Аналитическая часть
1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.
Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.
Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.
Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:
Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;
Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;
Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;
Консультации по работе – 720 мин;
Участие в совещаниях по теме – 300 мин;
Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;
Разговоры по телефону – 720 мин;
Повышение квалификации – 180 мин;
Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;
Выполнение общественной работы – 180 мин;
Регламентированные перерывы – 600 мин;
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;
Нерегламентированные перерывы – 120 мин.
Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю.
|Изучение документов, литературы |01 | |Подготовка нормативных документов, справок |02 | |Подготовка материалов к изданию (печати), |03 | |отчетов | | |Консультации по работе (в других |04 | |подразделениях) | | |Участие в совещаниях по теме |05 | |Встреча с коллегами из других подразделений |06 | |Разговоры по телефону |07 | |Повышение квалификации |08 | |Служебные командировки |09 | |Выполнение общественной работы |10 | |Регламентированные перерывы (обед, курение, |11 | |отдых, физпаузы) | | |Взаимодействие с подчиненными, клиентами и |12 | |заказчиками | | |Потери рабочего времени (нерегламентированные |13 | |перерывы) | |
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:
Изучение рабочих документов, литературы – 20%;
Подготовка нормативных документов, справок – 5%;
Подготовка материалов, отчетов – 7%;
Консультации по работе – 12%;
Участие в совещаниях по теме – 5%;
Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;
Разговоры по телефону – 12%;
Повышение квалификации – 3%;
Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;
Выполнение общественной работы – 3%;
Регламентированные перерывы – 10%;
Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;
Нерегламентированные перерывы – 2%.
На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.
Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.
|Наименование работ |Всего за период|Удельный | |(перечень элементов затрат) |наблюдения, мин|вес, % | |Изучение рабочих документов |1200 |20 | |Подготовка документов, справок |300 |5 | |Подготовка материалов, отчетов |420 |7 | |Консультации по работе |720 |12 | |Участия в совещаниях |300 |5 | |Встречи с коллегами из других |840 |14 | |подразделений | | | |Разговоры по телефону |720 |12 | |Повышение квалификации |180 |3 | |Служебные командировки |360 |6 | |Выполнение общественных работ |180 |3 | |Регламентированные перерывы |600 |10 | |Взаимодействие с подчиненными, |60 |1 | |клиентами и заказчиками | | | |Нерегламентированные перерывы |120 |2 |
Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.
|Наименование работ |Плановые |Фактические | |(перечень элементов затрат) |затраты |затраты | | |рабочего |рабочего | | |времени, мин |времени, мин | |Изучение рабочих документов |600 |1200 | |Подготовка документов, справок |720 |300 | |Подготовка материалов, отчетов |420 |420 | |Консультации по работе |720 |720 | |Участие в совещаниях |180 |300 | |Встречи с коллегами из других |600 |840 | |подразделений | | | |Разговоры по телефону |600 |720 | |Повышение квалификации |600 |180 | |Служебные командировки |300 |360 | |Выполнение общественных работ |60 |180 | |Регламентированные перерывы |600 |600 | |Взаимодействие с подчиненными, |540 |60 | |клиентами и заказчиками | | | |Нерегламентированные перерывы |60 |120 |
Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.
Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.
|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе | |(перечень элементов |с |ьность | | |затрат) |(шифр|работ, | | | |затра|всего | | | |т) | | | | | | |сократить |можно | | | | |нельзя |сократить | | | | | |или | | | | | |исключить | | | |мин |% к |мин |% к |мин |% к | | | | |итог| |продо| |продо| | | | |у | |лж. | |лж. | | | | | | |данно| |данно| | | | | | |й | |й | | | | | | |работ| |работ| | | | | | |ы | |ы | |Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 | |документов | | | | | | | | |Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | | |документов, справок | | | | | | | | |Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | | |материалов, отчетов | | | | | | | | |Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | | |работе | | | | | | | | |Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 | |Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 | |из других | | | | | | | | |подразделений | | | | | | | | |Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 | |Повышение |08 |120 |4 |120 |100 | | | |квалификации | | | | | | | | |Служебные |09 |150 |5 |25 |17 |125 |83 | |командировки | | | | | | | | |Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 | |общественных работ | | | | | | | | |Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | | |перерывы | | | | | | | | |Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | | |подчиненными, | | | | | | | | |клиентами и | | | | | | | | |заказчиками | | | | | | | | |Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 | |перерывы | | | | | | | | |Итого | |3 000| 100|1 825|61 |1 175|39 |
Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.
|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе | |(перечень элементов |с |ьность | | |затрат) |(шифр|работ, | | | |затра|всего | | | |т) | | | | | | |сократить |можно | | | | |нельзя |сократить | | | | | |или | | | | | |исключить | | | |мин |% к |мин |% к |мин |% к | | | | |итог| |продо| |продо| | | | |у | |лж. | |лж. | | | | | | |данно| |данно| | | | | | |й | |й | | | | | | |работ| |работ| | | | | | |ы | |ы | |Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 | |документов | | | | | | | | |Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | | |документов, справок | | | | | | | | |Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | | |материалов, отчетов | | | | | | | | |Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | | |работе | | | | | | | | |Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 | |Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 | |из других | | | | | | | | |подразделений | | | | | | | | |Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 | |Повышение |08 |60 |2 |60 |100 | | | |квалификации | | | | | | | | |Служебные |09 |210 |7 |35 |17 |175 |83 | |командировки | | | | | | | | |Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 | |общественных работ | | | | | | | | |Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | | |перерывы | | | | | | | | |Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | | |подчиненными, | | | | | | | | |клиентами и | | | | | | | | |заказчиками | | | | | | | | |Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 | |перерывы | | | | | | | | |Итого | |3 000| 100|1 775|59 |1 225|41 | 2 Анализ затрат рабочего времени
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:
[pic] |где|[pic|Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду | | |] |работ, мин. |
Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:
[pic] |где|[pic|Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле: | | |] | |
[pic] |где|[pic|Количество часов, в течение которых в j-й день | | |] |наблюдения не проводились, час |
В данном случае значение для всех [pic]. Тогда:
[pic]
Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.
Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.
|Формулировка цели III |Плановые |Фактически|[pic][pic] | |уровня |затраты |е затраты | | | |времени |времени, %| | | |(эксперт.), %| | | |1 |2 |3 |4 | |Изучить документацию |10 |20 |-10 | |Подготовить документы , |12 |5 |7 | |справки | | | | |Подготовить отчет |7 |7 |0 | |Проконсультироваться по |12 |12 |0 | |работе, проконсультировать| | | | |коллег | | | | |Принять участие в |3 |5 |-2 | |совещаниях | | | | |Встретиться с коллегами |10 |14 |-4 | |Провести телефонные |10 |12 |-2 | |переговоры | | | | |Повысить квалификацию |10 |3 |7 | |Осуществить служебные |5 |6 |-1 | |командировки | | | | |Выполнить общественную |1 |3 |-2 | |работу | | | | |Использовать |10 |10 |0 | |регламентированные | | | | |перерывы | | | | |Взаимодействие с |9 |1 |8 | |подчиненными, клиентами и | | | | |заказчиками | | | | |Выполнить |1 |2 |-1 | |нерегламентированные | | | | |перерывы | | | |
Страницы: 1, 2, 3, 4