Папки коллективного доступа представляют собой иерархические хранилища, предназначенные для хранения и доступа к различной разделяемой информации. Все пользователи, обладающие необходимыми правами, имеют возможность работать с информацией, хранящейся в этих папках. Для более удобного доступа к объектам, хранящимся в папках, предусмотрен поиск с помощью фильтров. Имеется возможность ассоциировать с папкой набор способов просмотра так называемых представлений. Кроме обычного табличного представления информации, хранящейся в папке, Microsoft Outlook позволяет создавать представления в виде календаря, временной шкалы и набора карточек.
Наряду с документами и текстовыми сообщениями от одного пользователя к другому могут пересылаться и структурированные данные. Для подготовки и чтения такого сообщения гораздо удобнее использовать определенную экранную форму. Поэтому в состав Microsoft Outlook входит специальное средство для создания таких электронных форм - Microsoft Outlook Forms Designer.
При маршрутизации (перемещении) документов от одного рабочего места к другому пересылается документ, который представляет собой файл того или иного формата. Каждый пользователь последовательно выполняет над ним определенные действия. При маршрутизации электронных форм от одного рабочего места к другому пересылается та или иная структурированная информация.
Microsoft Exchange Server поддерживает специальный механизм, позволяющий отслеживать последовательность сообщений в цепочке, объединенной одной темой. При работе с сообщениями в папках коллективного доступа имеется возможность посылать ответ непосредственно в почтовый ящик автора, а также и помещать его в папку коллективного доступа.
Содержимое папок коллективного доступа может быть доступно не только в рамках локальной сети с помощью программы Microsoft Outlook, но и в Интернете. Эта возможность обеспечивается специальными компонентами - Microsoft Exchange NNTP Connector и Outlook Web Access. Первый позволяет опубликовать содержимое папок коллективного доступа Microsoft Exchange в новостных группах, а второй - по протоколу HTTP осуществить доступ к информации, хранящейся в персональных почтовых ящиках и папках коллективного доступа Microsoft Exchange.
Уже традиционной задачей автоматизации групповой работы стало планирование встреч и групповых мероприятий. С помощью Microsoft Outlook пользователь может вести персональную базу данных, содержащую информацию о расписании, текущих задачах и планируемых событиях или мероприятиях. По электронной почте через Microsoft Exchange Server всем участникам планируемой встречи отправляется сообщение с указанием времени встречи. Получив это сообщение, участники встречи могут либо принять предложение об участии, либо отклонить его. В любом случае ее организатор получит ответ от участников.
Задание Microsoft Outlook представляет собой запись, которая отображается в списке текущих заданий. В отличие от встречи задание планируется не на конкретное время в течение дня, а время, в течение которого оно актуально.
В Microsoft Outlook имеются средства для проведения голосования. При подготовке сообщения можно указать на необходимость ответа на данное сообщение, заранее определив их варианты. После этого при чтении полученного сообщения на форме получатель увидит дополнительные кнопки, предлагающие выбрать один из вариантов, которые были предложены автором сообщения.
3.3 Novell GroupWise
Кроме средств электронной почты, интегрированная почтовая система Novell GroupWise содержит средства ведения персональных календарей, группового планирования, управления заданиями и документами, средства организации электронных дискуссий и речевую почту.
Ее универсальный почтовый ящик (Universal Mailbox) предоставляет унифицированный доступ ко всем видам сообщений, календарям и документам. В комплект поставки GroupWise входят три наиболее часто используемых шлюза (Async, MHS и Х.25), а также две утилиты для перехода на GroupWise с других почтовых систем.
Средство администрирования GroupWise Administrator является частью утилиты NetWare Administrator (NWAdmin), что позволяет настраивать, конфигурировать и обслуживать почтовую систему Group-Wise вместе с сетевой ОС NetWare 4.1.
GroupWise предоставляет простой и быстрый способ получить полное решение для интрасетей и Internet. Так, благодаря подсистеме WebAccess, частные интрасети или Internet становятся расширениями системы обмена сообщениями. WebAccess позволяет обращаться к функциям GroupWise через любой стандартный Web-браузер, например Internt Explorer или Netscape Navigator.
С помощью подсистемы управления документооборотом и автоматизации бизнес-процедур WorkFlow в этот процесс работы с бизнес-процедурами можно включить удаленных пользователей. Причем все эти операции не сложнее обычного обмена сообщениями электронной почты.
Подсистема управления документами Document Management обеспечивает совместную работу нескольких пользователей над одним документом. Она отслеживает различные версии документа, а также контролирует изъятие документа с блокировкой оригинала и возврат его исправленной версии с отменой блокировки. Членам рабочих групп можно присваивать полномочия на модификацию или удаление документов.
GroupWise может даже предоставить доступ к универсальному почтовому ящику с использованием технологии цифрового преобразования текста в речь. При звонке по телефону ее подсистема PhoneAccess читает «вслух» пришедшие на адрес пользователя сообщения электронной почты, информацию о назначенных встречах из календаря, сведения о заданиях и полученные записки. С помощью PhoneAccess по факсу можно отправлять копии сообщений, информацию календаря и документы.
Шлюз Pager Gateway для пейджинговой связи работает согласно заданным правилам, например, можно выбрать правило для немедленной передачи ответа по электронной почте.
4.Политика компании в отношении электронной почты
Чтобы минимизировать риск привлечения к ответственности и защитить коммерческие секреты и внутреннюю информацию от посягательств со стороны посторонних лиц, компаниям следует разрабатывать собственную политику в отношении электронной почты.
Эта политика может базироваться на следующих принципах:
1. Определите, какие сообщения электронной почты следует сохранять, а какие удалять.
2. Предупредите пользователей о недопустимости пересылки сообщения без согласия отправителя. Особого внимания требует пересылка сообщений электронной почты, на которую распространяется право адвоката не разглашать полученную от клиента информацию.
3. Категорически запретите использование в электронной почте непристойных или унижающих человеческое достоинство замечаний о сотрудниках и клиентах.
4. Объясните сотрудникам, что к материалам, охраняемым авторским правом, относится не только текст, но и рисунки, видео- и аудиозаписи и предупредите их о внимательном распространении подобных материалов.
5. Утвердите процедуры, касающиеся обработки жалоб на неуместные или оскорбительные сообщения. Требуйте, чтобы сотрудники безотлагательно сообщали о получении оскорбительных сообщений. Серьезно и тщательно анализируйте каждый подобный случай, чтобы избежать возможных обвинений в том, что компания осознанно допускает или дает согласие на распространение оскорбительных сообщений.
6. Чтобы обеспечить конфиденциальность, важные сообщения электронной почты, передаваемые за пределы компании, следует обязательно шифровать.
7. В особо важных областях деятельности ограничьте число сотрудников, имеющих право отправлять сообщения по электронной почте за пределы компании, или разработайте процедуры предварительного просмотра сообщений до того, как они будут переданы за пределы компании.
5.Несколько слов о спаме
Ни один разговор об электронной почте не проходит без упоминания о спаме. Термин спам (spam) ведет свое происхождение от старого скетча американской комик-группы Monty Python Flying Circus, в котором посетители ресторана, пытающиеся сделать заказ, вынуждены слушать хор викингов, воспевающий мясные консервы. Применительно к электронным сообщениям под спамом понимается:
- Массовая рассылка почтовых сообщений пользователям, не выразившим желание получать подобную корреспонденцию. Причем нет разницы, коммерческая ли это реклама или просто полезная, по мнению отправителя, информация.
- Индивидуальные сообщения, тематика которых не имеет к адресату прямого отношения.
- Подписка человека на список рассылки без его ведома или желания.
- Помещение в конференцию, дискуссионный лист, гостевую книгу сообщений, не имеющих отношения к заданной тематике или сообщений прямой рекламы (если это не разрешено установленными там правилами).
Чем же так плох спам? На самом деле пагубность таких рассылок заключается в том, что спамеру (рассылающему спам) это практически ничего не стоит, зато дорого обходится всем остальным как получателю спама, так и его провайдеру. Большое количество рекламной корреспонденции может привести к излишней нагрузке на каналы и почтовые серверы провайдера, из-за чего обычная почта, которую, возможно, очень ждут получатели, будет проходить значительно медленнее. Спамер практически ничего не платит за то, что передает почту. За все расплачивается получатель спама, оплачивающий своему провайдеру время, затрачиваемое на получение непрошенной корреспонденции с почтового сервера.
6.Некоторая «цифровая размерность» спама
На приходящий спам все реагируют по-разному. Некоторые активно принимают меры по дальнейшему его прекращению - таких 36 %, но большинство - 43 % просто удаляют из своего почтового ящика ненужные сообщения.
Что же приходит без приглашения на электронный ящик? Первое место по популярности занимают различные предложения о покупке тех или иных товаров - 78%, далее идут предложения о заработке в Интернет - 70%. Менее распространены рассылки, содержащие порнографию - 31%.
По некоторым прогнозам, к 2015 году средний пользователь Интернета в развитых странах будет получать 3600 рекламных писем в год, т. е. 10 писем в день, что составит примерно четверть всей корреспонденции.
Заключение
В данной контрольной работе мы рассмотрели системы организации коллективной работы, а именно:
- Lotus Domino/Notes;
- Microsoft Exchange Server/Outlook;
- Novell GroupWise.
Также мы ознакомились с понятием спама и его вреде для электронной почты, умением его управления.
Литература
1. Антонов А.В. Системный анализ. Методология. Построение модели: Учеб. пособие. — Обнинс: ИАТЭ, 2001. — 272 с.
2. Богданов А.А. Тетология: В 3 т. — М., 1905—1924.
3. Венда В.Ф. Системы гибридного интеллекта: эволюция, психология, информатика. — М.: Машиностроение, 1990. — 448 с.
4. Волова В.Н. Основы теории систем и системного анализа/В.Н. Волова, А.А. Денисов. — СПб.: СПбГТУ, 1997. — 510 с.
5. Волова В.Н. Методы формализованного представления систем/ В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е. Темнигов. — СПб.: СПбГТУ, 1993. — 108 с.
6. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. — М.: Высш. ш., 2003. — 431 с.
7. Гелшов В.М. Введение в АСУ. — Киев: Техника, 1974.
8. Дегтярев Ю.И. Системный анализ и исследования операций. — М.: Высш. ш., 1996. — 335 с.
9. Корячов В.П. Теоретичесие основы САПР: Учеб. для вузов/В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. — М.: Энергоатомиздат, 1987. — 400 с.
10. Мамионов А.Г. Основы построения АСУ: Учеб. для взов. — М.: Высш. ш., 1981. — 248 с.
11. Меньов А.В. Теоретичесие основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. — М.: МГУП, 2002. — 176 с.
12. Острейовский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. — Ср т: СрГУ, 2000. — 165 с.
13. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. — Ср т:СрГУ, 2000. — 72 с.
14. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.— 400 с.
15. Автоматизированные информационные технологии в банковской деятельности / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. — М.: Финстатинформ, 1997.
16. АСУ на промышленном предприятии: Методы создания: Справочник / С.Б. Михалев, Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. — М.: Энергоатомиздат, 1989. — 400 с.
17. Комплес общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР . — М.: Статистика, 1980.
18. Малин А.С. Исследование систем управления: Учеб. для вузов/ А.С. Малин, В.И. Мхин. — М.: ГУ ВШЭ, 2002. — 400 с.
Страницы: 1, 2
