Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 3.1) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.  (Оформление записей сведений о работе в трудовой книжке или вкладыше к ней см. прил. 4).

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

·        наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

·        указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

·        наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

·        не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

·        наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

·        наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

·        указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в прил. 5, п. 2

4. Практика кадровых служб.

4.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку.

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим образом.

Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

4.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

·        в графе 3 в виде заголовка - указывается полное наименование организации, а также сокращенное  - штамп с его наименованием);

·        ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

·        в графе 2 - дата награждения;

·        в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

·        в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.    Оформление сведений о поощрениях см. в прил. 5, п. 3)

4.3 Выдача на руки трудовой книжки

Согласно разделу 7 Постановления кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

4.4 Оформление исправлений

Пример оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней