Коллекция Рефератов - Проектирование основных составляющих процесса управления по функциям: планирование, организация, мотивация и контроль для фирмы Оптика

Рефераты. Проектирование основных составляющих процесса управления по функциям: планирование, организация, мотивация и контроль для фирмы Оптика

p> В данном разделе остановимся на 1 аспекте функции организации, который включает: а) деление организации на подразделения соответственно целям и задачам - департаментализация; б) разработку взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя.

I. Департаментализация.

Департаментализация, т.е. процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями или дивизионами, в зависимости от того, какой принцип положен в основу этого процесса, приводит к образованию следующих организационных структур [3, с. 232]:

1) Функциональная структура, при которой организация делится на блоки, каждый из которых имеет четко определенную задачу и обязанности.
Традиционно функциональными блоками организации являются отделы производства, маркетинга и финансов.

2) Линейно-функциональная структура, при которой также выделяются функциональные блоки, которые в свою очередь из-за их большого размера и большого объема задач подразделяются на более мелкие составляющие, образующие уровни управления внутри каждого блока.

3) Дивизиональная структура, в соответствии с которой деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим районам.

Каждая из этих структур является наиболее эффективной в конкретных условиях. В зависимости от целей, стоящих перед организацией, выбранной стратегии, характера деятельности организации, широты ассортимента и других факторов руководство выбирает ту структуру, которая наиболее полно соответствует этим факторам. При этом предпочтение отдается не одному виду структуры, а часто используется их сочетание при построении структуры отдельной компании.

Для фирмы "Оптика" в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, в которой можно выделить следующие отделы: финансовый отдел, отдел кадров и труда, производственный и коммерческий отделы. При этом коммерческий отдел содержит элементы дивизиональной структуры по территориальному признаку, т.е. месту расположения ее магазинов, в каждом из которых управляющий выполняет определенные обязанности по управлению его деятельностью в рамках делегированных ему полномочий.

Графически структуру фирмы "Оптика" можно представить следующим образом
(рис. 4).

Директор

Финансовый Отдел труда Коммерческий
Производственный отдел и кадров отдел отдел

Начальник Управляющий Управляющий
Начальник отдела по магазину 1 по магазину 2 отдела маркетинга закупок и

снабжения

маркетологи продавцы- обслужи- продавцы- обслужи- менеджер менеджер кассиры вающий кассиры вающий по закупке по закупке

(3 чел). персонал (2 чел.) персонал готовых п/ф для изделий магазинов для магазинов уборщица охранник уборщица охранник снабженец готовыми снабженец изделиями п/ф магазинов магазинов

(2 чел.)
(2 чел.)

Рис. 4 Организационная структура фирмы "Оптика".

II. Взаимоотношения полномочий и должностные обязанности.

Для успешного функционирования созданной структуры необходимо определить основные полномочия и обязанности каждого исполнителя.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение делегированных задач.

Полномочия всегда ограничены и в зависимости от пределов их ограничения выделяют 2 основных типа полномочий:

1) Линейные полномочия - представляют руководителю узаконенную власть для направления своих подчиненных на достижение поставленных целей.
Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных опросах без согласования с другими руководителями.

2) Штабные полномочия, которые в зависимости от функций штабов бывают: а) рекомендательными - предполагают, что линейный руководитель может, но не обязан обращаться за консультациями и помощью к штабам; б) с обязательным согласованием - предполагают, что линейный руководитель обязан обсуждать соответствующие ситуации со штабным аппаратом, но не обязан следовать его рекомендациям; в) параллельными - предоставляют право штабам отклонять определенные решения линейного руководства; г) функциональными - аппарат может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции.

Передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя обязательство выполнять задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение (т.е. принимает ответственность), называется делегированием. [5, с. 308]

В фирме "Оптика" линейные полномочия делегирования следующим отделам: производственному отделу, отделу закупок и снабжения коммерческого отдела, управляющим магазинами. При этом штабные полномочия делегированы отделу маркетинга (функциональные полномочия); финансовому отделу (параллельные штабные полномочия), отделу кадров и труда (рекомендательные штабные полномочия). Такие штабные аппараты имеют линейную структуру, а их менеджеры обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции. Должностная инструкция начальника отдела маркетинга фирмы "Оптика" может иметь следующее содержание:

1) Наименование должности : начальник отдела маркетинга.

2) Должностная целеустановка: разработка всех видов деятельности по всем вопросам в области маркетинга

3) Должностные задачи:

- разработка концепции, стратегии маркетинга для всех видов продукции и услуг;

- разработка комплекса маркетинга для всех видов выпускаемой продукции и оказываемых услуг;

- разработка, проведение маркетинговых исследований, анализ полученных данных;

- координация решений управляющих магазинами в области ценообразования и предоставляемых скидок, и начальника отдела сбыта по поводу каналов сбыта продукции;

- решения по персональным делам, принятие решений о зачислении, увольнении, повышении квалификации и заработной платы сотрудникам отдела.

4) Должностная компетенция: представительство отдела маркетинга на разлитчных выставках и других мероприятиях, при работе с различными маркетинговыми компаниями и фирмами, а также заключение договоров с рекламными агентствами и другими организациями, оказывающими услуги в области маркетинга.

5) Должностной ранг: руководитель отдела.

6) Должностная субординация: руководитель коммерческого отдела в качестве дисциплинарного начальника.

7) Непосредственные подчиненные: работники отдела маркетинга - маркетологи.

8) Должностной заместитель: руководитель коммерческого отдела.

9) Сотрудничество с другими участками: сотрудническая деятельность с производственным отделом по поводу разработки новых видов продукции и услуг, а также сотрудническая деятельность с управлюящими магазинами в целях непосредственного проведения маркетинговых исследований и определения способов лучшего обслуживания клиентов.

10) Требования к занимаемой должности: а) высшее экономическое (коммерческое) образование с предоставлением диплома; б) трехлетний опыт работы в области маркетинговых исследований и разработки комплекса маркетинга; в) профессиональная компетенция и социальная ответственность как руководителя;

Для фирмы "Оптика" с целью повышения эффективности ее работы подходят следующие основные элементы рациональной бюрократии:

1) четкое разделение труда на основе должностных инструкций.

2) иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий руководитель контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

3) наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей.
Например, правила обслуживания клиентов и выполнения заказов, предоставление отчетов о ежедневных оборотах магазина, правила регистрации заказов и т.п.

4) осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями.

5. Мотивация.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить организация, когда, как и кто должен это сделать. Для воплощения своих решений в дела руководители должны применять на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, мотивация - это процесс побуждения работников организации к деятельности для достижения личных целей и целей организации
[5, с. 360].

Разработанные теории мотивации делятся на 2 категории: содержательные и процессуальные. К числу содержательных теорий относятся теории, разработанные Маслоу, МакКлелландом и Герцбергом, целью которых является определение потребностей, побуждающих людей к действию.

В качестве основной теории для определения наиболее актуальных потребностей работников фирмы "Оптика" воспользуемся теорией Маслоу.
Наиболее актуальными потребностями работников данной организации являются следующие потребности: потребности в безопасности и уверенности в будущем, потребность в уважении и самовыражении, социальные потребности. При этом работники управленческих должностей в большей степени мотивированы потребностями более высокого порядка, поскольку уровень их заработной платы достаточен, и у многих из них есть желание добиться определенных успехов в своей карьере и использовать возможности роста. Основными потребностями работников, занятых выполнением неуправленческих функций, являются потребности в безопасности и уверенности в будущем, поскольку их работа носит в основном рутинный, нетворческий характер, уровень заработной платы ниже уровня оплаты управленцев, и следовательно такие работники будут стремиться таких внешних вознаграждений, как дополнительная оплата труда, премии и т.д. Однако необходимо учитывать, что некоторые из этих работников имеют так же социальные потребности и потребности в уважении.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7