). Вид номіналу документа – це те що конкретизує номінал документа за змістовою характеристикою. Наприклад, наказ є номіналом службового документа, а накази про відзначення працівника, відпустку, контроль і. т. д. – видом номіналу документа.
Унаслідок упорядкування та формування службових документів у справи підрозділах установи організовується її документаційний ( синонім – документальний) фонд – службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи. Склад і формування документаційного фонду в установі визначають такі нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів зі строками зберігання.
Виконання документами функції правління забезпечується їхньою юридичною силою, яку можна потрактувати як властивість службового документа, надану чинним законодавством бути підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання чи управлінські функції (організаційні, розпорядчі, планування тощо). Склад ознак, за яких документ набуває юридичної сили зокрема наявність у ньому певних реквізитів – підпису, відбитку печатки, елементів бланка тощо, визначається законами і підзаконними актами.
Більшу частину чи весь документаційний фонд установи складає її управлінська документація, тобто система документацій що забезпечує виконання управлінських функцій. Під «системою документації» розуміють сукупність взаємопов’язаних службових документів, яка застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. Управлінська документація установи складається з службових документів що належать до різних класів управлінської документації – організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, банківських, звітно–статистичних, планових, ресурсних, торговельних, цінових, бухгалтерсько-облікових і т. д.
Особливу увагу управлінського документознавства приділяє організаційно-розпорядчі документації – підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функції управління.
1.3 Об’єкт і предмет, завдання управлінського документознавства
Об’єкт пізнання – це сукупність якісно, чітко визначених явищ і процесів реальності, суттєво відмінних за своєю природою, змістом, законами і закономірностями функціонування та розвитку від інших об’єктів реальності. Оскільки практичне пізнання охоплює лише частину реальності, необхідним є поняття, що буде розкривати той зміст об’єкта пізнання, який включено в пізнавальний процес. Таким поняттям є предмет пізнання. Отже, об’єктом пізнання є певна об’єктивна реальність, а предметом – ті аспекти, риси об’єкта, які охоплені вивченням. Якщо об’єкт пізнання представляє собою незалежну від пізнавального суб’єкта реальність, то предмет пізнання – це виокремлена ним частина реальності, що вивчається.
Об’єкт управлінського документознавства має складну системну структуру. Під «системою» розуміється певна множина пов’язаних частин-компонентів, об’єднаних в єдине ціле, взаємодія між якими характеризується упорядкованістю і регулярністю. Об’єктом управлінського документознавства є управлінська документація, а також середовище її створення та функціонування.
Предметом управлінського документознавства є еволюція і зміст характеристик управлінської документації, закономірності її створення та функціонування у динамічному стані на різних етапах розвитку людства, розуміння її як явища культури, науки, суспільного розвитку з властивими рисами й ознаками.
Таке розуміння предмета управлінського документознавства визначає головні теоретичні та практичні завдання дисципліни:
-дослідити історію управлінського документа, його створення та функціонування як носія і джерела інформації;
-розробити загальну теорію управлінського документа, яка охоплює аналіз його природи, характеристики змісту та форми (властивості, ознаки, структура), функції;
-визначити принципи і методи вивчення управлінського документа;
-з'ясувати місце і роль управлінської документації у суспільстві;
-охарактеризувати основні етапи розвитку управлінського документознавства як конституйованого виду спеціального документознавства, у т.ч. відстежити процес виникнення та розбудови організаційних структур управлінського документознавства як наукової та навчальної дисципліни;
-проаналізувати найважливіші концептуальні засади управлінського документознавства;
-розкрити гносеологічну природу спеціальних документознавчих знань, місце та функції управлінського документознавства серед інших дисциплін документально-комунікаційного циклу.
Масштабні завдання зумовлено складною структурою управлінського документознавства, внутрішнім поділом його наукових напрямів (історичні, теоретичні (теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні), науково-технологічні дослідження), кожен із яких також багаторівнево структурований. Зокрема, теоретико-фундаментальні дослідження спрямовані на вивчення:
а) управлінської документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті;
б) впливу управлінської документації на зміст і наслідки управлінських дій у суспільстві;
в) соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до документної інформації;
г) співвідношень і перспектив розвитку комунікацій, потоків, систем традиційної та електронної управлінської документації, закономірностей цього процесу.
Теоретико-прикладні розробки - це дослідження різних характеристик управлінської документації (функційних, надійних, понятійних властивостей документів і документної інформації). Науково-технологічні дослідження орієнтовані на вироблення раціональних методик створення різних видів управлінських документів. Історичні дослідження розгортаються навколо генезису управлінського документа, еволюції характеристик його змісту та форми, умов створення та функціонування..
1.4 Методологія та методика управлінського документознавства
У науці не існує єдиного підходу стосовно тлумачення змісту поняття "методологія".
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
