В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т. д.), рекомендации по работе с документом.
Подтверждая факт отправки какого-либо документа в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемого документа. Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.
Сопроводительное письмо начинается оборотом, содержащим слова: «Направляем вам...», «Высылаем вам...», «Предоставляем вам...».
Письмо-извещение - письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т. д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
· информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
· приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;
· другие сведения организационного характера.
Так как эти письма рассылаются в соответствии со списком, графа «Адресат» оформляется обобщенно или вообще не оформляется. Так же как и другие письма, письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый...», «Уважаемая...».
Письмо-подтверждение - письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности или какого-либо факта, действия, телефонного разговора.
Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки организаций (учреждений, предприятий). Несмотря на то, что в каждой стране существуют определённые особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.
Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:
• сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный адрес, факс, телефон).
Эти сведения печатают в верхней части листа - в левом углу или в центре. Наряду с названием организации (учреждения, предприятия) указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc) – корпорация, Limited (Ltd) – общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;
• ссылки на документы отправителя и получателя.
Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т.д., например:
Reference KL/DC/305,
где Reference – ссылка (используется также сокращение Ref);
KL – инициалы автора;
DC – инициалы исполнителя или секретаря-референта;
305 – порядковый номер документа.
Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с инициативным документом, например:
Your ref.: OR/12
Our ref.: OR/75
где Your ref. – ваша ссылка;
Our ref. – наша ссылка;
OR – вид документов (order);
12 и 75 – номера инициативного письма и ответа;
• дата.
Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Возможны два варианта – английский и американский:
1) на первом месте стоит число (British method - 5 December, 2004);
2) на первом месте стоит месяц (American method - December 5, 2004).
Пунктуация может варьироваться, т.е. отправитель по своему желанию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца (British method) или после числа (American method) или не ставить ее вообще;
• адрес получателя.
Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании - графство, в Германии – землю, в Швейцарии - кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;
• указание на конкретное лицо.
Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты:
For the attention of Mr. Smith
Attention: Marketing Department
Attention: Finance Manager;
• вступительное обращение.
Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова «Dear».
Используют различные формы обращения: к одному лицу - Madam, Sir; к нескольким лицам - Mesdames, Gentlmen, Sir. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. - господин, Mrs. - замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss – обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);
• заголовок (необязательный элемент).
Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:
Subject: - предмет вопроса;
RE: - сокращение от слова «regarding» (относительно);
In re: — сокращение от «in regard to» (касательно);
• текст письма.
Стандарт написания основной части письма состоит в том, что каждое предложение для легкости восприятия выделяют в отдельный абзац и при отсутствии «красной» строки абзацы выравнивают по левому краю и разделяют пробелом;
• заключительная формула вежливости.
Завершающую письмо фразу выбирают исходя из формы приветствия и положения (звания) получателя. Это может быть:
Yours very sincerely
Yours faithfully
Yours very truly;
• подпись.
Подпись размещают под заключительной формулой вежливости. Ниже личной подписи дают ее расшифровку, т. е. указывают полное имя и фамилию. В случае если письмо подписывает не руководитель предприятия, организации, а другое лицо, на следующей строке указывают также должность лица, подписавшего документ;
• приложения.
Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия - название документа и его номер, например:
Enclosure: Order № 67;
• сведения о наличии копий.
Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так: вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем после двоеточия - фамилия и должность того лица, которому она предназначена, например:
сс: Mr. Alex Smith, Advocacy.
Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название организации, в которую направляют копии.
Штатное расписание - правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Задание 6. Виды приказов. Особенности оформления приказа
Ответ:
Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
Приказы издаются:
- по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);
- по личному составу (увольнение, перевод работников и др.).
Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
• Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством доставлено право на изображение герба);
• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
• наименование организации;
• название вида документа (приказ);
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• подготовку проекта приказа;
• согласование проекта;
• подписание руководителем.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:
О проведении аттестации персонала организации
Об увеличении уставного капитала общества
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
• констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт - внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
• распорядительной, в которой содержатся поручения. Каждое поручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок выполнения поручения. Эта часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца.
Работник службы делопроизводства должен организовать ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказов, как издаваемых на предприятии, так и тех, которые прямо или косвенно касаются его деятельности. Как правило, один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, а на другом экземпляре работники, ответственные за его исполнение, должны поставить свои подписи.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
