· Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет?
· Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций?
· Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций?
· Каким образом можно избавиться от излишних затрат?
· Осуществление каких функций можно осуществить с помощью ЭВМ?
· На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций?
· Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию?
· Как изменится уровень качества выполнения функций?
· Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК?
· Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?
· Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?
· Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?
· Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?
· Следует ли децентрализировать некоторые функции ОВКиК или наоборот — централизировать?
· Как следует изменить организационную структуру ОВКиК?
· Чему необходимо обучить работников ОВКиК?
· Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?
· Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства?
· Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования процесса управления снабжением предприятия комплектующими изделиями?
· Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?
· Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы ОВКиК?
На каждый из вопросов, как правило, получают несколько вариантов ответов. Все варианты фиксируются в карточках идей, пример их заполнения приведен в табл. 7
Таблица 7
Пример заполнения карточки идей
Для предварительного отбора вариантов данные- всех карточек сводятся в морфологическую матрицу. В ней отражаются те варианты, которые по результатам экспертизы считаются наиболее приемлемыми (фрагмент матрицы показан в табл. 8).
Таблица 8
Фрагмент морфологической матрицы способов выполнения функций ОВКиК
2.5 Исследовательский этап
Разработка проекта происходит на исследовательском этапе. Здесь производится эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее подходящих для реализации предложений.
Эскизная проработка отобранных вариантов состоит в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации.
Сравнительная технико-экономическая оценка вариантов проектных предложений проводится на основе заключений экспертизы с использованием действующих методических материалов по расчету экономической эффективности инвестиционных проектов.
При отборе подходящих для реализации вариантов все предложения делят на следующие группы: реальные для внедрения; возможные для внедрения, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Для дальнейшего рассмотрения выбираются варианты из первой группы.
На данном этапе разрабатываются: задание на проектирование, организационный общий и организационный рабочий проекту со всеми необходимыми обоснованиями. Исследовательский этап наиболее трудоемок, поэтому здесь рекомендуется привлекать специалистов научно-исследовательских организаций, учебных заведений для проведения научно-исследовательских работ.
По каждому предложению по совершенствованию работы ОВКиК при помощи табл. 9 осуществляется отбор тех вариантов, которые принимаются для реализации на предприятии.
Таблица 9
Фрагмент сравнительной-организационно-экономической оценки поданых идей и предложений
(«+» - преобладание преимуществ над недостатками, «-» - преобладание недостатков над преимуществами, «+-» - равное соотношение преимуществ и недостатков)
При организационной оценке вариантов учитываются реальные организационные условия, являющиеся предпосылкой успешного внедрения того или иного варианта. При экономической оценке учитываются: уровень снижения трудозатрат и повышения качества выполнения функций, а также тенденции изменения основных показателей работы организации.
В нашем примере наиболее рациональным является первый вариант.
Назовем важнейшие направления повышения эффективности деятельности управленческого персонала ОВКиК организации, реализованные в проекте:
· повышение квалификации работников отдела, в первую очередь повышение уровня экономических знаний;
· автоматизация и механизация процессов выполнения функций, передача ряда рутинных работ на ЭВМ, оснащение рабочих мест необходимой оргтехникой и персональными компьютерами;
· улучшение информационного обмена по документам внутри отдела, а также между ОКВиК и другими отделами и подразделениями;
· совершенствование системы мотивации и стимулирования работников отдела;
· улучшение методов и регламента работы специалистов отдела;
· проведение работы по централизации ряда функций, устранению дублирования, излишних, несвойственных и вредных функций;
· повышение качества выполнения функций;
· снижение затрат на осуществление функций ОВКиК.
Проект повышения эффективности деятельности управленческого персонала включает: положение об ОВКиК; должностные инструкции работников отдела; схему функциональных взаимосвязей отдела с другими подразделениями организации; комплект регламентирующей деятельность отдела документации (оперограммы выполнения отдельных управленческих процедур, логико-информационные схемы, схемы документооборота); комплект основных стандартов организации; схему организационной структуры отдела; штатное расписание отдела; таблицу расчета трудоемкости осуществления функций до и после внедрения мероприятий; перечень задач, рекомендуемых для решения на компьютерах; расчет ожидаемого экономического и социального эффекта от внедрения мероприятий.
2.6 Рекомендательный этап и этап внедрения
На рекомендательном этапе подготавливают проект к внедрению, рассчитывают затраты на разработку и реализацию рекомендаций, ожидаемую экономическую и социальную эффективность.
Для оценки эффективности труда руководителей и специалистов управления используют результаты аттестации, которые фиксируются в специально разработанных аттестационных листах по оценке результатов деятельности за год (работа № 1), составленных по материалам аттестационных листов по оценке текущей деятельности сотрудников (работа № 2).
Используя данные аттестационных листов, расчитывают коээфициенты эффективности труда (Кэф) по каждому сотруднику. Для этого составляется табл. 10, причем
Кэф = (Бср1 + Д1 + Бср2 + Д2) / (Д1 + Д2), где
Бср1 и Бср2 - средний балл работника по работе № 1и № 2 соответственно,
Д1 и Д2 – продолжительность выполнения работы № 1и № 2 соответственно.
Таблица 10
На этапе внедрения проводится социалбно-психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников и внедрение рекомендаций. Необходимо разработать систему стимулирования реализации проекта и план-график внедрения проекта.
Заключение
Таким образом, изучение функций систем управления при помощи метода ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих систему управления носителей функций, внешней среды, их состояния и взаимосвязей. При этом ФСА дополняется стоимостным анализом, что выгодно отличает этот метод от других традиционных методов, распространенных в практике проектирования систем управления организацией.
ФСА позволяет определить состояние функционирования и тенденции развития системы управления, отдельного подразделения или работника, которые происходят в ходе реализации ее (системы) потребительной стоимости. Кроме того, ФСА позволяет выявить затраты, необходимые для осуществления функций системы при заданном уровне их качества.
Функциональный анализ системы управления, в отличие от стоимостного анализа (если говорить о стоимости функций управления) имеет определенную историю и опыт, широко применяется на практике. Определение затрат (стоимости) на осуществление функций системы управления имеет свои сложности и большую специфику в отличие от стоимости выполнения функций технических систем и эта проблема еще не решена до конца ни в теории, ни в практике. Поэтому, как и любой другой метод анализа, ФСА имеет свои преимущества и недостатки.
Страницы: 1, 2, 3, 4
