З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

-      “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

-      “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

-      “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

-      вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

-      - підготовка проекту;

-      погодження його;

-      підписання.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.

Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

-      автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;

-      назва виду документа;

-      дата (проставляють у день підписання);

-      індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;

-      місце складання чи видання;

-      заголовок до тексту;

-      позначка про контроль (в разі потреби);

-      текст;

-      гриф погодження (в разі потреби);

-      візи;

-      підпис;

-      відтиск печатки;

-      позначка про виконавця.

Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:

-      констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;

-      розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.

Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.

З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.

Інформаційно-довідкові документи.

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.

Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина – висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної.

В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.

Акт – документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.

Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами.

Кореспондентські документи – найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.

Листи – узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов’язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 – в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв’язку, зокрема факсимільний зв’язок. З його допомогою передаються телефаксограми.

Факс – документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленою діловою листа.

За допомогою телефону подеколи використовується і такий вид документа кореспондентського характеру, як телефонограма.

Телефонограма – це термінове повідомлення, зафіксоване на папері. Вони складаються в одному примірнику. Текст не повинне бути більше 50 слів.

Телеграма – вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негативного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.

Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні листа. Перший примірник направляється на телетайп, а другий – підшивається в справу.

Довідка – документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.

За призначенням довідки бувають службові та особисті. За напрямком – вхідні та вихідні. За формою – трафареті та індивідуальні. За способом оформлення – рукописні, друковані, відтворенні. За місцем складання – внутрішні і зовнішні. За складністю – прості та складні.

Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації.

До документів довідково-інформаційного характеру належать:

Записки – поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов’язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.

Згідно з цільовим призначенням записки бувають інформативні, звітні, ініціативні.

Згідно з призначенням – пояснюючі, пояснювальні, доповідні, службові та пам’ятні.

Записки розрізняються за ступенем відповідальності та об’ємом викладу інформації.

Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки, слід реєструвати.

Один з поширених видів довідково-інформаційного характеру – повідомлення. Воно являє собою різновид ініціативного листа. Тому формуляр його має такі самі реквізити, що й службовий лист. Тільки в заголовку вказують вид документа – повідомлення.

В умовах ринку поширеними стають інформативні документи – різного змісту оголошення, як окремих підприємств, державних установ, так і приватних осіб, Вимоги до оформлення тексту ті ж, що й для повідомлення.

Широко застосовуються в закладах та установах такі документи, як службові заяви.

Службова заява – це письмове повідомлення працівників з приводу здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Згідно з класифікацією документи одного виду можуть мати ознаки спеціалізації, тобто відображати якості та певні риси, яких вони набувають в різних сферах виду певної діяльності.

Найбільшої спеціалізації зазнає такий вид документа, як довіреність. Довіреність (доручення) – офіційний (службовий) або особистий документ, який надає право особі або групі осіб на здійснення яких-небудь дій від особи довірителя.

Офіційні довіреності видаються представнику підприємства на здійснення різних операцій.

В тексті службової довіреності повинні бути відображені наступні моменти:

а) найменування керівника з вказівкою його повної посади, як вона юридично зафіксована;

б) найменування особи, якій доручають ведення справ з вказівкою посади та паспортними даними;

в) перелік повноважень або вид дій, які службова особа повинна виконати;

г) підстава для видання довіреності;

д) термін дії даного документи.

В підписах довіреності повинен бути зразок підпису особи, якій видається довіреність. Кожен вид службової довіреності повинен бути зареєстрований. Форма журналу для довіреностей М-2 знаходиться на звороті бланка, виготовленого друкарським способом.

Довіреності видаються тільки на той термін, який вказаний в документі. Довіреність може бути недійсна, якщо в ній відсутній який-небудь реквізит. Довіреності зберігаються, як правило, не більше 3 років.

Квитанція – фінансовий документ, який має важливе громадське, службове та побутове значення. На сьогодні всі квитанції є документами суворої фінансової звітності і мають різноманітні стандартні трафаретні форми, виготовлені друкарським способом.

2.3 Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

-      управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

-      загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

-      канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства родить:

-      розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

-      організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

-      організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

-      організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

-      здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх матинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

-      контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

-      здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

-      реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

-      удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

-      здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

-      організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

-      впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

-      завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

Висновок

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Моя робота відкривається розділом з історії розвитку діловодства, де послідовно розкриваються його основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаних джерел та літератури

1.                     Блощинська В.А. Сучасне діло ведення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. – 270 с.

2.                     Головач А.С. Оформлення документів. – К.; Донецьк: Вища школа, 1983. – 352.

3.                     Віденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Вища школа, 1998. – 157 с.

4.                     Документи і діловодство: Довідковий посібник. – М.: Економіка, 1991. – 245 с.

5.                     Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. – К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. – 272 с.

6.                     Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. – Рівне.: “БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

7.                     Кірочок О.г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті: Підручник. – Київ: Центр навч.л-ри, 2003. – 216 с.

8.                     Палеха Ю.І. Документацій не забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

9.                     Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – К.: Вища школа, 1988 – 558 с.

[1] Шашкевич Я.Р. Адміністративні, судові й фінансові книги на Україні в ХІІІ-ХVІІІ ст.ст.// Істор.джерела та їх використання. – К., 1969.

Страницы: 1, 2, 3, 4